Datum rojstva zaposlenih kmetijskih svetovalcev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 26.02.2007 Številka: 0712-214/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani,Informacijski pooblaščenec je dne
- 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem ste zapisali, da je v danem primeru sporna navedba datuma rojstva kmetijskih svetovalcev, ki so zaposleni pri Kmetijsko gozdarski zbornici Slovenije, in sicer v dokumentih, ki bodo bolj ali manj dostopni javnosti. Kmetijski svetovalci bodo namreč za kmete izpolnjevali in podpisovali vloge za uveljavljanje ukrepov kmetijske politike ter jih vlagali pri Agenciji za kmetijske trge in razvoj podeželja. Za upravičenost opravljanja teh dejanj jim bo kmet podelil pooblastilo. Pooblastilo se bo natisnilo avtomatsko iz računalniške aplikacije. En izvod tega pooblastila se bo izročil kmetu. Pri tem poudarjate, da so lahko razmerja kmet-svetovalec, tudi relativno dokaj konfliktna (posebej v primeru zavrnjenih zahtevkov). Zaposleni so sicer načeloma privolili v to, da se osebni podatki vključno z datumom rojstva oziroma EMŠO dajo na razpolago za vgradnjo v aplikacijo za namen preveritve varnega elektronskega podpisa, ne pa tudi za navedbo v samem pooblastilu. Uporabi rojstnega podatka v pooblastilu, ki se bo izročalo naročnikom storitev, celo izrecno nasprotujejo. Agencija za kmetijske trge in razvoj podeželja se pri navedbi rojstnega datuma sklicuje na potrebo po zagotavljanju identifikacije pooblaščenca predvsem za primere, ko bi lahko prišlo do podvajanja imen svetovalcev. Pri tem menite, da nevarnost podvajanja imen ne obstaja, saj bo storitve izpolnjevanja vlog opravljal zaključen krog ljudi, za katere ste preverili, da se imena in priimki ne podvajajo. Poleg tega menite, da zakonske podlage za navajanje rojstnega datuma v zgoraj opisanih aktih ni, prav tako pa menite, da soglasja za navajanje rojstnega datuma od vaših zaposlenih ne morete zahtevati, in da bi navajanje datuma rojstva vaših zaposlenih pomenilo nepotrebno izpostavljanje osebnega podatka, ki ne bi bil v sorazmerju z namenom, ki ga je potrebno oziroma se ga želi doseči. Na podlagi zgornjih navedb nas sprašujete:
- Ali obstaja zakonska pravna podlaga, na podlagi katere bi se lahko datumi rojstva navedli pooblastilih, ki bodo dostopna »javnosti«, brez soglasja osebe, na katero se podatek nanaša?
- Ali lahko delodajalec zahteva od svojih zaposlenih, da v zgoraj opisanih primerih podajo soglasje za navedbo rojstnega datuma?
- Kdo je odgovoren v primeru, da Agencija podatke, ki ji jih je delodajalec posredoval za druge namene (na podlagi soglasja zaposlenih), uporabi v dokumentih za javnost? Zgolj Agencija ali tudi delodajalec?Ker lahko avtentično razlago posameznih določb relevantnih predpisov daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05 - ZInfP; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. 1 UvodnoUvodoma je potrebno pojasnilo o relevantni ureditvi v ZVOP-1 (gre za sistemski predpis, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov), kjer v
- členu najdemo naslednje opredelitve pojmov, ki so pomembni za razumevanje vašega primera: - Osebni podatek pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, na glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa; - Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno; - Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.ZVOP-1 v prvem odstavku
- člena določa, da se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadata tako Kmetijsko gozdarska zbornica Slovenije – KGZS (v okviru izvajanja svetovalne službe), skupaj s kmetijsko gozdarskimi zavodi - KGZ, kot tudi Agencija RS za kmetijske trge in razvoj podeželja - ARSKTRP) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na prvi odstavek
- člena, ZVOP-1 v tretjem odstavku istega člena dopušča, da se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. V konkretnem primeru je na KGZ zaposleni kmetijski svetovalec v delovnem, torej pogodbenem razmerju s KGZ. Ker pa kmetijski svetovalec, poleg samega delovnega razmerja, vstopa kot zaposleni na KGZ tudi v pogodbeni odnos s konkretnim kmetom (pooblastilno razmerje), je nujna njegova točna identifikacija, saj bo storitev, ki jo sicer nudi KGZ, opravljena v imenu in za račun kmeta, torej pooblastitelja. Pooblaščenec meni, da v takem primeru ni potrebno pridobiti osebne privolitve posameznika (zaposlenega svetovalca), saj kot ustrezna pravna podlaga za navedbo identifikacije (konkretno rojstnega datuma na pooblastilu) zadošča navedeni
- odstavek
- člena ZVOP-
- Potrebno je opozoriti še na načelo sorazmernosti iz
- člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. 2 Rojstni podatki kot osebni podatki in njihova obdelavaNa podlagi omenjene definicije iz
- točke lahko rojstne podatke nedvomno opredelimo kot varovane osebne podatke v smislu ZVOP-
- Rojstni podatek kaže na pomembno osebno lastnost (dejstvo) in v kombinaciji z osebnim imenom omogoča relativno enostavno identifikacijo osebe, na katero se nanaša.Tudi na pooblastilu objavljen osebni podatek, s katerim se tretjim osebam (kmetom, ne pa širši javnosti) omogoči identifikacijo svetovalca, je vrsta obdelave osebnih podatkov v smislu ZVOP-
- Delodajalec običajno črpa te podatke iz sicer zakonite zbirke osebnih podatkov – evidence zaposlenih. Tudi samo zbiranje pooblastil s strani ARSKTRP pomeni obdelavo osebnih podatkov, ne glede na to ali gre za fizično ali elektronsko zbirko. Kot upravljavca osebnih podatkov v konkretnem primeru nastopata KGZS (skupaj s posameznimi KGZ) in ARSKTRP. Slednja pa seveda tudi ima upravičenje do obdelave tega podatka, saj je odgovorna za vodenje postopkov izvajanja ukrepov kmetijske politike in je zato identifikacija nujna in primerna že z vidika upravičenosti do zastopanja stranke (kmeta). Organ odločanja mora namreč z vidika postopkovnih pravic preveriti, ali neka oseba (svetovalec – pooblaščenec) lahko nastopa v imenu in za račun pooblastitelja. 3 Kdo je odgovoren v primeru, da ARSKTRP podatke, ki ji jih je delodajalec posredoval za druge namene (na podlagi soglasja zaposlenih), uporabi v dokumentih za »javnost«? Na podlagi pogovora s predstavniki KGZS je Pooblaščenec ugotovil, da pri posredovanju podatkov svetovalcev ne gre za širšo javnost, ki bi se lahko seznanila z osebnimi podatki na pooblastilu, pač pa zgolj za posredovanje osebnih podatkov pooblastitelju (kmetu) in posledično ARSKTRP kot odločevalcu v postopku, ki ga vodi po ZUP. V takem primeru Pooblaščenec ugotavlja, da se bodo osebni podatki svetovalcev nahajali v zbirkah pri dveh pravnih osebah, pri posamezni KGZ in pri ARSKTRP, zato je oba potrebno šteti za upravljavca zbirk osebnih podatkov v smislu ZVOP-1, torej morata vsak za svojo zbirko poskrbeti za ustrezne ukrepe zavarovanja osebnih podatkov. 4 Razlogi za zahtevo in razlogi za zavračanje navedbe rojstnih podatkov ter njihov vpliv na možno razrešitev spornega vprašanjaS strani ARSKTRP podan argument potrebe po določni identifikaciji je razumljiv. Pooblastilo se lahko nanaša samo na točno določeno osebo, ker gre za pogodbeno razmerje, kar pa je pri velikem številu kmetijskih svetovalcev zgolj z uporabo osebnega imena težko zagotoviti z zadostno natančnostjo. Kljub izkazani pravni podlagi (
- odstavek
- člena ZVOP-1), pa Pooblaščenec dopušča možnost, da KGZS in ARSKTRP na podlagi dogovora vzpostavita tudi drug sistem natančnega ugotavljanja identitete svetovalcev ob pomoči informacijske tehnologije. Lahko se uporablja tudi poseben in v ta namen vzpostavljen šifrant ter določijo način, pogoji in meje njegove uporabe. Šifra posameznega svetovalca bi se lahko uporabljala tudi tako, da bi se jo navedlo v fizičnem izvodu pooblastila poleg osebnega imena. Na ta način bi bila ARSKTRP omogočena potrebna identifikacija na zakonit način in brez navajanja spornih podatkov na pooblastilih, hkrati pa bi bilo le KGZS in ARSKTRP znano, za katere osebe gre. Ker je v takem primeru vzpostavljen nov osebni podatek (namesto npr. rojstnega datuma), Pooblaščenec njegovo obdelavo skladno z določbo tretjega odstavka
- člena ZVOP-1 (gl. zgoraj), utemeljuje z naslednjo argumentacijo: - kmetijski svetovalec in KGZS (oziroma KGZ) sta v pogodbenem razmerju (predvsem pogodba o zaposlitvi); - izpolnjevanje pogodbe v konkretnem primeru pomeni izpolnjevanje delovnih obveznosti, ki so določene z pogodbo o zaposlitvi; - izpolnjevanje delovnih obveznosti predstavlja tudi izpolnjevanje in vlaganje zahtevkov v imenu in na račun kmetov (npr. kot del nalog svetovanja); - potrebnost obdelave šifre (zapis na pooblastilu, posredovanje pooblastila, uporaba šifranta…) za izpolnjevanje pogodbe izhaja iz že omenjene potrebe po določni in nedvoumni identifikaciji pooblaščenca (ki v pravnem prometu dejansko nastopa za delodajalca); - primernost šifre kot nadomestnega osebnega podatka izhaja iz dejstva, da je njena uporabnost v precejšnji meri relativizirana – služi le ARSKTRP v internem razmerju in tretjim osebam (npr. pooblastiteljem) brez nesorazmernega napora ne omogoča bolj določne identifikacije pooblaščenca, kot jo omogoča osebno ime brez dodatne šifre; - uporaba sistema šifer oziroma šifranta ne bi presegala namena, za katerega je bil vzpostavljen.Glede na vašo navedbo, da gre za konfliktna razmerja, je argument kmetijskih svetovalcev očitno strah pred uveljavljanjem kakršne koli odgovornosti s strani pooblastiteljev - kmetov. Čeprav Pooblaščenec za presojo obligacijskih razmerij v konkretnem primeru ni pristojen, je potrebno dodati, da ima razmerje med kmetom in kmetijskim svetovalcem naravo odplačne mandatne pogodbe, katere osrednji element in njen zunanji izraz je sicer pooblastilo, za prevzemnika naročila pa najverjetneje lahko štejemo KGZS ali KGZ (odvisno od zaposlitvenega statusa). V primeru kršitve obveznosti iz naslova mandatne pogodbe lahko naročitelj uveljavlja zahtevke od KGZS oziroma KGZ, skladno z določbami Obligacijskega zakonika. Za primer uveljavljanja morebitne (!) neposlovne odškodninske odgovornosti pa v konkretnem primeru velja objektivna odgovornost delodajalca (KGZS ali KGZ), skladno z določbami Obligacijskega zakonika. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026