Dodelitev e-poštnega naslova zaposlenim po imenu in priimku + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.06.2022 Številka: 07121-1/2022/675 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je eden od vaših zaposlenih izpostavil, da naj dodelitev e-poštnega naslova zaposlenim na način ime.priimek@FIRMAd.o.o.si ne bi bil v skladu z zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov. Zaposleni meni, da ime in priimek osebe natančno določata posameznika, ta pa nima ne nadzora ne vpliva niti ni dal privolitve za obdelavo osebnih podatkov v primerih, ko se ti podatki posredujejo strankam ali drugim subjektom, s katerimi podjetje nima sklenjene pogodbe o obdelavi osebnih podatkov ali nima poslovnih povezav ali pa se celo posredujejo brez vednosti posameznika. Pojasnjujete, da se e-poštni naslov uporablja za komunikacijo s strankami, pojavi se lahko v projektni dokumentaciji in komunikaciji s stranko, pri čimer ni nujno, da to sporoča posamezni zaposleni, lahko, na primer, to sporoči projektni vodja. Sami menite, da je to podatek, ki se lahko sporoča navzven, kljub opredelitvi za osebni podatek, in sicer za namen izvajanja predprodajnih in prodajnih aktivnosti podjetja. V e-pošto zaposlenih ne vpogledujete. Zanima vas naše mnenje v zvezi s predstavljeno problematiko. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Sama dodelitev e-naslova zaposlenemu z imenom, priimkov in nazivom firme je uveljavljena praksa organizacije dela. Delodajalec pa mora zagotoviti, da so nameni uporabe in nadaljnje obdelave teh e-naslovov skladni z določbami ZDR-
- Slednji določa, da se lahko osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec mora zagotoviti tudi ustrezne informacije o obdelavi osebnih podatkov delavcev. Obrazložitev Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V
- členu Splošne uredbe so tako določene pravne podlage; med drugim je obdelava zakonita, če je podana privolitev posameznika, če je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, za izpolnitev zakonske obveznosti upravljavca, za zaščito življenjskih interesov posameznika, zaradi javnega interesa ali zakonitih interesov upravljavca (vse pod določenimi strogimi pogoji). Področna zakona, ki urejata področje varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih, sta Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR-1). ZDR-1 v prvem odstavku
- člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Iz navedene določbe ZDR-1 izhaja, da delodajalci ne smejo zbirati katerihkoli osebnih podatkov, ampak le tiste osebne podatke, ki jih potrebujejo za dosego v zakonu določenega namena, tj. uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Določba vključuje načelo najmanjšega obsega podatkov oziroma načelo sorazmernosti, ki ga izpostavlja člen 5
(1)(
- c)Splošne uredbe, ki ga je treba upoštevati pri vsaki obdelavi osebnih podatkov, in določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Delodajalec lahko obdeluje tiste delavčeve osebne podatke, ki jih določa ZEPDSV in v skladu z 48. členom ZDR-1 tiste osebne podatke, za katere izkaže, da jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravice in obveznosti obeh, torej delavca in delodajalca. Privolitev v delovnem razmerju je podlaga za obdelavo osebnih podatkih le v izjemnih primerih, torej kadar ne gre za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (na primer privolitev za vodenje seznama udeležencev na neobvezni "sindikalni" zabavi, privolitev za vodenje seznama otrok za obdarovanje dedka Mraza ipd.). Zaradi navedenega se za obdelavo osebnih podatkov, potrebnih zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, uporabi pravna podlaga iz prvega odstavka 48. člena ZDR-1 in ne privolitev delavca. Delodajalec ob upoštevanju načela sorazmernosti opredeli, katere osebne podatke mora (in sme) obdelovati zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Dodelitev elektronskega naslova (tudi z imenom, priimkom in firmo podjetja) je lahko potrebno zaradi zgoraj navedenih namenov, kar mora delodajalec opredeliti sam, običajno v internih aktih in politikah podjetja. Komuniciranje s strankami, posebej na delovnih mestih, ki takšno aktivnost zahtevajo, včasih oziroma ponavadi zahteva razkrivanje osebnih podatkov delavca, ki deluje v imenu in za račun podjetja, tretjim osebam, torej navzven. Seveda pa morajo biti delavci s takšno obdelavo osebnih podatkov ustrezno seznanjeni, zato mora podjetje zagotoviti tudi obveščanje o obdelavi osebnih podatkov v skladu s 13. členom Splošne uredbe. Delavec mora biti tako že pred nastopom delovnega razmerja oziroma pred obdelavo osebnih podatkov (takrat, ko delodajalec pridobi njegove osebne podatke) seznanjen z naborom informacij o obdelavi osebnih podatkov, med drugim z identiteto in kontaktnimi podatki upravljavca; nameni in pravno podlago za obdelavo; uporabniki ali kategorijami uporabnikov osebnih podatkov ter nadalje tudi z obdobjem hrambe osebnih podatkov; obstojem pravic posameznika; obstojem pravic do preklica privolitve; pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu in drugimi informacijami, ki jih opredeljuje 13. člen Splošne uredbe. Da bi naslovili tovrstna vprašanja zaposlenih in hkrati zadostili določbam Splošne uredbe, morate torej delavce ustrezno obvestiti o obdelavi njihovih osebnih podatkov, pri čemer je informacija o namenih in pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov ena ključnih informacij pri zagotavljanju transparentne in zakonite obdelave osebnih podatkov. Glede na odprto določbo prvega odstavka 48. člena ZDR-1 o obdelavi osebnih podatkov, potrebnih zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, morate biti sposobni delavcu razložiti takšno potrebo za obdelavo njegovih osebnih podatkov. Za konec vas seznanjamo tudi z določbo drugega odstavka 106. člena ZVOP-1. Ta določa, da lahko upravljavci osebnih podatkov javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, do uveljavitve posebnega zakona, ki bo uredil ta vprašanja. Navedeno pomeni, da se lahko navedeni osebni podatki zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, posredujejo javnosti in celo javno objavijo. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026