Delodajalec zahteva davčne številke otrok zaposlenih - IPRS

Delodajalec zahteva davčne številke otrok zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 06.02.2007 Številka: 0712-116/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja, EMŠO in davčna --> Kategorije: Delovna razmerja, EMŠO in davčna Spoštovani,prejeli smo vašo elektronsko pošto z dne 29.01.
3. V njej navajate, da v podjetju, kjer delate, želijo imeti davčne številke otrok, katerih starši so zaposleni v podjetju, ne glede na to ali uveljavljajo olajšavo za družinske člane ali ne. Sami ste oče treh otrok, za katere uveljavlja davčno olajšavo žena, ki pa ne dela v istem podjetju. Osebno menite, da podjetju, kjer delate, niste dolžni posredovati davčnih številk otrok. Slišali ste, da davčne številke potrebujejo za lastno evidenco.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
4. točke prvega odstavka
5. člena ZVOP-1 ter
6. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Splošno določbo o pravni podlagi za dopustno obdelavo osebnih podatkov predstavlja
7. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju: ZVOP-1). Ta določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.V
8. in
9. čl. ZVOP-1 pa so posebej razdelane pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem in zasebnem sektorju. Ker iz vašega vprašanja ni razvidno, ali podjetje sodi v zasebni ali javni sektor, bomo obravnavali obe področji.Osebne podatke v javnem sektorju, se v skladu s prvim odstavkom
10. člena ZVOP-1, lahko obdeluje samo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, torej le v primeru, če zakon izrecno določa, da se v javnem sektorju določeni osebni podatki lahko obdelujejo oziroma posredujejo. Isti odstavek tega člena nadalje določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika, če tako določa zakon.Osebni podatki v zasebnem sektorju pa se lahko v skladu
11. odst.
12. čl. ZVOP-1 obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Navedeno pomeni, da je za obdelavo osebnih podatkov potrebna bodisi podlaga v zakonu ali v osebni privolitvi, ki je v javnem sektorju prav tako vezana na zakon. Obravnavano področje urejata Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 42/2002, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/2002 in 79/2006, v nadaljevanju ZDR). ZDR v
13. odst.
14. čl. določa, da ureja delovna razmerja, ki se sklepajo s pogodbo o zaposlitvi med delavcem in delodajalcem. V
15. čl. ZDR pa je urejeno varstvo delavčevih osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Določbe prejšnjih odstavkov se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Navedeno pomeni, da lahko delodajalec osebne podatke zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam, samo, če ima zato podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.Evidence, ki jih lahko delodajalci vodijo na področju dela in socialne varnosti, so eksplicitno določene v
16. čl. ZEPDSV, in sicer evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.
17. čl. ZEPDSV pa določa vsebino evidence o zaposlenih delavcih. Tako lahko delodajalci o posameznem delavcu zbirajo naslednje podatke: - osebno ime, - datum rojstva, če oseba nima EMŠO, – kraj rojstva, – država rojstva, če je kraj rojstva v tujini, – enotna matična številka občana, – davčna številka, – državljanstvo, – naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), – naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), – izobrazba, – ali je delavec invalid, – kategorija invalidnosti, – ali je delavec delno upokojen, – ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, – ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo.Med navedenimi podatki, ki jih lahko zbira delodajalec o svojem delavcu, torej ni davčne številke od otrok. Vendar pa
18. čl. ZDR dopušča obdelavo osebnih podatkov tudi brez podlage v zakonu, vendar le pod pogojem, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pomeni, da mora delodajalec natančno obrazložiti oziroma izkazati, za kaj davčno številko otroka delavca potrebuje. Če delodajalec ne izkaže, da je davčna številka otroka potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, je od delavca ne sme zahtevati, delavec pa je ni dolžan posredovati. Kot je navedeno že zgoraj, je v javnem sektorju možna obdelava osebnih podatkov izključno na podlagi zakona, med tem, ko ima delodajalec v zasebnem sektorju možnost, da obdeluje osebne podatke tudi na podlagi posameznikove osebne privolitve. Informacijski pooblaščenec pa opozarja, da je zakonodajalec delovnopravno področje glede obdelave osebnih podatkov posebej uredil (ZEPDSV in ZDR) in zaradi specifičnosti področja ne dopušča avtonomije strank.Informacijski pooblaščenec ob tem še dodaja, da je največkrat v interesu samega delavca, ki ob uresničevanju pravic, ki mu gredo iz delovnega razmerja, sam prijavi otroka kot davčno olajšavo, na podlagi Zakona o dohodnini (Ur. l. RS, št. 42/2002 in 79/2006), ali pa uveljavlja pravico o zavarovanju otrok kot družinskih članov, na podlagi Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (Ur. l. RS, št. 117/2006-uradno prečiščeno besedilo). V tem primeru pa mora delavec delodajalcu posredovati davčno številko otroka, če želi uveljaviti svojo pravico.Če menite, da delodajalec ni upravičen zbirati ali da prekomerno zbira osebne podatke, vam predlagamo, da na Informacijskega pooblaščenca naslovite prijavo. Prijava naj vsebuje vse potrebne podatke, ki v konkretnem primeru pomenijo tudi obvezno razkritje imena delodajalca oz. organizacije, kjer ste zaposleni. Brez podatkov o zavezancu Informacijski pooblaščenec ne more začeti postopka inšpekcijskega nadzorstva. Z uvedbo inšpekcijskega postopka zoper zavezanca po ZVOP-1 ima Informacijski pooblaščenec pristojnost, da nezakonito zbiranje osebnih podatkov nemudoma prepove.S spoštovanjem.Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026