E-naslov po prenehanju delovnega razmerja + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.09.2017 Številka: 0712-1/2017/1707 Kategorije:Delovna razmerja, Svetovni splet --> Kategorije: Delovna razmerja, Svetovni splet Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne
- 2017 prejel vaše e-sporočilo, v katerem ste navedli, da ste prenehali z zaposlitvijo v podjetju, kjer ste bili zaposleni kot vodja, in da se je za pošiljanje e-pošte uporabljal e-naslov z vašim imenom in priimkom ime.priimek@podjetje.com. Ker se je tudi po vašem odhodu za posredovanje odgovorov še vedno uporabljal izključno ta naslov, ste direktorju posredovali prošnjo, da kreira nov e-naslov, da pri pošiljanju e-pošte preneha z uporabo vaše identitete in da vaše podatke odstrani s spletne strani, kjer ste navedeni pod kontakti. Kljub temu isti e-naslov uporablja še danes, prav tako vaših podatkov ni odstranil s spletne strani. Ker ste zdaj zaposleni v drugem podjetju, želite, da bi se te zadeve čim prej uredile. Zato IP sprašujete za nasvet. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Obrazložitev: Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek (
- in
- točka
- člena ZVOP-1). E-naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika, so podatki, na podlagi katerih je mogoče določiti posameznika, ali na podlagi katerih je posameznik vsaj določljiv. Zato je e-naslov, ki ste ga navedli v dopisu, osebni podatek. Obdelava osebnih podatkov v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov so določene v
- členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ker je ta določba splošne narave, so v
- členu ZVOP-1 še posebej določene pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, v
- členu ZVOP-1 pa pravne podlage v zasebnem sektorju. Kljub delitvi na javni in zasebni sektor je področje delovnega prava specialno urejeno za oba sektorja v posebnih zakonih, tj. predvsem v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013 s spr., v nadaljevanju ZDR-1). Delodajalec lahko obdeluje tiste delavčeve osebne podatke, ki jih določa ZEPDSV, in v skladu z
- členom ZDR-1 tiste osebne podatke, za katere izkaže, da jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravice in obveznosti obeh, torej delavca in delodajalca. Osebna privolitev delavca (priporočena je pisna privolitev, ker je v primeru spora enostavno dokazljiva) je dopustna le izjemoma pod pogojem, da zavrnitev soglasja nima posledic za delovno razmerje oziroma delavčev pravni položaj. Objava vašega nekdanjega službenega e-naslova na spletni strani in njegova uporaba za namen poslovne komunikacije pomeni obdelavo osebnih podatkov, za katero vaš nekdanji delodajalec nima več pravne podlage. Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati e-poštni predal nekdanjega delavca in njegov e-naslov odstraniti s spletne strani zaradi prenehanja pravne podlage (
- člen ZDR-1). S tem bo zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj e-naslov z imenom nekdanjega delavca ne ustreza dejanskemu stanju. IP opozarja, da je nedopustno, da bi delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja e-naslov nekdanjega zaposlenega ohranil aktiven na način, da bi njegovo pošto preusmeril na e-naslov drugega zaposlenega ali da bi drugemu zaposlenemu dal dostop do e-poštnega predala. Takšna načina namreč nista primerna za zagotovitev kontinuitete dela in poslovne komunikacije, saj bi jo delodajalec lahko zagotovil na drug zakonit način, brez poseganja v komunikacijsko zasebnost, npr. z ukinitvijo e-naslova nekdanjega zaposlenega in hkratnim avtomatskim obvestilom o neobstoju tega naslova in podatkom, kam naj stranke naslovijo svoje sporočilo. Pri preusmeritvi e-pošte je pomembno tudi dejstvo, da ne gre samo za nezakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega zaposlenega, ampak tudi za obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev. IP dodaja, da mora imeti delavec, ki odhaja, možnost, da iz službenega predala e-pošte bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ idr.) ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na ta e-naslov ne bo več dostopen. Ta možnost mora biti delavcu dana, rok za odziv pa mora biti razumen. Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi delavec lahko izbrisal tudi pomembne podatke službene narave (npr. podatke, ki predstavljajo intelektualno lastnino podjetja, poslovne skrivnosti) ali jih protipravno posredoval tretjim osebam, se takšen postopek izvede komisijsko in zapisniško. Priporočljivo je, da delavec o izbrisu zasebnih vsebin podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več nobenih podatkov, katerih uporaba bi pomenila poseg v njegovo zasebnost. Izjava je lahko sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu Glede na zgoraj navedeno bi vaš nekdanji delodajalec moral prenehati obdelovati e-naslov, ki ste ga uporabljali tekom delovnega razmerja, saj za to nima več pravne podlage. Ker tega ni storil (niti na podlagi vaše pisne zahteve, čeprav bi to moral storiti sam takoj po prenehanju delovnega razmerja), s svojim ravnanjem krši določbe ZVOP-
- Zato lahko IP podate prijavo zaradi nezakonite obdelave vaših osebnih podatkov, lahko pa nekdanjemu delodajalcu pojasnite, kaj bi moral storiti in ga še enkrat pisno pozovete, da zapre e-poštni predal in da izbriše e-naslov s spletne strani. Odločitev je seveda vaša. Lepo pozdravljeni, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026