Dostop člana do registra članov društva + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.03.2021 Številka: 07121-1/2021/490 Kategorije:Društva, Zavarovanje osebnih podatkov, Zbirke osebnih podatkov --> Kategorije: Društva, Zavarovanje osebnih podatkov, Zbirke osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste član društva, ki je trenutno brez veljavnega vodstva, saj je mandat upravnemu odboru potekel. Skladno s statutom društvo vodi register (knjigo) članov z naslednjimi podatki: priimek in ime, rojstni podatki, naslov stalnega prebivališča, elektronski naslov in telefonska številka. Vpogled v register članov ima le upravni odbor, ki mu je mandat potekel že 2 leti nazaj. Prejeli ste pravno mnenje s strani Ministrstva za notranje zadeve, iz katerega izhaja, da upravni odbor, ki mu je potekel mandat, ne more sklicati redne volilne skupščine ter da lahko volilno skupščino, na podlagi
- člena Zakona o društvih, skliče petina vseh članov društva. Navajate, da ima vaše društvo najmanj 700 članov, približno 70 članov društva pa se je organiziralo in želite sklicati izredno volilno skupščino. Na upravni odbor ste poslali zahtevo, da vam posredujejo podatke o članih društva z namenom sklica izredne skupščine. Registra članov upravni odbor ne želi posredovati in se pri tem sklicuje na varstvo osebnih podatkov. Glede na navedeno vas zanima, kako lahko zakonito dostopate do registra članov, saj je, kot navajate, do izvolitve novega vodstva društvo »hendikepirano« v delovanju? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanjem. IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more ugotavljati ali potrjevati skladnosti posameznih dokumentov s področja varstva osebnih podatkov ali presojati zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov. Slednje lahko stori le v ustreznem inšpekcijskem ali drugem upravnem postopku. V zvezi z obdelavo osebnih podatkov v društvih je IP izdal tudi smernice, ki so objavljene na spletni strani IP: Obdelava osebnih podatkov v društvih, ki so dostopne na spletni strani IP. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov članov društva za namen delovanja društva, je praviloma podana v določbah členov 6
(1)(b) ali 6
(1)(f) Splošne uredbe. V skladu s členom 6
(1)(b) je obdelava dopustna, če je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; V skladu s členom 6
(1)(
- f)je obdelava dopustna, če je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Navedeni pravni podlagi po točkah (
- b)in (
- f)člena 6
(1)Splošne uredbe prideta v poštev zlasti v povezavi s pravili delovanja društva, ki jih določajo temeljni ter drugi akti, Zakon o društvih in drugi predpisi (v nadaljevanju: pravila za delovanje društva). IP namreč članstvo v društvu razume kot skupek pravic in obveznosti, ki jih član sprejme z včlanitvijo, pravice in obveznosti pa določajo prej navedena pravila za delovanje društva, ki veljajo za člana. Pravno razmerje med članom in društvom je za potrebe varstva osebnih podatkov treba razmeti kot pogodbeno razmerje oziroma razmerje, preko katerega se uresničuje zakoniti interes za delovanje društva. Glede na to je treba z vidika varstva osebnih podatkov na splošno ugotoviti, da če določeno dejanje obdelave osebnih podatkov v društvu pomeni izvajanje dejavnosti društva, ki je v skladu s pravili delovanja društva, potem je praviloma zagotovljena tudi pravna podlaga za obdelavo v skladu z navedenima določbama 6
(1)(b) ali 6
(1)(f) Splošne uredbe. IP pa v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti katere od pravnih podlag v konkretnem primeru. Podrobneje glede pogojev in primerov za vsako od navedenih pravnih podlag, predlagamo, da se seznanite z omenjenimi smernicami IP: Obdelava osebnih podatkov v društvih. Dalje velja pojasniti, da z vidika varstva osebnih podatkov, društvo kot samostojna pravna oseba nastopa kot upravljavec zbirk osebnih podatkov svojih članov. Upravljavec (torej društvo kot celota) je dolžno tudi zagotoviti pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov svojih članov. Odgovor na vprašanje, katera oseba v društvu (član ali zaposleni) ima dostop do podatkov, da lahko izvaja dejanja obdelave osebnih podatkov, za katere ima pravno podlago društvo, pa je, da je to predmet notranje organizacije v društvu. V zvezi s tem pravila varstva osebnih podatkov zahtevajo, da se osebni podatki v društvu obdelujejo varno, skladno s členom 32 Splošne uredbe in 24. členom ZVOP-1 - zlasti tako, da se prepreči neupravičen dostop, razkritje, izguba ali uničenje podatkov, ipd. Z drugimi besedami, če društvo kot upravljavec osebnih podatkov, podatke iz knjige članov uporabi za namen delovanja društva (npr. sklica volilne skupščine), za to lahko obstaja ustrezna pravna podlaga v skladu s členoma 6
(1)(b) ali 6
(1)(f) Splošne uredbe, kot pojasnjeno v prejšnjem odstavku. Kdo od članov ali zaposlenih bo to izvršil, pa je stvar interne organizacije dela v društvu, pri tem pa je treba zagotoviti pogoje za varno obdelavo osebnih podatkov (upoštevaje morebitni interni pravilnik o zavarovanju ali varnosti osebnih podatkov, ipd.). V okvir skladnosti za varno obdelavo osebnih podatkov sodi tudi interna določitev dostopa do zbirk glede na naravo nalog posameznih članov ali organov v društvu. Za več informacij v zvezi z zagotavljanem varne obdelave osebnih podatkov predlagamo, da se seznanite s smernicami IP: Smernice o zavarovanju osebnih podatkov. Ob zgoraj navedenem velja še dodati, da pravne podlage po členu 6
(1)(
- b)Splošne uredbe (za namen izvajanja pogodbe), ne gre zamenjevati s t.i. »pogodbeno obdelavo« osebnih podatkov, v skladu s členom 28 Splošne uredbe Gre namreč za dva različna instituta, ki služita povsem različnim namenom. S tem uvidom velja preveriti skladnost priložene “pogodbe o obdelavi osebnih podatkov” med vami in društvom (več o pogodbeni obdelavi v skladu s členom 28 Splošne uredbe: Infografika IP o pogodbeni obdelavi; pojasnilo na spletni strani IP: Pogodbena obdelava osebnih podatkov). Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka Pripravil: Anže Novak, univ. dipl. prav. Svetovalec pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026