E-kartoteke, shranjevanja izvidov v IH, brisanja e-poštnih sporočil in uničenja fizične papirologije - IPRS

E-kartoteke, shranjevanja izvidov v IH, brisanja e-poštnih sporočil in uničenja fizične papirologije + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 01.03.2022 Številka: 07120-1/2022/62 Kategorije: --> Kategorije: Rok hrambe OP, Zavarovanje osebnih podatkov, Zdravstveni osebni podatki Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da v sklopu izvajanja zdravstvenega varstva v ambulantah prejemate ogromne količine e-sporočil in kopij zdravstvenih izvidov. E-sporočila zasedajo ogromno prostora na disku, izvidi v fizični obliki pa zasedajo ogromno dejanskega prostora v ambulantah. Skupaj s Službo za informatiko iščete ustrezne rešitve, kako sprostiti prostor, hkrati pa težnjo usmeriti v e-kartoteke in se znebiti odvečnega kopiranja in shranjevanja še v fizične kartoteke. Ob tem pojasnjujete, da so določena e-sporočila, ki jih prejemate, informativna, nekatera pa so podlaga za izvedbo zdravstvene storitve na daljavo (npr. predpis zdravil). Medicinsko osebje na podlagi prejetih sporočil v Zdravstveni informacijski sistem (ZIS) zavede opravljeno storitev. To se stori tako, da se ohrani sledljivost (npr. prejeto e-sporočilo se skopira v ZIS in naredi opomba o izvedeni storitvi). Na ta način se izognete papirnatemu poslovanju in pacientove podatke odlagate v e-kartoteko. Sprašujete, ali tovrstna uporaba e-kartoteke v vašem hišnem zdravstveno informacijskem sistemu zadostuje pogojem za arhiviranje ter ali lahko prejeta e-sporočila izbrišete, v kolikor zagotavljate varno shranjevanje v ZIS. Zanima vas tudi, ali arhiviranje zdravstvenih izvidov v Interoperabilno hrbtenico (IH) predstavlja zadosten način arhiviranja izvidov, da fizično shranjevanje ne bi bilo več potrebno. Navajate, da je tudi z IH zagotovljeno varno e-arhiviranje, vsi upravičeni izvajalci pa lahko kadarkoli varno dostopajo do informacij, ki je nujna za izvedbo zdravstvene obravnave. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
3. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba),
5. točko prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To med drugim pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more presojati ustreznosti konkretnega ravnanja posameznega upravljavca ali vnaprej potrjevati predlaganih rešitev, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena obdelava osebnih podatkov zakonita. Zato vam IP v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila glede pravil s področja varstva osebnih podatkov. Na podobno vprašanje je IP že odgovarjal v mnenju št. 0712-1/2019/1214 z dne
9. 2019, ki je dostopno na spletni strani: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/ (kategorija »Rok hrambe OP« ali »Zdravstveni osebni podatki«). Iz tega mnenja izhaja, da Zakon o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva (Uradni list RS, št. 65/00, 47/15, 31/18, 152/20 – ZZUOOP, 175/20 – ZIUOPDVE, 203/20 – ZIUPOPDVE, 112/21 – ZNUPZ, 196/21 – ZDOsk in 206/21 – ZDUPŠOP, v nadaljevanju ZZPPZ) v 1.a členu določa, da je zdravstvena dokumentacija izvirno in reproducirano (pisano, risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonografirano, magnetno, optično ali kako drugače zapisano) dokumentarno gradivo, ne glede na obliko zapisa in nosilec zapisa podatkov: - ki nastane ali je prejeto pri zdravstveni oskrbi, - ki je opredeljeno v Osnovni zdravstveni dokumentaciji v Prilogi 1 ali - ki je povezano z zdravstvenim stanjem in je nujno potrebno za izvajanje pravic ali obveznosti, priznanih ali določenih z zakonom. Po
10. členu ZZPPZ so vrste in vsebina posameznih zbirk podatkov s področja zdravstvenega varstva, njihov namen, obdobna poročila, kdo mora posredovati podatke in kdaj, upravljavec zbirke, način dajanja podatkov in čas hranjenja podatkov, opredeljeni v Prilogi 1, ki je sestavni del tega zakona. Skladno s Prilogo 1 ZZPPZ je za osnovno zdravstveno dokumentacijo predpisan način dajanja podatkov obrazec ali računalniški medij, glede časa hranjenja podatkov pa je predpisano, da se hrani zobozdravstveni karton trajno, zdravstveni karton in popis bolezni 10 let po smrti bolnika, ostala osnovna zdravstvena dokumentacija pa 15 let. Z vidika predpisov o varstvu osebnih podatkov tako ni posebnih ovir, da se osnovna zdravstvena dokumentacija pri izvajalcu zdravstvene dejavnosti vodi le v informatizirani oziroma elektronski obliki pod pogojem, da je takšna hramba skladna s predpisi s področja varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva. Tak način vodenja, ob predpostavki zakonitosti, zaupnosti in spoštovanju drugih splošnih načel, pa mora zagotavljati: - tehnično varnost podatkov (člen 32 Splošne uredbe), - točnost in posodobljenost podatkov (člen 5