Fotokopiranje osebnega dokumenta v javnem sektorju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 06.08.2014 Številka: 0712-1/2014/2687 Kategorije:Pridobivanje OP iz zbirk --> Kategorije: Pridobivanje OP iz zbirk Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 5.8.2014 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da je pri posredovanju vloge za sprejem pacienta v socialno varstveno ustanovo zaželeno, da se zraven posreduje tudi fotokopija njegovega osebnega dokumenta. Menite, da ZOIzk-1 in ZPLD-1 skladno z ZVOP-1 v svojih določbah dovoljujejo, da upravljavci osebnih podatkov lahko osebne dokumente kopirajo na podlagi pisne privolitve njihovih imetnikov. Zanima vas torej zakaj bolnišnica (javni sektor) ne bi smela fotokopirati osebnega dokumenta pacienta na podlagi njegove pisne privolitve? Sprašujete še, ali je potem bolj smiselno, da osebni dokument kopira pacient in kopijo označi s svojim podpisom čez sliko izkaznice in fotokopijo bolnišnica, skupaj z vlogo za sprejem pacienta, pošlje v socialno varstveno ustanovo? Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Skladno z Zakonom o osebni izkaznici ter Zakonom o potnih listinah smejo osebno izkaznico, kot tudi potni list fotokopirati imetniki dokumenta, notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. Kopiranje osebne izkaznice oz. potnega lista pa je dovoljeno tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice oz. potnega lista. Določbe v zgoraj omenjeni področni zakonodaji tako predstavljajo zadosten pravni temelj zahtevan v
- členu ZVOP-1, ki javnem sektorju (v konkretnem primeru bolnišnicam in socialno varstvenim ustanovam) omogoča kopiranje osebnih dokumentov na podlagi pisne privolitve posameznika. Pooblaščenec pa pri tem opozarja, da je pri vsakem fotokopiranju osebnega dokumenta potrebno nujno upoštevati načelo sorazmernosti, ki ga opredeljuje ZVOP-
- Ta v
- členu določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Za dokončno opredelitev do vašega vprašanja bi tako potrebovali še informacijo, za kakšen namen bolnišnice in socialno varstvene ustanove sploh potrebujejo kopijo osebnega dokumenta pacientov. Namen je vselej ključen za presojo, o njem pa ste (med drugim) pred pridobitvijo privolitve dolžni informirati tudi posameznika, čigar osebne podatke (fotokopijo osebnega dokumenta) bi želeli. O b r a z l o ž i t e v: Obdelava osebnih podatkov je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani, ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno. V skladu z
- členom ZVOP-1 pa se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tudi bolnišnice in socialno varstvene ustanove) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na to se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Kopiranje osebnih dokumentov je v skladu s
- členom Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/2011; v nadaljevanju ZOIzk-1) in 4.a členom Zakona o potnih listinah državljanov Republike Slovenije (Uradni list RS št. 29/2011-UPB4; v nadaljevanju ZPLD-1) možno samo v primerih, ki jih določa zakon.
- člen ZOIzk-1 tako določa, da smejo osebno izkaznico poleg njenega imetnika kopirati še notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. Pojma finančna družba in finančne storitve sta opredeljena v zakonu, ki ureja bančništvo. Kopiranje osebne izkaznice je dovoljeno tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice. Ob kopiranju osebne izkaznice je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija osebne izkaznice ne bo uporabljala za druge namene. Prepovedano je nadaljnje kopiranje kopije. Na vlogo imetnika osebne izkaznice je upravljavec zbirk osebnih podatkov dolžan izdati potrdilo o kopiji osebne izkaznice, na katerem je naveden namen rabe kopije in rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje. Imetnik osebne izkaznice lahko kopijo označi s svojim podpisom. Kopijo osebne izkaznice je prepovedano hraniti v elektronski obliki. Enako 4.a člen ZPLD-1 določa, da smejo potno listino poleg njenega imetnika kopirati tudi notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. Pojma finančna družba in finančne storitve sta opredeljena v zakonu, ki ureja bančništvo. Kopiranje potne listine je dovoljeno tudi na podlagi pisne privolitve imetnika potne listine. Ob kopiranju potne listine je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija potne listine ne bo uporabljala za druge namene. Prepovedano je nadaljnje kopiranje kopije. Na vlogo imetnika potne listine je upravljavec zbirk osebnih podatkov dolžan izdati potrdilo o kopiji potne listine, na katerem je naveden namen rabe kopije in rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje. Imetnik potne listine lahko kopijo označi s svojim podpisom. Kopijo potne listine je prepovedano hraniti v elektronski obliki. Zgoraj navedena
- člen ZOIzk-1 in 4.a člen ZPLD-1 tako predstavljata zadosten pravni temelj zahtevan v
- členu ZVOP-1, ki javnem sektorju (v konkretnem primeru bolnišnicam in socialno varstvenim ustanovam) omogoča kopiranje osebnih dokumentov na podlagi pisne privolitve posameznika. Pri tem pa Pooblaščenec pojasnjuje, da gre pri kopijah osebnih dokumentov ne le za varstvo osebnih podatkov, ampak tudi za varstvo obrazcev (varstvo pred enostavnim ponarejanjem in krajo identitete). Področna zakonodaja zato od upravljavcev osebnih podatkov, ki bodo kopirali osebne dokumente, izrecno zahteva, da kopijo ustrezno označijo z opozorilom o prepovedi uporabe v druge namene. Pooblaščenec nadalje opozarja, da je pri vsakem fotokopiranju osebnega dokumenta potrebno nujno upoštevati načelo sorazmernosti, ki ga opredeljuje ZVOP-
- Ta v
- členu določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Posameznika je torej treba pred napravo kopije informirati o namenu (za kaj je potrebna ravno kopija) in mu dati možnost, da se odloči, ali bo kopijo dovolil ali ne. Za dokončno opredelitev do vašega vprašanja bi tako potrebovali še informacijo, za kakšen namen bolnišnice in socialno varstvene ustanove potrebujejo kopijo osebnega dokumenta pacientov. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026