Datoteke na trdem disku in internetu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 24.04.2007 Številka: 0712-351/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, prejeli smo vaše elektronsko pismo, v katerem ste zapisali, da vodite javni zavod in vas zanima, 1. ali lahko opravite kontrolo sodelavca tako, da pregledate vsebino dokumentov službenega računalnika in internetnih vsebin, ker sumite, da med delovnim časom študira na daljavo – dokumente, ki se nahajajo na trdem disku, kot navajate, potrebujete tudi v času njegove odsotnosti in v tem času nimate dostopa do teh dokumentov; 2. kako je sicer z elektronsko pošto; 3. ali lahko delavec zaklene službeni računalnik z geslom. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje.Vprašanje, ki nam ga postavljate, se splošno nanaša na pravico do zasebnosti, ki je določena v 35. (in dalje) členu Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, 42/97, 66/2000, 24/03, 69/04 in 68/06, v nadaljevanju Ustava RS.Varstvo osebnih podatkov, ki je le del širše pravice do zasebnosti, določa 38. člen Ustave RS. Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) pomeni konkretizacijo 38. člena Ustave RS. ZVOP-1 pa v 7. tč. 1. odst. 49. člena daje tudi pooblastila državnemu nadzornemu organu (torej Informacijskemu pooblaščencu) za dajanje neobveznih mnenj s področja varstva osebnih podatkov.V skladu z vsem navedenim vam torej sporočamo, da se vaše vprašanje res nanaša na pravico do zasebnosti na delovnem mestu, saj bi se lahko štelo, da je tudi del vsebine na trdem disku službenega računalnika lahko zasebnost zaposlenega. Vendar pa v opisanem primeru ne gre za tisti del pravice do zasebnosti, ki je v pristojnosti Pooblaščenca, torej varstvo osebnih podatkov po 38. členu Ustave RS, pač pa, kot zgoraj navedeno, za del širše pravice od varstva osebnih podatkov, katere meje so začrtane v 35. členu Ustave RS. Ta določa, da je zagotovljena nedotakljivost človekove telesne in duševne celovitosti, njegove zasebnosti ter osebnostnih pravic. Trdi disk računalnika zaposlenega bi namreč – razen v posameznih primerih, ki pa se jih ne da obravnavati splošno, kot sprašujete vi – težko šteli kot zbirko osebnih podatkov, ki jo ureja ZVOP-1.Pooblaščenec na tem mestu zgolj obrobno opozarja na nedavno sprejeto odločitev Evropskega sodišča za človekove pravice, ki je v zadevi Copland v. Združeno kraljestvo delavki priznalo širok krog pravice do zasebnosti in presodilo, da je delodajalec neupravičeno posegal v njeno zasebnost. Ključni element sodbe je, da delavka ni bila v naprej opozorjena, kdaj in v kakšnih primerih lahko delodajalec nadzira e-pošto.Več o tej temi si lahko preberete tudi v naslednjih mnenjih, ki jih je že izdelal Informacijski pooblaščenec:http://www.ip-rs.si/index.php?id=424&no_cache=1&tx_jzvopdecisions_pi1[showUid]=144 http://www.ip-rs.si/index.php?id=424&no_cache=1&tx_jzvopdecisions_pi1[showUid]=215 http://www.ip-rs.si/index.php?id=424&no_cache=1&tx_jzvopdecisions_pi1[showUid]=369Ad. IV Posebej pa se Pooblaščenec opredeljuje do zaklepanja računalnika z geslom. Vidik (
- ne)zaklepanja je namreč lahko sporen z vidika zahteve ZVOP-1 po zavarovanju osebnih podatkov, kot je to določeno v 2. tč. 1. odst. 24. člena ZVOP-1. Ta določa, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki. ZVOP-1 torej od upravljavcev osebnih podatkov zahteva, da zavarujejo aplikativno opremo – torej programsko opremo, s katero se obdelujejo osebni podatki. Če torej trdi disk vsebuje osebne podatke, mora upravljavec osebnih podatkov slediti zahtevam ZVOP-1 in kot enega od osnovnih ukrepov zagotoviti zavarovanje dostopa do datotek z geslom. Seveda pa zapisano v prejšnjem odstavku ne pomeni, da lastnik sredstev – torej Republika Slovenija – ne more upravljati s svojimi sredstvi. 4. odst. 9. člena ZVOP-1 namreč določa, da se lahko v javnem sektorju ne glede na prvi odstavek tega člena izjemoma lahko obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog in obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (Pooblaščenec znova opozarja, da navedeno velja zgolj za obdelavo osebnih podatkov, ne pa tudi za vpogled v vsebino elektronske pošte ali datotek). Če boste torej posameznika predhodno seznanili, da se njegov službeni elektronski naslov uporablja zgolj za službene namene in da lahko vanj ob utemeljeni potrebi (v primerih, ki jih določa 4. odst. 9. člena ZVOP-1) tudi vpogledate, ta ne bi smel imeti morebitnih ugovorov glede obdelave lastnih osebnih podatkov v takšnih primerih. Nedvomno pa nimate nobene pravice vpogledati v njegov morebitni zasebni elektronski poštni predal (npr. gmail, hotmail ipd.), saj ti elektronski naslovi niso namenjeni poslovanju organa, oz. so povsem zasebni. Če strnemo vse zapisano, zaposleni lahko (celo mora) zaklene službeni računalnik z geslom, vendar imate vi kot upravljavec osebnih podatkov pravico vpogledati v osebne podatke, ki jih zaposleni hrani na službenem računalniku (Pooblaščenec znova opozarja zgolj na osebne podatke, na pa na druge pravice, ki izvirajo iz pravice do zasebnosti), poudarjamo, zgolj v tiste osebne podatke, ki so del zbirke, ki je v vaši pristojnosti kot upravljavca. V praksi se po navadi od vseh zaposlenih zbere gesla, ki jih ti sami vložijo v ovojnico in zapečatijo. Ovojnice z gesli se shranijo v ognjevarni omari, odprejo pa zgolj v primerih iz 4. odst. 9. člena ZVOP-1. Pri tem Pooblaščenec opozarja na sledljivost obdelave osebnih podatkov (torej tudi odpiranja ovojnic) in skrajno previdnost pri postopanju, saj se v praksi pogosto izkaže, da delodajalec prehitro izkoristi zakonsko pravico iz 4. odst. 9. člena ZVOP-1.Pooblaščenec kot dodatek k zapisanemu opozarja tudi na 70. člen Uredbe o upravnem poslovanju (v nadaljevanju Uredba), ki določa, da je uporaba informacijsko – komunikacijske opreme izjemoma dovoljena v zasebne namene, če tem ne povzroča znatnih dodatnih stroškov, ovira uporabe v službene namene ter ogroža katerekoli oblike varnosti podatkov. Predstojnik pa lahko določi omejitve uporabe opreme iz prejšnjega odstavka. Vendar Pooblaščenec ugotavlja, da Uredba samo postavlja pravilo o uporabi, ne določi pa načina, kako omejiti pravico delavca do uporabe navedene opreme, zato je pri tem potrebno upoštevati osnovna pravila pravice do zasebnosti. S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenecNataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026