Davčna številka in kopija osebne izkaznice za sofinanciranje socialnovarstvene storitve + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.11.2021 Številka: 07120-1/2021/558 Kategorije: --> Kategorije: EMŠO in davčna, Posredovanje OP med upravljavci Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste kot dom starejših v socialno varstveno storitev pomoč družini na domu vključili uporabnico, katere storitve bo sofinancirala občina njenega stalnega prebivališča. Imenovana občina od vas kot izvajalca storitve zahteva posredovanje podatka o davčni številki in kopijo osebne izkaznice. Navajate, da sami zgolj vpogledate v zahtevane podatke in namesto davčne številke v pogodbi navedete EMŠO. Prosite za naše mnenje, ali je zahteva občine po davčni številki in kopiji osebne izkaznice utemeljena ali gre za nepravilno prakso. Pojasnjujete, da ste občino že pozvali, naj navede pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov, na kar ste prejeli odgovor, da gre za obvezen podatek v sistemu MFERAC, ki ga občina uporablja. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. IP pojasnjuje, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov obstajati ustrezna pravna podlaga. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov ureja Splošna uredba o varstvu podatkov v 6. členu, med drugim je obdelava zakonita, če je podana privolitev posameznika, če je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, za izpolnitev zakonske obveznosti upravljavca, za zaščito življenjskih interesov posameznika, zaradi javnega interesa ali zakonitih interesov upravljavca (vse pod določenimi strogimi pogoji). V konkretnem primeru se nakazuje, da je obdelava osebnih podatkov potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe (točka (
- b)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Za določene obdelave je morda možna oziroma potrebna tudi privolitev posameznika (gl. spodaj odgovor glede kopiranja osebnega dokumenta). Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov in biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov. IP ob tem opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave. V konkretnem primeru bi bilo treba torej izkazati, kateri osebni podatki se potrebujejo za katerega od vnaprej predvidenih namenov. EMŠO in davčna številka Sama uporaba EMŠO in davčne številke za namene enolične identifikacije posameznika ni prepovedana, vsekakor pa se odsvetuje uporaba dveh enoličnih identifikatorjev z vidika načela sorazmernosti (osebni podatki morajo biti omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo). Pri pravnih poslih z davčnimi posledicami se priporoča uporaba zgolj davčne številke, poleg tega pa je treba upoštevati, da EMŠO v primerjavi z davčno številko razkrije še druge osebne podatke, kot je datum rojstva, starost in spol. Več o zbiranju obeh identifikatorjev si lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/in%C5%A1pekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-kr%C5%A1itve/em%C5%A1o-dav%C4%8Dna-%C5%A1tevilka. Kopiranje osebnih dokumentov Vpogled, kopiranje in elektronsko hrambo kopij osebnih dokumentov urejata Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11 in 41/21; v nadaljevanju ZOIzk-1) ter Zakon o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 – UPB; v nadaljevanju ZPLD-1). Glede vpogleda v osebno izkaznico četrti odstavek 4. člena ZOIzk-1 določa, da je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Četrti odstavek 4a. člena ZPLD-1 pa določa, da je za ugotavljanje istovetnosti, državljanstva oziroma kontrolo točnosti podatkov, dopusten vpogled v potno listino imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Kopiranju osebnih dokumentov je posvečena celotna podstran na spletni strani Informacijskega pooblaščenca, in sicer na spletnem naslovu: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/in%C5%A1pekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-kr%C5%A1itve/kopiranje-osebnih-dokumentov-in-prepisovanje-podatkov-iz-osebnih-dokumentov. Na tej strani boste našli vsa pojasnila glede kopiranja osebnih dokumentov, med drugim zapis vsebuje tudi vprašanje glede privolitve posameznikov za kopiranje osebnih dokumentov. IP sklepno ponovno pojasnjuje, da v okviru mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov, v konkretnem primeru torej vi, ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo. IP se namreč ne more in ne sme postaviti v vlogo odločevalca (razsojevalca) v posameznih primerih in odločiti o upravičenosti posredovanja podatkov ali celo odrediti/prepovedati določenemu zavezancu posredovanje določenih podatkov. Po drugi strani je seveda tudi občina na svoji strani odgovorna za zakonito obdelavo osebnih podatkov in v kolikor jo prosite za utemeljitev pravne podlage, na kateri od vas zahtevajo določene osebne podatke, se zdi odgovor, da tako pač zahteva določen računalniški program (kateri koli), najmanj pomanjkljiv. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026