← Slovenija

Evidence o delavcih (zapažanje napak in nepravilnosti) - IPRS

Evidence o delavcih (zapažanje napak in nepravilnosti) + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 13.11.2007 Številka: 0712-1005/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani! Prejeli smo vaša vprašanja z dne 8.11.2007, v katerem nas sprašujete: Kakšna so pravila za vodenje evidenc o domnevnih nepravilnostih iz delovnega razmerja, ki jih o vas vodi delodajalec? Delodajalec vas o vodenju te evidence ni seznanil in prav tako niste na njeni podlagi prejeli še nobenega ukrepa. Ali beležke v takšni evidenci zastarajo? Ali vas je delodajalec dolžan seznaniti o zabeležkah v takšni evidenci? Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
  3. točke
  4. odstavka
  5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1-UPB1) ter
  6. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: Ker lahko domnevne nepravilnosti oziroma kršitve pogodbenih obveznosti ali drugih obveznosti iz delovnega razmerja (tudi tiste, ki se ponavljajo) po tretji alineji
  7. odstavka
  8. člena ZDR predstavljajo razlog za redno odpoved pogodbe o zaposlitvi iz krivdnih razlogov, je zbiranje obravnavanih podatkov upravičeno na podlagi
  9. odstavka
  10. člena ZDR, saj so podatki potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, čeprav njihovega zbiranja ZEPDSV posebej ne opredeljuje. Z vidika
  11. člena ZVOP-1 to pomeni, da predstavlja tretja alineja
  12. odstavka
  13. člena v zvezi s
  14. odstavkom
  15. člena ZDR zadostno pravno podlago za obravnavano obdelavo osebnih podatkov in zato delodajalec zanjo ne potrebuje vaše osebne privolitve oziroma vas z obdelavo ni dolžan seznaniti, saj je dopustna na sami zakonski podlagi. To pa tudi pomeni, da se lahko takšni podatki obdelujejo oziroma vodijo v evidencah v skladu z določili ZVOP-1, saj se določila ZEPDSV na njih ne nanašajo, ZDR pa ne ureja natančnejšega postopka njihove obdelave, temveč v
  16. odstavku
  17. člena le določa čas njihovega hranjenja. Z vidika ZVOP-1 je pri obdelavi osebnih podatkov potrebno spoštovati predvsem določila
  18. člena v povezavi s 24., 25.,
  19. in
  20. členom. O b r a z l o ž i t e v: ZVOP-1 je z vidika varstva osebnih podatkov krovni zakon, ki opredeljuje načine in obseg varstva osebnih podatkov v Republiki Sloveniji ter s tem omogoča uresničevanje ustavne pravice varstva osebnih podatkov. Ta v
  21. členu določa splošno opredelitev dopustnosti obdelave osebnih podatkov, in sicer je obdelava osebnih podatkov mogoča le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ki določa tudi namen obdelave osebnih podatkov ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, ki pa mora biti predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Za posamezna področja so zato z vidika opredeljevanja konkretnih zakonskih podlag pomembni tudi področni zakoni, ki opredeljujejo namene in obseg osebnih podatkov, ki se zbirajo za posamezne namene. Prav tako lahko zakonska ureditev določenega področja, zaradi njegove specifičnosti, ne dopusti avtonomije strank in dopušča le takšno obdelavo osebnih podatkov, kot jo določa zakon. Slednje pa velja ravno za področje delovnega prava, na katerega se vprašanje tudi nanaša. Področje obdelave osebnih podatkov je namreč na delovnopravnem področju omejeno in urejeno z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakonom o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/02 in 79/06, v nadaljevanju ZDR). Medtem ko slednji v
  22. odstavku
  23. člena na splošno določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, pa ZEPDSV izrecno določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. Tako so evidence, ki jih morajo delodajalci voditi v skladu ZEPDSV, izrecno določene v
  24. členu tega zakona,
  25. člen pa določa še njihovo vsebino. Ker pa 1 odstavek
  26. člena ZDR dopušča obdelavo osebnih podatkov tudi brez dodatne podlage v zakonu, lahko delodajalec od delavca sicer zahteva tudi druge osebne podatke kot tiste določene z ZEPDSV, vendar le pod pogojem, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pomeni, da mora delodajalec natančno izkazati, za kaj takšne osebne podatke potrebuje. Če delodajalec ne izkaže, da so osebni podatki potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih od delavca ne sme zahtevati ali pridobivati od drugih. To pomeni, da je osebna privolitev delavca dopustna le v tistih primerih obdelave osebnih podatkov, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika (npr. posredovanje podatkov za novoletno obdarovanje otrok delavcev). Ker lahko predstavljajo domnevne nepravilnosti oziroma kršitve pogodbenih obveznosti ali drugih obveznosti iz delovnega razmerja (tudi tiste, ki se ponavljajo) po tretji alineji
  27. odstavka
  28. člena ZDR razlog za redno odpoved pogodbe o zaposlitvi iz krivdnih razlogov, je zbiranje obravnavanih podatkov upravičeno na podlagi
  29. odstavka
  30. člena ZDR, saj so podatki potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, čeprav njihovega zbiranja ZEPDSV posebej ne opredeljuje. Z vidika
  31. člena ZVOP-1 to pomeni, da predstavlja tretja alineja
  32. odstavka
  33. člena v zvezi s
  34. odstavkom
  35. člena ZDR zadostno pravno podlago za obravnavano obdelavo osebnih podatkov in zato delodajalec zanjo ne potrebuje vaše osebne privolitve oziroma vas z obdelavo ni dolžan seznaniti, saj je dopustna po zakonu samem. To pa tudi pomeni, da se lahko takšni podatki obdelujejo oziroma vodijo v evidencah v skladu z določili ZVOP-1, saj se določila ZEPDSV na njih ne nanašajo, ZDR pa ne ureja natančnejšega postopka njihove obdelave, temveč v
  36. odstavku
  37. člena le določa čas njihovega hranjenja. Skladno z omenjenim odstavkom se morajo namreč osebni podatki delavcev, ki se obdelujejo zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem takoj zbrisati in prenehati uporabljati, če za njihovo zbiranje ne obstoji več zakonska podlaga, kot to izhaja tudi iz
  38. člena ZVOP-
  39. Ta na splošno določa, da se morajo osebni podatki hraniti le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se mora osebne podatke zbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo oziroma, če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. To pomeni, da se lahko podatke o domnevnih kršitvah pogodbenih obveznosti ali drugih obveznosti iz delovnega razmerja hrani, dokler je to potrebno, kot na primer do konca delovnega razmerja ali do izteka zastaralnih rokov idr. Med tem pa je z vidika ZVOP-1 pri obdelavi osebnih podatkov potrebno spoštovati predvsem določila
  40. člena v povezavi s 24., 25.,
  41. in
  42. členom. To pomeni, da morajo delodajalci skladno z določilom
  43. člena osebne podatke zavarovati z ustreznimi organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki in ukrepi, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov. Navedene ukrepe mora delodajalec v svojih aktih tudi ustrezno predpisati (
  44. odstavek
  45. člena). Nadalje mora delodajalec skladno z določilom
  46. člena ZVOP-1 za vsako zbirko osebnih podatkov vzpostaviti katalog zbirke osebnih podatkov in določene podatke iz omenjenega kataloga po določilu
  47. člena ZVOP-1 posredovati Državnemu nadzornemu organu za varstvo osebnih podatkov, to je Informacijskemu pooblaščencu. Obveznosti iz
  48. odstavka
  49. člena,
  50. in
  51. člena so oproščeni le delodajalci z manj kot 50 zaposlenimi (
  52. odstavek
  53. člena). Predhodno navedene izjeme pa skladno s
  54. odstavkom
  55. člena ne veljajo za zbirke osebnih podatkov, ki jih vodijo upravljavci osebnih podatkov iz javnega sektorja, notarji, odvetniki, detektivi, izvršitelji, izvajalci zasebnega varovanja, zasebni zdravstveni delavci, izvajalci zdravstvenih storitev ter za upravljavce osebnih podatkov, ki vodijo zbirke, ki vsebujejo občutljive osebne podatke, in je obdelava občutljivih osebnih podatkov del njihove registrirane dejavnosti. Več v zvezi z napisanim v zadnjem odstavku je na voljo tudi na uradni spletni strani Informacijskega pooblaščenca: http://www.ip-rs.si/pogosta-vprasanja/varstvo-osebnih-podatkov/. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.