e-dnevnik in e-redovalnica + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 03.11.2011 Številka: 0712-1/2011/2935 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 25. 10. 2011 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da vaša hči obiskuje 4. letnik gimnazije v Novi Gorici. Na začetku šolskega leta ste prejeli v podpis obrazec, ki je dostopen na spletnem naslovu https://www.easistent.com/o_easistentu/wp-content/uploads/2011/03/prijavnica_obvescevalec.pdf. Kot razumete pri e- redovalnici oziroma e- dnevniku (sistem eAsistent in storitev Obveščevalec) ne gre za interno šolsko povezavo, ampak učitelji vpisujejo podatke preko interneta. Vznemirilo vas je, da te podatke očitno obdeluje in vam jih posreduje podjetje, ki storitve Obveščevalec tudi zaračunava staršem (ponujajo različne pakete storitev). Pred uvedbo vas šola ni vprašala za dovoljenje ali mnenje glede obdelave osebnih podatkov s strani podjetja eŠola, d.o.o., ki sedaj od vas vztrajno zahteva podpis izjave, da ne želite prejemati sporočil o svojem otroku. Pooblaščenca prosite za mnenje v zvezi z navedenim. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. tč. 1. odst. 49. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pod predpostavko, da so bile spoštovane določbe ZVOP-1, je v opisanem primeru šola kot upravljavec podjetju kot pogodbenemu upravljavcu s pogodbo prepustila obdelavo osebnih podatkov otrok za namene vzpostavitve elektronske redovalnice (in/ali elektronskega dnevnika) in elektronskega posredovanja podatkov iz e-redovalnice (in/ali elektronskega dnevnika) staršem. Pogodba med upravljavcem (šolo) in pogodbenim obdelovalcem (podjetjem) mora biti sklenjena v pisni obliki in mora vsebovati tudi dogovor o ukrepih zavarovanja osebnih podatkov. Osebni podatki so torej v tem razmerju lahko obdelovani le med pogodbenima partnerjema in za namene, kot jih opredeljuje pogodba (iz 11. člena ZVOP-1). Podjetje sme obdelovati osebne podatke le v imenu in za račun šole, odgovornost za zakonitost obdelave pa še vedno primarno ostaja na šoli kot upravljavcu osebnih podatkov iz zbirk, ki jih vodi na podlagi zakona. Podjetje e-Šola pa lahko osebne podatke staršev in otrok obdeluje v lastnem imenu le, če ima za to podlago v privolitvi staršev oziroma otrok (pod predpostavko, da so otroci že polnoletni). O b r a z l o ž i t e v: Uvodoma je treba pojasniti, da so starši upravičeni do pridobitve osebnih podatkov otroka (prisotnost med poukom, ocene in podobno) le do otrokove polnoletnosti. Glede na to, da je vaša hči v 4. letniku gimnazije je morda že polnoletna in do pridobivanja osebnih podatkov, ki se nanašajo nanjo sploh niste upravičeni – šola vam jih ne bi smela posredovati niti na vašo zahtevo, kaj šele avtomatično. Starši so zakoniti zastopniki otrok oziroma nosilci roditeljske pravice le dokler otrok ne dopolni 18 let (oziroma dokler ne pridobi popolne poslovne sposobnosti na kakšni drugi pravni podlagi). Starši pravico do seznanitve z osebnimi podatki otroka, uveljavljajo na dveh splošnih podlagah: - kot lastno oziroma izvirno pravico (t. j. od otrokove pravice oddvojeno), ki izhaja iz roditeljske pravice (103. člen zakona o zakonski zvezi in družinskih razmerjih – Uradni list SRS, št. 15/76 in nadaljnji) in - kot zakoniti zastopniki svojih otrok, ko uveljavljajo otrokovo pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki na podlagi 30. člena ZVOP-1. V skladu s prvim odstavkom 117. člena Zakona o zakonski zvezi in družinskih razmerjih (Uradni list RS, št. 69/04-UPB1 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZZZDR) roditeljska pravica preneha s polnoletnostjo otroka, to je, ko dopolni osemnajst let, ali če mladoletnik pred polnoletnostjo sklene zakonsko zvezo. Posameznik postane polnoleten z dnem, ko dopolni 18 let starosti, s tem pa pridobi tudi popolno poslovno sposobnost in zakonitega zastopanja ne potrebuje več oziroma staršem pravica do zakonitega zastopanja preneha. Če se otrok redno šola, ostane staršem po njegovi polnoletnosti še dolžnost preživljanja in za ta namen izkazujejo pravni interes za seznanitev (
- le)s tistimi osebnimi podatki otroka, ki lahko vplivajo na izvajanje navedene dolžnosti.. V nadaljevanju pa vam, pod predpostavko, da vaša hči (še) ni polnoletna, posredujemo pojasnilo v zvezi z aplikacijo eAsistent in storitvijo Obveščevalec. Šole morajo staršem zagotavljati uresničevanje pravice do seznanitve z osebnimi podatki, ki se nanašajo na njihovega otroka, in to zagotavljajo v okviru vnaprej dogovorjenih terminov za roditeljske sestanke in govorilne ure, večina pa omogoča tudi neposredni telefonski ali osebni stik z otrokovim razrednikom po individualnem dogovoru. Šole same, zaradi pomanjkanja sredstev in specifičnega znanja, pa redko zgradijo lastne aplikacije in ponudijo staršem seznanitev z otrokovimi podatki po elektronski poti - za izgradnjo aplikacije bi potrebovale finančna sredstva, ki jih zaradi narave financiranja šolstva praviloma nimajo za te namene, in pa tehnično znanje programiranja. Šole kot upravljavci zbirk osebnih podatkov pa lahko v skladu z 11. členom ZVOP-1 določena opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pogodbo zaupajo pogodbenemu obdelovalcu, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov (kot jih določa 24. člen ZVOP-1). Pogodbeni obdelovalec (v konkretnem primeru podjetje) sme opravljati posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov le v okviru naročnikovih pooblastil in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug (ali svoj) namen. Pogodba med upravljavcem (šolo) in pogodbenim obdelovalcem (podjetjem) mora biti sklenjena v pisni obliki in mora vsebovati tudi dogovor o ukrepih zavarovanja osebnih podatkov - kot prosilec jo lahko od šole zahtevate na podlagi določb Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/03 in nadaljnji). Če so spoštovane zapovedi o zavarovanju osebnih podatkov pri pogodbeni obdelavi, bi morali biti osebni podatki relativno varni. Za samo zavarovanje ni bistveno, ali se podatki posredujejo po interni računalniški mreži ali po internetu – bistveno je, da je zavarovanje takšno, ki ne omogoča nepooblaščene obdelave osebnih podatkov. Gre za osebne podatke, katerih upravljavec je šola, določene naloge v zvezi z obdelavo osebnih podatkov pa je prepustila pogodbenemu obdelovalcu. Osebni podatki so torej v tem razmerju lahko obdelovani le med pogodbenima partnerjema in za namene, kot jih opredeljuje pogodba (iz 11. člena ZVOP-1). Podjetje sme obdelovati osebne podatke le v imenu in za račun šole, odgovornost za zakonitost obdelave pa še vedno primarno ostaja na šoli kot upravljavcu osebnih podatkov iz zbirk, ki jih vodi na podlagi zakona. Pod predpostavko, da so bile spoštovane določbe ZVOP-1, je v opisanem primeru šola podjetju s pogodbo prepustila obdelavo osebnih podatkov otrok za namene vzpostavitve elektronske redovalnice (in/ali elektronskega dnevnika...) in elektronskega posredovanja podatkov iz e-redovalnice (in/ali elektronskega dnevnika) staršem. Šele s podpisom obrazca – torej s podajo izrecnega soglasja - pa bi imelo podjetje eŠola pravno podlago za obdelavo vaših in otrokovih (pod predpostavko, da ste otrokov zakoniti zastopnik) osebnih podatkov za namene obveščanja o novostih in delovanju storitve Obveščevalec. Do obdelave osebnih podatkov za namene obveščanja preko SMS in/ali elektronskih sporočil o otrokovih izostankih od pouka, pripombah učiteljev, pohvalah, ocenjevanju znanja, ocenah in drugih obvestilih, ki so vključeni v storitvi Obveščevalec pa je podjetje eŠola upravičeno že na podlagi veljavne pogodbe o pogodbeni obdelavi s šolo (pod predpostavko, da so izpolnjeni vsi zahtevani pogoji za zakonitost pogodbene obdelave in pod pogojem, da so starši upravičeni do osebnih podatkov otroka). Starši se lahko še vedno zadovoljite z obveščanjem na roditeljskih sestankih, govorilnih urah in s strani samega otroka. Če pa želite sebi bolj prijazno obliko obveščanja, ki vam prihrani morebitne dvome v verodostojnost otrokovih izjav in pot v šolo, potem se boste morda odločili za takšno storitev šole, kot ste jo opisali. Sama ustna seznanitev z osebnimi podatki je po določilih ZVOP-1 in Pravilnika o zaračunavanju stroškov pri izvrševanju pravice posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (Uradni list RS, št. 85/07; Pravilnik) brezplačna. V primerih, ko nastanejo v postopku seznanitve določeni materialni stroški, Pravilnik določa njihov maksimum. Pri posredovanju podatkov z uporabo storitve SMS starši ne plačate podatkov, ampak storitev operaterja za prenos sporočil. Ali je njena višina primerna, bi moral pokazati trg - torej odziv staršev na ponujeno ceno. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026