← Slovenija

Elektronski naslovi kontaktnih oseb v pravnih osebah oz. podjetjih kot zbirka osebnih podatkov - IPRS

Elektronski naslovi kontaktnih oseb v pravnih osebah oz. podjetjih kot zbirka osebnih podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.10.2006 Številka: 0712-273/2006/2 Kategorije:Register zbirk osebnih podatkov --> Kategorije: Register zbirk osebnih podatkov Spoštovani,prejeli smo vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas sprašujete (smiselno povzeto):• ali morate prijaviti zbirke osebnih podatkov o zaposlenih ( evidenca o izpitih za varstvo pri delu, o zdravstvenih pregledih, ipd.) glede na to, da imate manj kot 20 zaposlenih, • ali in kako morate prijaviti zbirke osebnih podatkov (ime, priimek, naslov), ki jih uporabljate za izdelavo ponudb, • ali morate prijaviti zbirko osebnih podatkov tudi, če gre za elektronske naslove kontaktnih oseb v pravnih osebah oz. podjetjih. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
  3. točke prvega odstavka
  4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
  5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje.Osebni podatek je v skladu s
  6. tč.
  7. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.Posameznik je v skladu z
  8. tč.
  9. člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.Upravljavec osebnih podatkov je v skladu s
  10. tč.
  11. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
  12. tč.
  13. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.Obdelava osebnih podatkov v skladu s
  14. tč.
  15. člena ZVOP-1 pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave).Načelo sorazmernosti je določeno v
  16. členu ZVOP-1 in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.Katalog in register zbirk urejajo členi 26 do 28 ZVOP-
  17. Vsebina kataloga je določena v
  18. členu ZVOP-
  19. V skladu s
  20. odst.
  21. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko (torej tudi zbirko o vaših strankah, če so te – vsaj del zbirke – fizične osebe) osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov, ki vsebuje:
  22. naziv zbirke osebnih podatkov;
  23. podatke o upravljavcu osebnih podatkov (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko);
  24. pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov;
  25. kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;
  26. vrste osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov;
  27. namen obdelave;
  28. rok hrambe osebnih podatkov;
  29. omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov in pravno podlago omejitev;
  30. uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov;
  31. dejstvo, ali se osebni podatki iznašajo v tretjo državo, kam, komu in pravno podlago iznosa;
  32. splošen opis zavarovanja osebnih podatkov;
  33. podatke o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig;
  34. podatke o zastopniku iz tretjega odstavka
  35. člena tega zakona (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko).
  36. odst.
  37. člena ZVOP-1 določa, da mora upravljavec osebnih podatkov skrbeti za točnost in ažurnost kataloga.
  38. odst.
  39. člena določa, katere dele kataloga mora upravljavec osebnih podatkov sporočiti državnemu nadzornemu organu (Informacijskemu pooblaščencu). Zaradi boljše preglednosti so ti deli kataloga zgoraj poudarjeni. Te podatke mora upravljavec sporočiti najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov. Upravljavec mora Pooblaščencu v skladu z
  40. odst.
  41. člena sporočiti tudi spremembe podatkov, in sicer najkasneje v osmih dneh od dneva spremembe.Edina izjema, ki jo določa ZVOP-1 glede sporočanja v register zbirk, je navedena v
  42. odst.
  43. člena. V skladu s tem podatkov iz prvega odstavka tega člena ni potrebno posredovati tistemu upravljavcu osebnih podatkov, ki nima več kot 20 oseb zaposlenih za nedoločen čas, o tistih zbirkah osebnih podatkov, ki jih o svojih zaposlenih vodi v skladu z zakonom, ki določa zbirke osebnih podatkov na področju dela (zgolj te zbirke, poudaril Pooblaščenec). Vendar pa mora vseeno v tem primeru vsakomur zagotoviti informacije iz
  44. člena tega zakona. V skladu z vsem navedenim morate torej pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov – npr. evidence kupcev, evidence zaposlenih, evidence za potrebe pokojninskega in invalidskega zavarovanja, evidence prisotnosti na delu … – za vse zbirke osebnih podatkov, katerih upravljavec ste, vzpostaviti katalog zbirk osebnih podatkov. Glede na navedbe v vašem dopisu, da nimate več kot 20 zaposlenih za nedoločen čas, vam (kot sami pravilno ugotavljate) podatkov o zbirkah osebnih podatkov, ki jih o svojih zaposlenih vodite v skladu z zakonom, ki določa zbirke osebnih podatkov na področju dela, ni potrebno posredovati Informacijskemu pooblaščencu. V kolikor pa o zaposlenih vodite še kakšne druge zbirke osebnih podatkov t.j. zbirke osebnih podatkov, ki v zakonu, ki določa zbirke osebnih podatkov na področju dela niso določene, morate podatke o takih zbirkah posredovati Informacijskemu pooblaščencu tudi, če nimate več kot 20 zaposlenih za nedoločen čas. Odgovor na vaše prvo vprašanje je torej odvisen od tega, na podlagi katerega zakona ste vzpostavili zbirke osebnih podatkov, ki jih omenjate v vašem dopisu.Glede vašega vprašanja ali gre pri osebnih podatkih, ki jih uporabljate za izdelavo ponudb, za zbirko osebnih podatkov in kako naj to prijavite, je Pooblaščenec mnenja, da pri omenjeni obdelavi nastaja zbirka osebnih podatkov v smislu
  45. tč.
  46. člena ZVOP-1, ki jo je potrebno posredovati Informacijskemu pooblaščencu. To storite preko spletnega obrazca na spletni strani Pooblaščenca http://www.ip-rs.si/index.php?id=450, kjer si lahko ogledate tudi vnose drugih zavezancev. Na tej strani boste našli tudi podrobna navodila, kako poteka vnos v register. Zanimalo vas je tudi, ali morate prijaviti zbirko osebnih podatkov tudi, če gre za elektronske naslove kontaktnih oseb v pravnih osebah oz. podjetjih. Elektronski naslov je glede na zgoraj citirano
  47. in
  48. tč.
  49. člena ZVOP-1 nedvomno osebni podatek, kadar določi posameznika (npr. xxxx.xx@gmail.com, yyyy.yyyyyyy@yahoo.com). Elektronski naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika, so podatki, ki zadostujejo, da je posameznik vsaj določljiv. Na podlagi teh treh podatkov skupaj torej lahko posameznika določimo ali pa je ta vsaj določljiv brez večjega napora. Službeni elektronski naslov je načeloma osebni podatek, ker lahko določi posameznika, saj o njem razkrije ime, priimek in zaposlitev. Ti trije osebni podatki pa (navadno) omogočijo dokaj enostavno identifikacijo posameznika. Glede na povedano je Pooblaščenec mnenja, da gre tudi pri evidenci kontaktnih oseb v podjetjih, v kateri se nahajajo tudi elektronski naslovi, na podlagi katerih je posameznik vsaj določljiv, za zbirko osebnih podatkov v smislu
  50. tč.
  51. člena ZVOP-
  52. Zato morate kot upravljavec osebnih podatkov tudi za to zbirko osebnih podatkov vzpostaviti katalog in podatke o zbirki posredovati Informacijskemu pooblaščencu.S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.