← Slovenija

Evidence OP in biometrija - IPRS

Evidence OP in biometrija + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 27.03.2008 Številka: 0712-183/2008/2 Kategorije:Biometrija --> Kategorije: Biometrija Spoštovani, prejeli smo vaše elektronsko sporočilo. V njem ste nam zastavili naslednji dve vprašanji:
  3. Zanima vas, kako je z zagotavljanjem sledljivosti obdelave osebnih podatkov. Navajate, da računalniški program, ki omogoča sledljivost obdelave osebnih podatkov, omogoča tudi prenos (izvoz) v njem shranjenih osebnih podatkov v »excel«, kjer pa sledljivosti ni mogoče zagotoviti. V zvezi s tem vas zanima, ali morate v opisanem primeru onemogočiti iznos v »excel« (ali kakšen drug program) ali pa ročno voditi evidenco izvozov, s podatki o tem, kaj se je potem s temi izvozi dogajalo. Zanima vas tudi, ali to velja za vsako interno obdelavo osebnih podatkov.
  4. Zanima vas, ali je tudi za uporabo prenosnega računalnika, ki ima vgrajen čitalec prstnih odtisov, potrebno dovoljenje Informacijskega pooblaščenca, čeprav se uporabnik računalnika strinja, da bi rajši uporabljal tak čitalnik kot vsakokratno vpisoval gesla. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
  5. točke prvega odstavka
  6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter
  7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji:
  8. Osebne podatke lahko kot upravljavec obdelujete v programu Excel samo v primeru, ko stopnja sledljivosti, ki jo zagotavlja omenjeni program, tj. sledljivost sprememb, zadošča. Informacijski pooblaščenec ob tem poudarja, da je stopnjo sledljivosti, ki jo je upravljavec dolžan zagotavljati, treba ugotavljati od primera do primera, saj je odvisna od tveganja, ki ga predstavlja konkretna obdelava osebnih podatkov za posameznikovo informacijsko zasebnost. Stopnjo tveganja je treba presojati zlasti glede na naravo obdelovanih osebnih podatkov (pri obdelavi občutljivih osebnih podatkov je nujno zagotavljati tudi sledljivost vpogledov) in glede na specifičnost obdelave teh podatkov v posameznem primeru. V zvezi z vašim vprašanjem, ali je sledljivost potrebno zagotavljati tudi pri interni obdelavi osebnih podatkov, Informacijski pooblaščenec poudarja, da je kot sledljivost v smislu
  9. člena ZVOP-1 potrebno razumeti tako spremljanje obdelave osebnih podatkov znotraj upravljavca, torej v primerih, ko osebne podatke obdelujejo osebe, ki so znotraj upravljavca pooblaščene za vstop v zbirke, kot tudi nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov, za kar pa gre, ko pooblaščene osebe podatke v teh zbirkah spreminjajo ali posredujejo uporabnikom zbirk osebnih podatkov.
  10. V zvezi z vašim drugim vprašanjem pa Informacijski pooblaščenec meni, da v primeru, če kot delodajalec zaposlenemu v celoti prepustite tako odločitev, ali bo v službeni prenosni računalnik vstopal s pomočjo gesel ali preko svojega prstnega odtisa, kakor tudi celotno upravljanje v računalnik vgrajene biometrične naprave (vnos biometrične značilnosti, obdelava in izbris te značilnosti), potem v vašem primeru ne gre za izvajanje biometrijskih ukrepov iz
  11. člena ZVOP-1 s strani vas kot delodajalca, kar pomeni, da za uporabo biometričnih čitalcev s strani zaposlenih za vstop v službeni računalnik pod navedenimi pogoji ne potrebujete dovoljenja Informacijskega pooblaščenca iz
  12. člena ZVOP-
  13. Informacijski pooblaščenec ob tem izrecno poudarja, da v takem primeru kot delodajalec nimate dostopa do osebnih podatkov, ki jih zaposleni obdeluje za namene vstopanja v službeni prenosni računalnik s pomočjo čitalca prstnih odtisov. Obrazložitev:
  14. Pri odgovoru na vaše prvo vprašanje uvodoma opozarjamo na določila
  15. člena ZVOP-1, ki ureja zavarovanje osebnih podatkov, in sicer:

(1)Zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se:
  1. varujejo prostori, oprema in sistemsko programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami;
  2. varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki;
  3. preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih;
  4. zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov;
  5. omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov.
  6. odst. istega člena pa določa, da morajo biti postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov ustrezni glede na tveganje, ki ga predstavlja obdelava in narava določenih osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Uvodoma je potrebno pojasniti namen (ratio) določbe, ki narekuje, da mora biti zavarovanje urejeno tako, da omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov. Omenjena določba, ki opredeljuje t.i. sledljivost obdelave osebnih podatkov, je izjemnega pomena predvsem za odkrivanje nepooblaščenih vstopov v zbirke osebnih podatkov in posledično zlorabe tako pridobljenih osebnih podatkov (npr. javno razkritje ipd.). Informacijski pooblaščenec se zaveda, da je nemogoče stoodstotno preprečiti nepooblaščeno seznanitev in zlorabo osebnih podatkov, vendar pa je potrebno sprejeti vse razumne mere in ukrepe, ki lahko zlorabe preprečijo ali vsaj omogočijo naknadno ugotavljanje odgovornosti. Sledljivost je pomembna tudi s preventivnega vidika, zaradi česar je potrebno zaposlene seznaniti z dejstvom, da se izvaja sledljivost obdelave osebnih podatkov. V nekaterih primerih lahko že to dejstvo odvrne posameznika, da bi se odločil za neupravičen dostop do osebnih podatkov, saj se bo zavedal, da bodo njegova dejanja evidentirana. V zvezi z zagotavljanjem sledljivosti lahko ločimo:
  7. Sledljivost sprememb - nivo sledljivosti, ki omogoča naknadno ugotavljanje, kdo je vnesel, ažuriral ali drugače spremenil, izbrisal kateri podatek in kdaj.
  8. Sledljivost dostopa do podatkov – nivo sledljivosti, ki omogoča naknadno ugotavljanje, kdo je vnesel, spremenil ali izbrisal kakšen podatek in kdaj, poleg tega pa beleži tudi, kdo je do določenega podatka zgolj dostopil (vpogled, seznanitev), a podatka ni spremenil. Pri tem je potrebno kot vpogled oziroma dostop do podatka, ki ga je na tem nivoju potrebno beležiti opredeliti vsak ukaz podatkovni bazi, ki se odrazi v pridobitvi podatka ali prikazu podatka na izhodni napravi (npr. računalniški zaslon). Pri določanju zahtevne ravni sledljivosti, ki jo mora zagotavljati posamezen upravljavec osebnih podatkov je ključna določba
  9. odst.
  10. člena ZVOP-1, ki določa, da morajo biti postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov ustrezni glede na tveganje, ki ga predstavlja obdelava in narava določenih osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Tako mora upravljavec občutljivih osebnih podatkov (ZVOP-1 taksativno našteva, kateri podatki spadajo v to kategorijo), ki predstavljajo najsubtilnejšo kategorijo osebnih podatkov, vedno zagotoviti, da programska oprema omogoča tudi sledljivost dostopa do osebnih podatkov, torej tudi poznejše ugotavljanje kdo, kdaj, in do katerih podatkov je dostopal. Za osebne podatke, ki niso občutljivi, mora upravljavec zagotavljati vsaj raven sledljivosti sprememb, torej kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, kdo je to storil in kdaj, vendar se pri tem ne sme tega vzeti kot pravilo v smislu, da sledljivost dostopanja do podatkov ni potrebna. Tudi tu je namreč potrebno upoštevati tveganje, ki ga predstavlja obdelava in narava določenih osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Tudi razkritje »običajnega« osebnega podatka ima lahko za posameznika ali upravljavca veliko težo in resne posledice, zato je v določenih primerih potrebno zagotoviti tudi sledljivost vseh dostopov do podatkov, kar pa je potrebno presojati od primera do primera. V vašem dopisu ne navajate, katere osebne podatke nameravate obdelovati v programu Excel, v kakšen namen jih nameravate obdelovati, niti kakšno stopnjo sledljivosti zagotavlja program, v katerem zdaj obdelujete osebne podatke. Poudariti je namreč potrebno, da prvo stopnjo sledljivosti, tj. sledljivost sprememb omogoča tudi program Excel, in sicer preko ukaza »Sledi spremembam«. Iz povedanega sledi, da osebne podatke lahko obdelujete tudi v programu Excel, če v tem programu zagotavljate sledljivost sprememb, vendar pa zagotavljanje zgolj sledljivosti sprememb brez sledljivosti dostopa do podatkov zadošča le v primeru, da ne gre za obdelavo občutljivih osebnih podatkov ali pa ne gre za obdelavo osebnih podatkov, pri katerih bi tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava teh osebnih podatkov, zahtevalo tudi sledljivost dostopa do podatkov. Ker je tako tveganje mogoče presojati le od primera do primera, pa Informacijski pooblaščenec, glede na posredovane podatke, ne more oceniti, kakšno stopnjo sledljivosti morate zagotavljati v vašem primeru in posledično niti, ali je stopnja sledljivosti, ki jo zagotavlja program Excel (sledljivost sprememb) v vašem primeru zadostna ali ne.
  11. Za izvajanje biometrijskih ukrepov gre v skladu z
  12. členom ZVOP-1 takrat, ko se z obdelavo biometričnih značilnosti ugotavljajo ali primerjajo lastnosti posameznika, tako da se lahko izvrši njegova identifikacija oziroma preveri njegova identiteta. Biometrijski ukrepi se lahko izvajajo pod pogoji, ki jih določa ZVOP-
  13. Prstni odtis se, v skladu z definicijo iz
  14. tč.
  15. člena ZVOP-1 šteje za biometrično značilnost, zato gre tudi pri obdelavi prstnega odtisa v namene identifikacije oziroma preverjanja identiteta posameznika, za izvajanje biometrijskega ukrepa. Kljub povedanemu pa je po mnenju Informacijskega pooblaščenca potrebno razlikovati med situacijo, ko delodajalec izvaja biometrijske ukrepe tako, da zbira biometrične značilnosti zaposlenih in pri tem ustvari zbirko osebnih podatkov in podatke iz te zbirke potem obdeluje za identifikacijo oziroma preverjanje njihove identitete, in med situacijo, ko zbirka osebnih podatkov, katere upravljavec bi bil delodajalec, sploh ne nastane, in ko torej ne moremo govoriti o izvajanju biometrijskega ukrepa s strani delodajalca. Če povedano apliciramo na primer, ki ga opisujete v vašem dopisu, lahko zaključimo, da zbirka osebnih podatkov, katere upravljavec bi bil delodajalec, ne nastane, če kot delodajalec zaposlenemu zgolj omogočite, da namesto uporabniškega imena in gesla za vstop v svoj službeni prenosni računalnik uporabi svoj prstni odtis. Zaposlenemu mora biti v takem primeru omogočeno, da si sam izbere, ali bo v službeni prenosni računalnik vstopal s pomočjo uporabniškega imena in gesla ali pa s pomočjo na takem računalniku vgrajenega čitalca prstnih odtisov, ki omogoča vstop v prenosni računalnik na podlagi prepoznave prstnega odtisa. V opisanem primeru zaposleni sam vnese svojo biometrično značilnost (tj. prstni odtis) v biometrično napravo, jo tam shrani (bodisi kot naključno matematično kodo v sistemu template, bodisi kot (vsaj delno) sliko prstnega odtisa v sistemu sample) in iz sistema tudi izbriše, če se odloči, da v službeni računalnik ne bo več vstopal s pomočjo prstnega odtisa. Delodajalec pri tem ne sme dostopati do osebnih podatkov zaposlenega, ki jih ta obdeluje zaradi vstopanja v računalnik s pomočjo prstnega odtisa, saj so uporaba tega sistema in osebni podatki, ki jih je ob tem potrebno obdelovati, povsem v rokah zaposlenega. Informacijski pooblaščenec na podlagi povedanega zaključuje, da v opisanem primeru ne gre za izvajanje biometrijskih ukrepov v smislu
  16. člena ZVOP-
  17. Če torej kot delodajalec zaposlenemu v celoti prepustite tako odločitev, ali bo v službeni prenosni računalnik vstopal s pomočjo gesel ali preko svojega prstnega odtisa, kakor tudi celotno upravljanje v računalnik vgrajene biometrične naprave (vnos biometrične značilnosti, obdelava in izbris te značilnosti), potem v vašem primeru ne gre za izvajanje biometrijskih ukrepov iz
  18. člena ZVOP-1 s strani delodajalca, kar pomeni, da za uporabo biometričnih čitalcev za vstop v službeni računalnik pod navedenimi pogoji ne potrebujete dovoljenja Informacijskega pooblaščenca iz
  19. člena ZVOP-
  20. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.