← Slovenija

data retention v javnem zavodu - IPRS

data retention v javnem zavodu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 29.07.2014 Številka: 0712-1/2014/2502 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem navajate, da v Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje zaradi preverjanja zakonitosti in strokovnosti dela ter zavoljo preiskave informacijsko-varnostnih dogodkov hranite določene prometne podatke o rabi službene e-pošte, konkretno podatke o pošiljatelju, prejemniku ter datumu in času pošiljanja oz. sprejema. Rok hrambe podatkov naj bi bil 8 mesecev. Postopke hrambe in dostopa do podatkov ste uredili s pripadajočimi internimi pravilniki, pri čemer ste smiselno sledili določbam XIII. poglavja ZEKom-1, ki sicer veljajo za operaterje elektronskih komunikacijskih omrežij. Upoštevaje nedavno odločbo Ustavnega sodišča U-I-65/13-19 z dne 3.7.2014, v kateri je bila ugotovljena neustavnost tega poglavja, vas zanima: - ali Zavod sme evidentirati zgoraj navedene prometne podatke, - ali Zavod sme hraniti prometne podatke, - kolikšen je rok hrambe, - ter, v kolikor ne, ali prepoved hrambe velja zgolj za osebne poštne predale ali tudi za skupne (info@zpiz.si idr.) Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
  3. točke
  4. odstavka
  5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
  6. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. ZEKom-1 ne predstavlja pravne podlage za obvezno hrambo prometnih podatkov o uporabi službene e-pošte v zasebnih omrežjih, niti ni njegovih določb mogoče smiselno uporabiti v ta namen, saj se določbe ZEKom-1 nanašajo na ponudnike javno dostopnih elektronskih komunikacijskih storitev. Delodajalec za takšno hrambo osebnih podatkov o zaposlenih rabi samostojno pravno podlago, ki bo praviloma v
  7. odstavku
  8. člena ZDR-
  9. Delodajalec mora pri tem v skladu s
  10. členom ZVOP-1 izkazati sorazmernost hrambe, tj. da je hramba »resnično potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja«. Navedena utemeljitev mora upoštevati naravo dela pri delodajalcu. Primere, ko bodo hranjeni podatki uporabljeni za potrebe nadzora delavca, mora delodajalec ustrezno podrobno navesti in utemeljiti v internih aktih podjetja, določiti pripadajoče roke hrambe, delavce o obojem obvestiti, obenem pa poskrbeti za ustrezne postopke za uporabo teh podatkov v navedenih primerih. Upoštevaje vse navedeno Pooblaščenec ocenjuje, da bi, ob zgoraj navedenih spremembah pripadajočih internih pravilnikov in skrajšanju dobe hrambe na dobo treh mesecev, opisana hramba prometnih podatkov o rabi službene e-pošte lahko bila v skladu z zahtevami ZDR-1 in ZVOP-
  11. Glede skupnih e-poštnih predalov imajo zaposleni nižje pričakovanje zasebnosti, zato je ta doba lahko daljša, pogoji za dostop do podatkov pa blažji. Obrazložitev: Kot navajate, Zakon o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 109/12, 110/13 in 40/14 - ZIN-B, v nadaljevanju ZEKom-1) ureja zgolj pogoje za zagotavljanje javno dostopnih elektronskih komunikacijskih omrežij oz. storitev ter pri tem zavezuje zgolj operaterje tovrstnih omrežij in storitev (seznam operaterjev je dosegljiv na naslovu http://www.akos-rs.si/operaterji). To tudi izrecno izhaja iz določb
  12. točke
  13. člena ZEKom-1, ki določa, da operater ni »fizična ali pravna oseba, ki omogoča brezplačen dostop do interneta in pri tem nima pridobitnega namena ter zagotavljanje dostopa do interneta ni del njene pridobitne dejavnosti«. Ponudniki zasebnih omrežij, kot so podjetja, zavodi in fizične osebe, torej niso zavezani k spoštovanju določb ZEKom-
  14. Prav tako ni primerna niti smiselna uporaba določb in rokov, ki jih je opredeljeval ZEKom-1, saj gre za drugačne vrste upravljavcev in drugačne namene obdelave podatkov. Smiselno se lahko uporabijo ureditve, ki veljajo za podobne upravljavce, kot so npr. drugi javni zavodi ali organi javne uprave. Posledično zdaj razveljavljeno XIII. poglavje ZEKom-1 tudi ni oz. ni moglo biti podlaga za hrambo prometnih podatkov o rabi elektronske pošte v zasebnih omrežjih. Upravitelj omrežja rabi za to samostojno pravno podlago (v vašem primeru po enem od odstavkov
  15. člena ZVOP-1), pri čemer mora spoštovati tudi ustavne določbe o varstvu tajnosti pisem in drugih občil (komunikacijske zasebnosti), ter še posebej tudi pravila glede upravičeno pričakovane zasebnosti zaposlenih na delovnem mestu. Seveda velja smiselno upoštevati tudi razlago Ustavnega sodišča iz navedene sodbe št. U-I-65/13-19 z dne 3.7.2014 (http://odlocitve.us-rs.si/usrs/us-odl.nsf/o/532E7DC21EF85E13C1257D120044F3EA), da določitev obvezne in neselektivne hrambe prometnih podatkov vseh komunikacij pomeni nesorazmeren poseg v posameznikove ustavne pravice. Ustava namreč v
  16. odstavku
  17. člena zagotavlja tajnost pisem in drugih občil,
  18. odstavku pa določa, da lahko samo zakon predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. Navedena tajnost pisem in drugih občil poleg same vsebine komunikacije (tukaj e-poštnega sporočila) zajema tudi pripadajoče podatke o prometu (kot jih navajate vi – podatke o pošiljatelju, prejemniku ter datumu in času pošiljanja oz. sprejema), kar je v odločbah št. št. Up-106/05 z dne 2.10.2008 in št. U-I-40/12 z dne 11.4.2013 potrdilo tudi Ustavno sodišče. Specifično je, glej drugo navedeno sodbo, navedlo, da
  19. člen Ustave »varuje tudi podatke o tem, na kakšen način je komunikacija potekala, kdo jo je vzpostavil, s kom je bila vzpostavljena, od kod je bila vzpostavljena in ali je sploh potekala«. Posledično je v primeru, da vaši zaposleni v razmerju do svoje uporabe službene e-pošte utemeljeno pričakujejo zasebnost, hramba prometnih podatkov v opisane namene (kontrola izvedbe nalog, preiskava varnostnih incidentov) nedopustna, ker ne gre za namen iz
  20. odstavka
  21. člena Ustave, se pravi, za potrebe kazenskega postopka ali varnosti države. Kot razlagamo v mnenju št. 0712-1/2011/2798 z dne 26.10.2012 (glej http://bit.ly/Y5nguz), je pri oceni obsega razumno pričakovane komunikacijske zasebnosti na delovnem mestu potrebno na eni strani upoštevati interes delodajalca, ki ima v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 in 78/13 - popr., v nadaljevanju ZDR-1) pravico do oblasti nad svojimi delovnimi sredstvi in s tem pravico nadzirati, ali delavec zadolžena komunikacijska sredstva (službeni telefon, e-pošto) uporablja skladno z namenom, za katerega so mu bila dana v uporabo. Na drugi strani pa obstaja interes posameznika (zaposlenega), ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti in zaupnosti na delovnem mestu (za podrobneje glej Komentar Ustave, str. 401). K tehtanju med obema je veliko prispevala praksa Evropskega sodišča za človekove pravice (v nadaljevanju ESČP). V ključnih zadevah Halford v. Združeno kraljestvo (
  23. 1997, Reports, 1997-III) in Copland v. Združeno kraljestvo (
  25. 2007, Appl. No. 62617/00), je sodišče tako zavzelo stališče, da so podatki o klicanih in klicočih telefonskih številkah, datumu in dolžini telefonskih klicev s službenega telefona »sestavni element telefonskih komunikacij« in kot taki sodijo pod varstvo iz
  26. člena EKČP (pravica do spoštovanja zasebnega in družinskega življenja). ESČP je v zvezi s tem ugotovilo, da pomeni zbiranje in hranjenje osebnih podatkov, ki se nanašajo na telefon posameznika, njegovo elektronsko pošto in uporabo interneta brez njegove vednosti, poseganje v posameznikovo pravico do zasebnega življenja ter dopisovanja (za več glej povzetke ključnih tujih sodb, https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/sodbe-mednarodnih-sodisc/povzetki-sodb/). Vse zapisano po mnenju Pooblaščenca po analogiji velja tudi za elektronsko pošto, ki je prav tako kot telefon sredstvo komunikacije. Vpogled v elektronsko pošto ali prometne podatke o elektronski pošti brez vednosti zaposlenega tako po mnenju Pooblaščenca ni v skladu z ZVOP-1 in ne s širšim pri nas veljavnim pravnim redom. Glede nadzora na podlagi obvestila (ali izjave o seznanitvi, oz. celo dane privolitve, pri čemer je treba upoštevati omejitve glede veljavnosti privolitve v delovnih razmerjih) pa Pooblaščenec meni, da mora biti ne glede na privolitev zaposlenega vpogled v skladu z načelom sorazmernosti iz
  27. člena ZVOP-
  28. Kot podrobneje pojasnjujemo v mnenju št. 0712-1/2013/3523 z dne 11.2.2014 o nadzoru službenega interneta s pomočjo DLP in IDS/IPS orodij (glej http://bit.ly/1cahca3), se to najlažje doseže tako, da delodajalec »primere, ko se uporablja takšen nadzor, ustrezno navede in utemelji v internih aktih podjetja, delavce o njih obvestiti, obenem pa poskrbi za ustrezne postopke za obdelavo teh podatkov v primerih varnostnih incidentov. Posebej mora spoštovati še komunikacijsko zasebnost zaposlenega (telefonske pogovore, e-pošto)« .Pri tem je treba opozoriti, da morajo biti določbe internih aktov zakonite in ustavno dopustne. Nedopustno bi bilo predvidevanje, da je nadzor elektronske pošte dovoljen in upravičen že s tem, ko so pogoji vnaprej opredeljeni v internem aktu. Za izvedbo nadzora elektronske pošte, ki predstavlja poseg v komunikacijsko zasebnost, mora obstajati element nujnosti – npr. da je zaposleni dalj časa odsoten in da se v njegovem predalu elektronske pošte nahajajo podatki, jih delodajalec nujno potrebuje za opravljanje zakonitih pristojnosti ali nalog in jih na noben drug način ne more pridobiti (npr. s ponovnim kontaktiranjem pošiljatelja). V takšnih izrednih primerih (nenadna odpoved delavca, smrt delavca, ali drug izreden dogodek) bi bilo dopustno poseči v predal elektronske pošte zaposlenega tudi brez njegove privolitve, ob komisijsko opravljenem in zabeleženem vpogledu, pri čemer se upošteva načelo sorazmernosti in pridobi samo podatke, ki so nujno potrebni za izvrševanje nalog delodajalca oziroma vodenje delovnega procesa. Takšna ureditev je predvidena tudi v internih aktih pooblaščenca, glej http://bit.ly/1AxIgOF. Zgolj pavšalno navajanje, da je osemmesečna hramba prometnih podatkov o poslani in prejeti e-pošti potrebna za »preverjanje zakonitosti in strokovnosti dela«, po mnenju Pooblaščenca v okolju javnega zavoda s pooblastili, kakršna so vaša, ne zadosti načelu sorazmernosti. Takšno široko tolmačenje je po mnenju Pooblaščenca lahko sorazmerno le izjemoma, npr. pri policiji in še to zgolj za nekatere komunikacije znotraj njihovega internega komunikacijskega sistema (glej Pravilnik o obdelavi podatkov o elektronskih komunikacijah policije in o dostopu do policijskih zbirk podatkov, Uradni list RS, št. 84/13). Podobno pavšalna navedba, da je takšna osemmesečna hramba podatkov potrebna zavoljo »preiskave informacijsko-varnostnih dogodkov«, po mnenju Pooblaščenca prav tako ne zadosti načelu sorazmernosti. Ocena sorazmernosti mora biti namreč podkrepljena z dejanskimi podatki, analizo tveganj za zasebnost ter dodatnimi varovalkami za omejitev teh tveganj. Pretekli podatki morajo kazati na nujnost, primernost in učinkovitost takšnega ukrepa. Pri njeni pripravi morajo biti dosledno upoštevana načela popolnosti, transparentnosti, natančnosti, nedvoumnosti, zakonitosti in ustavne dopustnosti. Pravica do nadzora elektronske pošte namreč ni (samoumevna) pravica delodajalca, ki jo lahko le-ta neomejeno vsili delavcu. Konkretno za namena, kot ju opisujete, predlagamo dopolnitev ustreznih internih aktov (kot že navedeno), in sicer tako da: - omejite rok hrambe na bistveno krajše obdobje, npr. največ 3 mesece (glej npr. Priporočila informacijske varnostne politike - javne uprave ); - natančneje opredelite namene dostopa do podatkov, tj. primere, v katerih se lahko uporabljajo ti podatki; - pogojite dostop z odločitvijo predstojnika ali s strani njega posebej pooblaščene osebe; - vpogled izvedete komisijsko in ob predhodni seznanitvi zaposlenega. Pod navedenimi pogoji bi bil po mnenju Pooblaščenca odgovor na prvi dve vprašanji pritrdilen, glede tretjega (rok hrambe) pa kot rečeno, priporočamo največ tri mesece. Glede četrtega vprašanja, skupnih e-poštnih predalov, dodajamo, da imajo zaposleni ob komunikaciji prek takšnih e-pedalov nižje pričakovanje zasebnosti, zato je doba hrambe lahko, spet po potrebi in če utemeljeno, daljša, pogoji za dostop pa blažji, sicer pa velja vse zgoraj napisano.S pozdravi,Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.