Delodajalec obdeluje PIN številke poslovnih kartic + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.07.2011 Številka: 0712-1/2011/1856 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 6.7.2011 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da vas zanima, ali lahko delodajalec vodi evidenco fotokopij poslovnih kartic in osebnih številk (PIN koda), ki so v uporabi s strani zaposlenih? Nadalje navajate, da je delodajalec skladno s »Splošnimi pogoji za poslovanje s poslovno kartico Visa« Abanke uporabnik – pogodbena stranka (uporablja plačilne storitve banke kot plačnik ali prejemnik plačila ali oboje in ki z banko sklene pogodbo o odprtju in vodenju transakcijskega računa), zaposleni pa je uporabnik kartice pri delodajalcu (oseba, ki jo je uporabnik – delodajalec pooblastil za uporabo poslovne kartice Visa). Ker nemalokrat prihaja do situaciji, ko bi tajnica morala v imenu zaposlenega rezervirati letalske karte, hotele, itd. za namene službenih poti, zaposleni, pa nima s seboj poslovne kartice. Bi podjetje želelo v sefu hraniti fotokopije plačilnih kartic in osebne številke (PIN kode), ki bi v takih primerih služile za izvedbo transakciji. Zanima vas, ali je takšna evidenca dopustna? V primeru, da je evidenca dopustna, vas zanima tudi, ali zadostuje ustno soglasje zaposlenega za uporabo kartice. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pooblaščenec meni, da ste kot delodajalec upravičeni do obdelovanja podatkov o poslovnih plačilnih karticah, tudi PIN številkah poslovnih plačilnih kartic, čeprav ste jih dali v uporabo določenim zaposlenim, saj je obdelava teh podatkov potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem, imetnik kartice (pogodbeni partner banke) pa je delodajalec. Pomembno je, da so pravila uporabe službenih plačilnih kartic vnaprej znana vsem zaposlenim, ki jih smejo v uporabljati v službene namene. Pooblaščenec meni, da sme delodajalec hraniti PIN številke poslovnih plačilnih kartic, vendar natančno predpisati primere, ko jih je dopustno uporabiti s strani pooblaščenega delavca, ki ni hkrati pooblaščeni uporabnik določene poslovne plačilne kartice. Primere takšne uporabe je zaradi načela sledljivosti dolžan tudi natančno beležiti. O b r a z l o ž i t e v: ZVOP-1 je celovit in sistemski zakon, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost posameznika pri obdelavi osebnih podatkov. V
- členu ZVOP- 1 določa splošno opredelitev dopustnosti obdelave osebnih podatkov, in sicer je obdelava osebnih podatkov mogoča le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ki določa tudi namen obdelave osebnih podatkov ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, ki pa mora biti predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Za posamezna področja so zato z vidika opredeljevanja konkretnih zakonskih podlag pomembni tudi področni zakoni, ki opredeljujejo namene in obseg osebnih podatkov, ki se zbirajo za posamezne namene. Prav tako lahko zakonska ureditev določenega področja, zaradi njegove specifičnosti, ne dopusti avtonomije strank in dopušča le takšno obdelavo osebnih podatkov, kot jo določa zakon. Slednje pa velja ravno za področje delovnega prava, na katerega se vprašanje tudi nanaša. Področje obdelave osebnih podatkov je namreč na delovnopravnem področju omejeno in urejeno z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakonom o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/02 in 79/06, v nadaljevanju ZDR). Medtem ko slednji v
- odstavku
- člena na splošno določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, pa ZEPDSV izrecno določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. Tako so evidence, ki jih morajo delodajalci voditi v skladu ZEPDSV, izrecno določene v
- členu tega zakona,
- člen pa določa še njihovo vsebino. Ker pa
- odstavek
- člena ZDR dopušča obdelavo osebnih podatkov tudi brez dodatne podlage v zakonu, lahko delodajalec od delavca sicer zahteva tudi druge osebne podatke kot tiste določene z ZEPDSV, vendar le pod pogojem, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pomeni, da mora delodajalec natančno izkazati, za kaj takšne osebne podatke potrebuje. Če delodajalec ne izkaže, da so osebni podatki potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih od delavca ne sme zahtevati ali pridobivati od drugih. Pooblaščenec tudi pojasnjuje, da je osebna privolitev delavca dopustna le v tistih primerih obdelave osebnih podatkov, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika. V konkretnem primeru ste vi kot delodajalec tisti, ki uporablja plačilne storitve banke in ki z banko sklene pogodbo o odprtju in vodenju transakcijskega računa. Poslovne plačilne kartice pa so tudi namenjene kritju službenih stroškov. Pooblaščenec tako zaključuje, da ste kot delodajalec torej upravičeni do zbiranja podatkov o PIN številkah poslovnih plačilnih kartic, ki ste jih za službene potrebe lahko uporabljajo zaposleni, saj je obdelava teh podatkov potrebna za izpolnjevanje pogodbe in je to tudi potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pooblaščenec meni, da sme delodajalec hraniti PIN številke poslovnih plačilnih kartic, vendar natančno predpisati primere, ko jih je dopustno uporabiti s strani pooblaščenega delavca, ki ni hkrati pooblaščeni uporabnik določene poslovne plačilne kartice. Primere takšne uporabe je zaradi načela sledljivosti dolžan tudi natančno beležiti. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026