Delovnaje sistema za preprečevanje nezaželene pošte + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 26.02.2015 Številka: 0712-1/2015/563 Kategorije:Elektronska pošta --> Kategorije: Elektronska pošta Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem prosite za mnenje o skladnosti vaše storitve za zaščito elektronske pošte pred spam-om, virusi in drugimi napadi.Navedena storitev deluje tako, da naročnik (npr. podjetje) preko popravka MX DNS zapisov za svojo domeno vso dohodno in izhodno elektronsko pošto preusmeri skozi vaše strežnike (na katerih gosti filtrirna rešitev nizozemskega podjetja).Ta filtrirna rešitev vso pošto preveri zoper obsežen seznam različnih tehničnih in vsebinskih kriterijev, na podlagi katerih se tipično prepoznava nezaželeno e-pošto (črni seznami pošiljateljev, dns nastavitve pošiljatelja, pogostost pošiljanja z določenega naslova, velikost sporočila, ocr slikovnih delov, analiza priponk, antivirusna preverba, idr). Na podlagi teh kriterijev se vsa sporočila odbere v tri vrste, in sicer »ni spam«, kar se takoj posreduje naprej na poštne strežnike naročnika storitve, »zagotovo spam«, kar se samodejno zavrne, ter »verjetno spam«, kar se umesti v karanteno. Karantirano e-pošto mora v 30 dneh pregledati in odobriti bodisi skrbnik na strani naročnika (t.i. domenski skrbnik), bodisi skrbnik vašega sistema, sicer se šteje za spam in pobriše.Nekateri uporabniki pri enem od vaših naročnikov naj bi nedavno izrazili skrb, da vaše podjetje skozi navedeno storitev nadzoruje njihovo e-pošto, in to zlasti skozi sistem karantirane (»verjetno spam«) pošte. V zvezi s to skrbjo prosite IP za splošno mnenje o skladnosti vaše storitve s pravili varstva osebnih podatkov, na podlagi tehnične dokumentacije oz. pojasnil, ki ste jih še priložili.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke
- odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.IP na podlagi navedenih informacij ocenjuje, da opisana storitev za zaščito elektronske pošte pred spam-om filtriranje izvaja na podlagi uveljavljenih in preverjenih tehničnih kriterijev, ter da je človeški poseg v to filtriranje minimiziran na nujno potrebno (tj. pregled tistih maloštevilnih sporočil, katerih storitev sama ne more z zadostno verjetnostjo označiti kot spam ali ne in kjer je vzrok za to praviloma na strani naročnika). Posledično ocenjuje, da je navedena storitev, pod temi pogoji, skladna z določbami Zakona o varstvu osebnih podatkov.Za naročnike, ki morda ne bi želeli dovoliti udeležbe vaših zaposlenih pri filtriranju slednjih sporočil, predlagamo, da se storitev nastavi tako, da odobravanje spornih sporočil izvaja zgolj skrbnik na njihovi strani.Obrazložitev:Nezaželena oz. nenaročena oglasna pošta (popularno »spam«, http://en.wikipedia.org/wiki/Spamming#E-mail) pomeni sporočila, poslana večjemu številu naslovnikov, z namenom vsiljevanja vsebine, ki se je naslovniki sami ne bi odločili prejemati. V veliki večini primerov gre za oglaševanje plačljivih storitev ali izdelkov. Ponavadi se s spam pošto oglašujejo izdelki ali storitve dvomljive kvalitete, velikokrat gre celo za goljufije. Spama je toliko, da utaplja koristno komunikacijo. Po enih ocenah predstavlja med 50% in 70% vsega globalnega prometa elektronske pošte. Uporabniki in njihovi ponudniki so zato prisiljeni nameščati vedno nove filtre in ovire, ki spam odstranjujejo, saj drugače uporaba elektronske pošte v koristne namene preprosto ni več mogoča (pojasnila ARNES, glej http://www.arnes.si/pomoc-uporabnikom/varnostna-priporocila/nezelena-elektronska-posta-spam.html).Posledično so na trgu na voljo številne rešitve za filtriranje spam sporočil, tako na strani uporabnika (v njegovem e-poštnem odjemalcu) kot na strani e-poštnega strežnika (npr. strežnika v podjetju ali najetega strežnika,). Te rešitve vsako prejeto ali poslano sporočilo ovrednotijo zoper večje število pravil (angl. rules), ki se uporabljajo za točkovanje. Če določeno sporočilo zavoljo kršitve več pravil doseže določeno vnaprej določeno mejo, se sporočilo označi kot spam. Za določena podjetja je vzdrževanje takšne rešitve zamudno in stroškovno neugodno, zato se odločijo za najem specializirane storitve. Te storitve se tako ali drugače umestijo na pot, po kateri potuje e-pošta, tako da lahko sprejmejo dohodno pošto in iz nje izločijo ali vsaj označijo spam, oz. isto storijo z izhodno pošto ter tako poskrbijo, da spam ne prihaja znotraj podjetja, npr. zavoljo vdora ali zavoljo slabo skonfiguriranega mail strežnika (angl. open relay, http://en.wikipedia.org/wiki/Open_mail_relay). Takšne rešitve (storitve) praviloma izvajajo ista pravila kot prej omenjene rešitve, s to razliko, da za izvajanje in posodabljanje rešitve skrbi zunanji izvajalec (v danem primeru vi, z vašo storitvijo,, kot je opisana v uvodu).Navedeni storitveni način zagotavljanja zaščite proti spamu seveda odpira tudi določene pomisleke glede varstva osebnih podatkov. Za elektronsko pošto je namreč po mnenju IP treba šteti, da vsebuje tudi podatke, ki se nanašajo na posameznike kot določljive fizične osebe, torej osebne podatke (v smislu
- in
- točke
- člena ZVOP-1). Prav tako pri tem nastanejo pomisleki glede uporabe navedenega sistema za nadzor elektronske pošte na delovnem mestu, glej brošuro IP na to temo: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/Zasebnost_na_delovnem_mestu.pdf.Do kriterijev za zakonitost takšnega avtomatiziranega nadzora osebnih podatkov se je IP že opredeljeval v svojih preteklih mnenjih glede pogojev za rabo DLP oz. IDS/IPS orodij (glej mnenje IP št. 0712-96/2011 z dne 11.5.2011, http://bit.ly/In5fkb, mnenje IP št. 0712-1/2013/3523 z dne 11.2.2014, http://bit.ly/1cahca3). Kot tam navajamo, je treba pri nadzoru komunikacij spoštovati še posebej stroge kriterije, da ne pride do nepotrebnega posega v komunikacijsko zasebnost, ki je v naši ustavni in zakonski praksi še posebej varovana dobrina.Glede teh kriterijev se po mnenju IP velja smiselno opreti na določbe Zakona o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 109/12, 110/13, 40/14 – ZIN-B in 54/14 – odl. US, glej http://bit.ly/1yb2bSD, v nadaljevanju ZEKom-1), kot te zavezujejo operaterje (ponudnike telefonije, interneta in nekaterih drugih storitev) glede varovanja zaupnosti komunikacij njihovih strank. Ključni kriterij tu je podan v
- odstavku
- člena ZEKom-1, tj. da sme operater pridobivati informacije o komunikacijah (vsebini, pripadajočih podatkih o prometu) le v obsegu, ki je nujno potreben za izvajanje storitve, in sme te informacije uporabljati ali posredovati drugim le zaradi izvajanja teh storitev.Ponudnik storitve e-pošte (podjetje) in njegov pogodbeni izvajalec, ki mu pomaga pri tem, sicer za delovanje elektronske komunikacijske infrastrukture kot družbeno pomembnega cilja nimata enake vloge, saj nista operaterja po ZEKom-1, ampak zgolj ponudnika storitve informacijske družbe v smislu Zakona o elektronskem poslovanju na trgu, zatorej njuna obveznost do varovanja zaupnosti komunikacij ni tako močna, je pa v principu vendarle istovrstna. Tako je treba filtrirne storitve zastaviti tako, da naj ima njen ponudnik s prihajajočimi in odhajajočimi e-poštnimi sporočili čim manj opravka, in da naj jih, takoj ko je to mogoče in smiselno, v čim bolj nespremenjeni obliki prepusti v obravnavo sporočil njihovim dejanskim naslovnikom.Temu kriteriju bo zadoščeno zlasti, če vsakršno filtriranje e-pošte zavoljo teh ali drugačnih motivov (preprečevanje spama, virusov ali vdorov, odtekanja informacij, idr.) temelji na avtomatiziranih in preverjenih algoritmih, ki so po možnosti dobro sprejeti in dokumentirani v tej branži. Tem večji je namreč vpliv človeka (pooblaščene osebe pri ponudniku storitve) pri filtriranju e-pošte, tem večja je potem posledično nevarnost, da bo prišlo do nezakonite in ne nujno potrebne seznanitve tretje osebe zasebno komunikacijo uporabnikov e-pošte. Vaša storitev, kot jo opisujete, temelji na tehnologiji določnega nizozemskega podjetja z več kot 10-letnim staležem na tem področju. Kot navajate v dokumentaciji na svoji spletni strani, uporablja ta rešitev daljši nabor standardnih in dobro uveljavljenih pravil za točkovanje sporočil in s tem zaznavo nezaželenih sporočil. Navedeno ste IP tudi pojasnili tudi na telefonsko prošnjo za več informacij o delovanju sistema. IP tako, na podlagi informacij, prejetih v okviru priprave pričujočega mnenja, ocenjuje, da sta tako infrastruktura kot vsebinski del vaše storitve za zaščito pred nezaželeno e-pošto zastavljena na način, ki minimizira čas in način obdelave filtriranih e-poštnih sporočil na najnujnejše, in ki je torej skladen z zgoraj navedenimi pravili, ki bi sicer vezala operaterje elektronskih komunikacij.Gornja ugotovitev zadeva del sistema, ki temelji na samodejnem razvrščanju sporočil na taka, ki »niso spam« in torej grejo takoj naprej na ciljno destinacijo, in taka, ki so »zagotovo spam« in se jih torej takoj, še pred prihodom na ciljni e-poštni strežnik, zavrne. Presoditi pa je treba še tretji del, tj. manjši del sporočil, ki se jih označi kot »verjetno spam« in pošlje v karanteno, kjer jih mora v 30 dneh ovrednotiti človeški skrbnik. Pri tem delu namreč pravila sama po sebi niso bila sposobna ustrezno ovrednotiti sporočila kot »zagotovo spam« ali »niso spam«.Glede tega ovrednotenja pojasnjujete, da se izvaja ročno, in da ga lahko izvaja bodisi specifični skrbnik na strani naročnika (t.i. domenski skrbnik) bodisi splošni skrbnik na vaši strani, za vse domene. V praksi, ste pojasnili, večino sporočil pregledujete vi osebno, ker vaši naročniki za to nimajo posebnega interesa, strokovnega znanja oz. ker že tako zaupajo vaši presoji, da se bodo med temi sporočili znašla zgolj takšna, s katerimi bo verjetno nekaj tudi zares narobe. Praviloma zato, ker je naročnikov e-poštni strežnik neustrezno nastavljen in zato sporočilo z njega, četudi vsebinsko legitimna, po zgoraj navedenih kriterijih izgledajo sumljivo. V teh primerih potem tudi svetujete naročniku glede ustrezne prilagoditve njegovega strežnika.Kot ste navedli zgleda vmesnik za to potrjevanje kot mini e-poštni nabiralnik, preko katerega je mogoče videti seznam in vsebino (v celoti) vseh sporočil, ki so na podlagi pravil sistema označena kot »verjetno spam«. Pri tem naj bi šlo za zelo malo sporočil – okvirno 0-5 na dan, upoštevaje vso filtrirano e-pošto za večje število vaših obstoječih naročnikov. Večinoma naj bi šlo, kot zgoraj, predvsem za izhodna sporočila, poslana s strežnikov, ki niso bili ustrezno konfigurirani.Upoštevaje nizko število takšnih sporočil in okoliščine, zaradi katerih se torej znajdejo v tem nabiralniku, ter vaš tipičen postopek s tem sporočilom (hitra odobritev), IP meni, da že zato, ker vaš skrbnik pregleduje ta sporočila, ne more priti do prekomernega posega v komunikacijsko zasebnost naročnikov oz. njihovih e-poštnih korespondentov, vsekakor pa ne do kakšnega sistematičnega nadzora teh sporočil. Nadzor, ki se zgodi, je omejen na ročno odobravanje oz. zavračanje manjšega števila sporočil kot »zagotovo spam« oz. kot »ni spam«, in se s to odločitvijo tudi trajno konča.K temu v prid dodatno govorili okoliščina, kot ste jo izpostavili na podlagi izrecnega vprašanja IP, da se odobravanje sporočil, če naročnik tako želi, lahko poveri zgolj skrbniku na njegovi strani in ga torej skrbnik pri vas, na ravni ponudnika storitve, ne izvaja. Naročnik, ki bi torej v celoti želel izločiti tuji človeški faktor pri tej storitvi, bi torej lahko izkoristil tudi to možnost.Posledično IP na podlagi informacij, s katerimi razpolaga, meni, da je sistem kot celota skladen z zahtevami zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov, kar potem velja tudi za del, ki zadeva odobravanje sporočil pod karanteno (»verjetno spam«).Opozarjamo pa, da se to stališče lahko tudi spremeni, če bi se v morebitnem kasnejšem inšpekcijskem postopku izkazalo, da storitev ne deluje, kot navajate zgoraj.S pozdravi,Informacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026