← Slovenija

Dolžnost vodenja zbirk osebnih podatkov - IPRS

Dolžnost vodenja zbirk osebnih podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 03.09.2006 Številka: 0712-130/2006/2 Kategorije:Register zbirk osebnih podatkov --> Kategorije: Register zbirk osebnih podatkov Spoštovani,prejeli smo vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas sprašujete,ali ste kot podjetje s 15 zaposlenimi, ki izvaja obračune plač za zaposlene v preko 100 podjetjih, dolžni voditi kakršnokoli evidenco v smislu Zakona o varstvu osebnih podatkov, ali pa so to dolžna voditi posamezna podjetja.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
  3. točke prvega odstavka
  4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
  5. in
  6. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Upravljavec je v skladu s
  7. tč.
  8. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.Pogodbeni obdelovalec je v skladu s
  9. tč.
  10. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba, ki obdeluje osebne podatke v imenu in na račun upravljavca osebnih podatkov.Pogodbena obdelava je določena v
  11. členu ZVOP-
  12. Ta določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pogodbo zaupa pogodbenemu obdelovalcu, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe iz
  13. člena tega zakona.Katalog in register zbirk osebnih podatkov urejajo členi 26 do 28 ZVOP-
  14. Vsebina kataloga je določena v
  15. členu ZVOP-
  16. V skladu s
  17. odst.
  18. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko (poudaril Pooblaščenec) osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov, ki vsebuje:
  19. naziv zbirke osebnih podatkov;
  20. podatke o upravljavcu osebnih podatkov (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko);
  21. pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov;
  22. kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;
  23. vrste osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov;
  24. namen obdelave;
  25. rok hrambe osebnih podatkov;
  26. omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov in pravno podlago omejitev;
  27. uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov;
  28. dejstvo, ali se osebni podatki iznašajo v tretjo državo, kam, komu in pravno podlago iznosa;
  29. splošen opis zavarovanja osebnih podatkov;
  30. podatke o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig;
  31. podatke o zastopniku iz tretjega odstavka
  32. člena tega zakona (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko).
  33. odst.
  34. člena ZVOP-1 določa, da mora upravljavec osebnih podatkov skrbeti za točnost in ažurnost kataloga.Kot izhaja iz vašega dopisa in iz vsega zgoraj navedenega, je vaše podjetje v razmerju do 100 podjetij, za katere obračunavate plače, zgolj pogodbeni obdelovalec. V tem primeru vam za zbirke osebnih podatkov, za obdelavo katerih ste se s pogodbo dogovorili s posameznim podjetjem, torej upravljavcem, ni potrebno zagotoviti kataloga zbirk osebnih podatkov ali teh zbirk sporočati v register zbirk osebnih podatkov, ki ga vodi Pooblaščenec. Takšno mnenje je Pooblaščenec sprejel predvsem z uporabo t. i. jezikovne razlage, saj
  35. odst.
  36. člena ZVOP-1 določa zgolj, da mora kataloge zagotoviti upravljavec, ne pa pogodbeni obdelovalec.Navedeno pa seveda ne pomeni, da vam ni potrebno izdelati katalogov zbirk osebnih podatkov (in teh sporočiti v register zbirk osebnih podatkov) v vseh ostalih primerih, ko je vaše podjetje v vlogi upravljavca osebnih podatkov.
  37. odst.
  38. člena določa, katere dele kataloga mora upravljavec osebnih podatkov sporočiti državnemu nadzornemu organu (Informacijskemu pooblaščencu). Zaradi boljše preglednosti so ti deli kataloga zgoraj poudarjeni. Te podatke mora upravljavec sporočiti najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov. Upravljavec mora Pooblaščencu v skladu z
  39. odst.
  40. člena sporočiti tudi spremembe podatkov in sicer najkasneje v osmih dneh od dneva spremembe.Edina izjema, ki jo določa ZVOP-1 glede sporočanja v register zbirk je navedena v
  41. odst.
  42. člena. V skladu s tem podatkov iz prvega odstavka tega člena ni potrebno posredovati tistemu upravljavcu osebnih podatkov, ki nima več kot 20 oseb zaposlenih za nedoločen čas, o tistih zbirkah osebnih podatkov, ki jih o svojih zaposlenih vodi v skladu z zakonom, ki določa zbirke osebnih podatkov na področju dela. Vendar pa mora vseeno v tem primeru vsakomur zagotoviti informacije iz
  43. člena tega zakona. Informacijski pooblaščenec še enkrat posebej opozarja, da merilo 20 zaposlenih za nedoločen čas ne pomeni, da upravljavcu osebnih podatkov v register ni potrebno sporočiti nobene druge zbirke. Pomeni le, da upravljavcu ni potrebno sporočiti zgolj tistih zbirk osebnih podatkov, ki so nastale na podlagi zakona, ki določa zbirke osebnih podatkov na področju dela (npr. Zakon o delovnih razmerjih, Uradni list RS, št. 42/2002, v nadaljevanju ZDR), če ima manj kot 20 zaposlenih za nedoločen čas. To pa pomeni, da mora sporočiti vse druge zbirke, ki jih morebiti še vodi o zaposlenih, pa te niso nastale na podlagi zakona, ki določa zbirke osebnih podatkov na področju dela, npr. avtorske pogodbe, evidence invalidskega in pokojninskega zavarovanja,..., četudi se te zbirke nanašajo na manj kot 20 zaposlenih za nedoločen čas.S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenecNataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.