Fotografija na identifikacijski kartici pismonoše + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.08.2014 Številka: 0712-1/2014/2719 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 8. 8. 2014 prejel vaš dopis, v katerem ste navedli, da je Pravna služba Pošte v pregled prejela idejo o oblikovanju nove identifikacijske kartice pismonoš in dostavljavcev, na katerih bi bila poleg navedbe, da gre za delavca Pošte Slovenije z imenom in priimkom, natisnjena tudi njegova fotografija. V mnenju ste jih opozorili na varovanje osebnih podatkov in opozorili, da je tak ukrep (fotografija na kartici) potrebno ustrezno utemeljiti (varnostni razlogi – preprečevanje kraj), pridobiti pisna soglasja delavcev za fotografiranje, vzpostaviti zbirko osebnih podatkov, določiti skrbnika, področje ustrezno urediti v internih predpisih… Zavzeli ste negativno stališče glede objave fotografij na karticah in nas prosite za mnenje, ali ste ravnali prav. Zanima vas, kaj morate še upoštevati v primeru, da se odločite za fotografije na identifikacijskih karticah. Iz dopisa, ki ste nam ga posredovali dodatno, izhaja, da bi z identifikacijsko kartico opremili delavce, ki opravljajo prevzem pošiljk pri strankah. V večini gre za pogodbene izvajalce in študente. Izdelavo kartic bi izdelali interno v Pošti Slovenije, in sicer na način, da delavec fotografira zadevnega delavca in fotografijo z imenom in priimkom posreduje v izdelavo PIT-u, kjer kartice natisnejo, podatke pa takoj po izdelavi uničijo. V primeru prenehanja opravljanja prevzemov pošiljk s strani določenega delavca bi se kartice uničile. Vodili bi seznam prejetih, predanih, vrnjenih in uničenih kartic. Pojasnili ste še, da zaradi preteklih zlorab in odtujitev vaših paketnih pošiljk pri nekaj strankah v preteklih mesecih ugotavljate, da sedanja zaščita oz. prepoznavnost delavca, ki prevzema pošiljke pri strankah, ni bila zadostna (pogodbenik je imel le oznako na vozilu in priponko z oznako PS, študent le priponko z oznako PS, ki jo je bilo lahko ponarediti), zlorabe pa morate preprečiti. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Upoštevaje dejstvo, da želite zaradi preteklih zlorab in odtujitev paketnih pošiljk uvesti identifikacijske kartice (
- le)za delavce, ki opravljajo prevzem pošiljk pri strankah, Pooblaščenec ocenjuje, da za uporabo fotografije na takšni kartici obstaja zakonska pravna podlaga (v 48. členu ZDR-1). Izkazovanje/preverjanje identitete osebe, ki prevzema pošiljke pri vaših strankah, je namreč del izvajanja varnega in učinkovitega delovnega procesa in je torej potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Način preverjanja identitete s pomočjo identifikacijske kartice s fotografijo je primeren in skladen z načelom sorazmernosti. Za izvedbo takšnega ukrepa ne potrebujete posebnega soglasja delavca. Ob vzpostavitvi nove zbirke osebnih podatkov (npr. zbirka osebnih podatkov, ki je potrebna za izdelavo identifikacijske kartice in vključuje fotografijo delavca ali zbirka osebnih podatkov, ki jih vsebuje seznam prejetih, predanih, vrnjenih in uničenih kartic) morate poskrbeti za zavarovanje osebnih podatkov (24. člen ZVOP-1) ter Pooblaščencu posredovati z zakonom določen nabor osebnih podatkov (27. člen ZVOP-1). O b r a z l o ž i t e v: Iz dopisa, ki ste nam ga dodatno posredovali, izhaja, da se vaše vprašanje nanaša na dopustnost uvedbe identifikacijske kartice s fotografijami za delavce, ki opravljajo prevzem pošiljk pri strankah (in ne na vse pismonoše in dostavljavcev, kot ste sprva navedli), zato se v mnenju opredeljujemo samo do te kategorije delavcev. ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna (ožja) pravna področja tudi s področnimi zakoni. Zaradi varstva delavca, ki je v razmerju do delodajalca zagotovo šibkejša stranka, je zakonodajalec delovno pravno področje specialno uredil z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006; v nadaljevanju ZEPDSV) in z Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), v katerih je določno opredelil, katere osebne podatke delavcev lahko delodajalec obdeluje in ne dopušča avtonomije strank v smislu, da bi delodajalec lahko od delavca zahteval katere koli osebne podatke, niti da bi jih obdeloval v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Delodajalec sme obdelovati osebne podatke v smislu, da jih natisne na identifikacijski kartici delavca, le v primeru, če izkaže, da je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V tem primeru delodajalec ne potrebuje posebnega soglasja delavca, ker ima za tovrstno ravnanje podlago v 48. členu ZDR-1. Za delavce v delovnem razmerju, za študente, ki pri delodajalcu opravljajo delo preko napotnic študentskega servisa, in za delavce, ki jih k vam napotijo pogodbeni partnerji, velja, da delo opravljajo po navodilih in pod nadzorom delodajalca (npr. Pošte Slovenije). Delodajalec, ki je odgovoren za izvajanje varnega in učinkovitega delovnega procesa, mora zagotoviti, da bo delovni proces sledil tem ciljem. S sprejemom dela pri določenem delodajalcu (ta vedno temelji na prostovoljni odločitvi delavca) se šteje, da delavec na te delodajalčeve pogoje tudi pristane. Kadar določeno delovno področje oziroma proces zaradi svoje specifičnosti za varno in zanesljivo izvedbo delovnih nalog terja identifikacijo delavcev, za obdelavo osebnih podatkov v delovni proces vključenih subjektov obstaja pravna podlaga (48. člen ZDR-1). Delodajalec mora pri tem spoštovati tudi načelo sorazmernosti (3. člen ZVOP-1). Pooblaščenec na podlagi vaše navedbe, da nameravate uvesti identifikacijsko kartico zaradi preteklih zlorab in odtujitev vaših paketnih pošiljk pri nekaj strankah v preteklih mesecih, ocenjuje, da je preverjanje identitete osebe, ki prevzema pošiljke pri vaših strankah, del izvajanja varnega in učinkovitega delovnega procesa. Uvedba takšne kartice je torej potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Glede na to, da je mogoče identiteto delavca, ki opravlja prevzem pošiljk pri strankah, preveriti z vpogledom v za to posebej izdelano identifikacijsko kartico s fotografijo, Pooblaščenec ocenjuje, da takšen način preverjanja identitete, ni v nasprotju z načelom sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1. Ker se mora tako delavec, ki opravlja delo v okviru delovnega razmerja, kot tudi na delo k uporabniku napoten delavec podvreči pravilom delodajalca, s katerimi se, z namenom doseganja kakovostnih in zanesljivih rezultatov, zagotavlja varen in učinkovit delovni proces, Pooblaščenec ugotavlja, da za obdelavo fotografije na identifikacijski kartici osebe, ki opravlja prevzem pošiljk pri strankah, za potrebe preverjanja njene identitete, obstaja zakonska pravna podlaga (v določbah ZDR-1). Pooblaščenec še dodaja, da je takšen način preverjanja identitete primeren in skladen z načelom sorazmernosti. Kot izhaja iz vašega dopisa, bosta pri uvedbi identifikacijske kartice nastali dve zbirki osebnih podatkov (zbirka osebnih podatkov, ki je potrebna za izdelavo identifikacijske kartice in vključuje fotografijo delavca ali zbirka osebnih podatkov, ki jih vsebuje seznam prejetih, predanih, vrnjenih in uničenih kartic), zato vas opozarjamo na dolžnost ustreznega zavarovanja osebnih podatkov (24. člen ZVOP-1), kar v praksi pomeni, da morate pred vzpostavitvijo sistema identifikacijskih kartic s fotografijami oseb, ki opravljajo prevzem pošiljk pri strankah, jasno opredeliti pravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov tudi v svojih internih pravilnikih (kateri osebni podatki se bodo obdelovali v fazi izdelave kartice in kateri v fazi uporabe kartice, kakšen bo rok hrambe podatkov, kje in kako bodo shranjeni (npr. v zaklenjenih omarah), kdo bo imel dostop do njih, kako bo zavarovan dostop do teh podatkov, kako bo zagotovljena sledljivost (naknadno ugotavljanje, kdo je obdelal kateri osebni podatek) in kakšni bodo ukrepi v primeru zlorabe osebnih podatkov). Po sprejemu internih aktov je treba zagotoviti, da se bodo predpisani postopki in ukrepi tudi dejansko izvajali. Da bi to dosegli, je treba z akti, ki predpisujejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, seznaniti vse zaposlene, poleg tega pa morajo obdelovalci osebnih podatkov skladno z določbami 25. člena ZVOP-1 določiti tudi osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki zaradi narave njihovega dela lahko obdelujejo določene osebne podatke. Poleg tega mora upravljavec za vsako zbirko osebnih podatkov, ki jo vodi, Pooblaščencu posredovati z zakonom določen nabor podatkov (27. člen ZVOP-1). S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026