Digitalne fotografije zaposlenih, kontrola bolniške, interni tel. imenik + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 29.09.2014 Številka: 0712-1/2014/3083 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
- 2014 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste veliko podjetje in ste z namenom identifikacije in izvajanja nadzora nad izpolnjevanjem obveznosti zaposlenih (npr. kontrola bolniškega staleža) pridobili digitalne fotografije zaposlenih. Evidenco ste uredili s pravilnikom in katalogom, ter jo prijavili v našo bazo. Te fotografije ste pridobili na prostovoljni osnovi, vendar jih določeni posamezniki niso dostavili. Zanima vas, na kateri podlagi lahko to od njih zahtevate.V nadaljevanju navajate, da bi sedaj želeli pridobljene fotografije (po predhodni pisni privolitvi delavcev) objaviti tudi v internem telefonskem imeniku in v nekaterih internih splošnih aktih, ki bodo objavljeni na interni spletni strani (do katere imajo dostop tudi zaposleni v drugih družbah v vaši skupini podjetij). Načrtovali ste spremembo pravilnika in zaradi drugega namena uporabe tudi novo evidenco podatkov, ki bi jo prijavili pri nas. Zanima vas, ali s tem zadostite zakonskim pogojem. Nazadnje vas zanima, ali lahko tako pridobljene fotografije vključite kar v evidenco o zaposlenih delavcih, ki jo že vodite kot delodajalec, s tem da jo razširite še z digitalno fotografijo in dopolnite namen, oz. ali morate sprejeti in prijaviti novo evidenco teh fotografij, za namen objave v internem imeniku (torej, ali morate imeti za ta dva namena prijavljeni dve evidenci, ali zadostuje ena, z navedbo obeh namenov uporabe fotografij).Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke
- odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Obdelava osebnih podatkov na podlagi privolitve posameznika pride v delovnih razmerjih v poštev le v izjemnih primerih; taka privolitev mora biti praviloma pisna in povsem prostovoljna, kar pomeni, da zavrnitev oz. nepodano soglasje delavca za obdelavo določenega njegovega osebnega podatka ne sme imeti nobenih posledic za njegovo delovno razmerje. Pri tem mora delodajalec izhajati iz načela sorazmernosti (
- člen ZVOP-1), na podlagi katerega lahko zbira le tiste osebne podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Za delavce, ki fotografije na podlagi osebne privolitve ne želijo posredovati, nimate zakonske podlage, da bi to od njih zahtevali.Pooblaščenec meni, da v primeru, da že imate zbirko osebnih podatkov - fotografij zaposlenih, lahko navedeno zbirko dopolnite tako, da pri namenu obdelave vključite tudi namen uporabe fotografij za potrebe internega telefonskega imenika.Obrazložitev:
- Splošno o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkovV skladu z
- členom Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju Ustava RS) je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov ter prepovedana uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon, vsakdo pa se ima pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj ter pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi. To pomeni, da je v skladu z Ustavo RS dovoljena tista obdelava osebnih podatkov, ki je vnaprej predvidena in določno opredeljena v posameznem zakonu.ZVOP-1 kot temeljni in sistemski predpis s področja varstva osebnih podatkov v
- členu, ki se nanaša na pravne podlage v zasebnem sektorju (kamor sodijo tudi gospodarske družbe), določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo (posredujejo, sporočajo, razkrivajo, zbirajo, uporabljajo, objavljajo ipd.) le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.Pri tem je potrebno opozoriti, da ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna (ožja) pravna področja tudi s področnimi zakoni. Zaradi varstva delavca, ki je v razmerju do delodajalca zagotovo šibkejša stranka, je zakonodajalec delovnopravno področje podrobneje uredil z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) in z Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 in 78/13-popr., v nadaljevanju ZDR-1), v katerih določno opredeljuje, katere osebne podatke delavcev lahko delodajalec obdeluje, in ne dopušča avtonomije strank v smislu, da bi delodajalec lahko od delavca zahteval katerekoli osebne podatke, niti da bi jih obdeloval v nasprotju z namenom njihovega zbiranja.
- Temeljna zakonska podlaga za obdelavo osebnih podatkov s področja delovnih razmerijZDR-1 v prvem odstavku
- člena določa, da ureja delovna razmerja, ki se sklepajo s pogodbo o zaposlitvi med delavcem in delodajalcem. V
- členu ZDR-1 je urejeno varstvo delavčevih osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z ZDR-1 ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj izbrisati in prenehati uporabljati. Določbe tega člena se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov za zaposlitev.Navedeno pomeni, da lahko delodajalec osebne podatke zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo, če ima zato podlago v zakonu, ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.2.
- Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti
- člen ZEPDSV eksplicitno določa evidence, ki jih lahko delodajalci vodijo na področju dela in socialne varnosti: evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa in evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Na podlagi
- člena ZEPDSV, ki določa vsebino evidence o zaposlenih delavcih, lahko delodajalci o posameznem delavcu zbirajo naslednje podatke:- osebno ime,- datum rojstva, če oseba nima EMŠO,- kraj rojstva,- država rojstva, če je kraj rojstva v tujini,- enotna matična številka občana,- davčna številka,- državljanstvo,- naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),- naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),- izobrazba,- ali je delavec invalid,- kategorija invalidnosti,- ali je delavec delno upokojen,- ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu,- ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo.Med navedenimi podatki ni navedena fotografija delavca, kar pomeni, da delodajalec nima eksplicitne zakonske podlage, da bi jo zahteval in celo objavil v internem telefonskem imeniku.2.
- Zakon o delovnih razmerjih
- člen ZDR-1 dopušča obdelavo osebnih podatkov tudi brez eksplicitne podlage v zakonu. Na podlagi omenjene določbe lahko namreč delodajalec objavi fotografijo delavca, vendar le pod pogojem, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (npr. poklic fotomodela). To pomeni, da mora delodajalec natančno obrazložiti oziroma izkazati, zakaj želi fotografijo delavca objaviti. Če delodajalec izkaže, da je objava fotografije delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, ali v zvezi z delovnim razmerjem, za objavo ne potrebuje soglasja delavca, ker ima pravno podlago v
- členu ZDR-
- Iz vašega dopisa ne izhaja nujnost objave fotografije, zaradi česar fotografije na podlagi ZDR-1 najverjetneje ni dopustno objaviti.Pooblaščenec pri tem poudarja, da mora delodajalec pri objavi fotografije izhajati tudi iz načela sorazmernosti (
- člen ZVOP-1), na podlagi katerega lahko objavi le tiste osebne podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se objavljajo.
- Obdelava osebnih podatkov na podlagi soglasja delavcaV danem primeru gre za delodajalca v zasebnem sektorju, za katerega se načeloma uporablja
- člen ZVOP-
- Iz omenjene določbe izhaja, da sme delodajalec obdelovati osebne podatke tudi na podlagi posameznikove osebne privolitve. Pooblaščenec je do obdelave osebnih podatkov o zaposlenih na podlagi osebne privolitve zadržan, saj je v razmerju med delodajalcem in delavcem težko govoriti o resnično prostovoljni privolitvi delavca. Obdelava osebnih podatkov na podlagi privolitve posameznika pride zato v poštev le v izjemnih primerih, taka privolitev mora biti praviloma pisna in povsem prostovoljna, kar pomeni, da zavrnitev oz. nepodano soglasje delavca za obdelavo določenega njegovega osebnega podatka ne sme imeti nobenih posledic za njegovo delovno razmerje. Pri tem mora delodajalec izhajati iz načela sorazmernosti (
- člen ZVOP-1), na podlagi katerega lahko zbira le tiste osebne podatke, ki so ustrezni in po obsegu primerni glede na namene za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Fotografije se na podlagi svobodne in informirane privolitve zaposlenih načeloma lahko uporabijo za objavo v internem telefonskem imeniku, pri čemer imajo posamezniki, ki tega ne želijo, pravico odkloniti uporabo fotografije v ta namen. Pravico odkloniti uporabo njihove fotografije imajo po mnenju Pooblaščenca tudi tisti posamezniki, ki fotografije niso želeli posredovati za potrebe identifikacije in kontrole bolniškega staleža, kot to navajate v svojem dopisu.
- Zbirke osebnih podatkov
- člen ZVOP-1 določa, da upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov, ki vsebuje:- naziv zbirke osebnih podatkov,- podatke o upravljavcu osebnih podatkov (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko);- pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov;- kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;- vrste osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov;- namen obdelave;- rok hrambe osebnih podatkov;- omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov in pravno podlago omejitev;- uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov;- dejstvo, ali se osebni podatki iznašajo v tretjo državo, kam, komu in pravno podlago iznosa;- splošen opis zavarovanja osebnih podatkov;- podatke o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig;- podatke o zastopniku iz tretjega odstavka
- člena tega zakona (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko).Pooblaščenec meni, da v primeru, da že imate zbirko osebnih podatkov - fotografij zaposlenih, lahko navedeno zbirko dopolnite tako, da pri namenu obdelave vključite tudi namen uporabe fotografij za potrebe internega telefonskega imenika. Glede na to da navajate, da bodo do telefonskega imenika dostopali tudi zaposleni v drugih družbah v vaši skupini podjetij, Pooblaščenec v zaključku zgolj opozarja na določbe iznosa osebnih podatkov iz
- poglavja V. dela ZVOP-1 (63.-
- člen), ki jih morate upoštevati, če se navedena podjetja nahajajo v tretjih državah.Prijazen pozdrav.Informacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026