Fotokopiranje osebnih dokumentov kandidatov za izpite - IPRS

Fotokopiranje osebnih dokumentov kandidatov za izpite + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 26.09.2006 Številka: 0712-197/2006/2 Kategorije:Razno, Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo, Razno Spoštovani,prejeli smo vaš dopis št. IC-086/06 z dne 7.9.2006.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Spraševali ste nas:Od nas želite pridobiti dovoljenje, da bi za potrebe izdaje spričeval o znanju slovenščine na osnovni, srednji in visoki ravni, lahko osebne dokumente kandidatov fotokopirali vsi izvajalci vaših izpitov. Navajate tudi, da morajo kandidati ob pristopu na izpit izkazati svojo identiteto tako, da pokažejo veljaven osebni dokument s sliko. Za izdajo spričeval v Centru _________ namreč potrebujete natančne osebne podatke kandidatov. Pojasnjujete, da kandidati sicer navedejo svoje podatke na prijavnico, s katero se prijavijo na izpit, vendar so njihovi podatki pogosto netočni oz. nepopolni.ZVOP-1 v
6. členu natančno določa obdelavo osebnih podatkov, kamor nedvomno sodijo tudi podatki, ki jih zbirate za namene izdaje spričeval in prijave na izpit. V skladu z omenjenim členom se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Drugi odstavek istega člena pa pravi, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.Pooblaščenec sodi, da Center _________ kot drugi/tuji jezik spada v javni sektor, ker deluje na fakulteti, ki ima status pravne osebe javnega prava, pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju pa ZVOP-1 opredeljuje v
7. členu. Prvi odstavek tega člena določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, zakon pa lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le ob posebni privolitvi posameznika. Tretji odstavek istega člena določa, da se ne glede na prvi odstavek lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Ob tem je za obravnavo vašega primera potrebno izpostaviti tudi določbo četrtega odstavka istega člena, ki določa, da se ne glede na prvi odstavek tega člena lahko v javnem sektorju obdelujejo tudi tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.Ne glede na navedeno, pa mora upravljavec osebnih podatkov ves čas tudi spoštovati načelo sorazmernosti iz
8. člena ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Vendarle pa je za podrobnejše razumevanje obravnavane problematike najprej potrebno osvetliti osnovne pojme, kot izhajajo iz področne zakonodaje. Za osebne dokumente v Republiki Sloveniji veljajo osebna izkaznica, potni list, vozniško dovoljenje, ali katera druga javna listina, ki jo izda ustrezen organ, in je opremljena s fotografijo državljana. Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 75/97, 60/05 in 100/05, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZOizk) v prvem odstavku
9. členu določa, da mora državljan osebno izkaznico ali javno listino omenjeno zgoraj, na zahtevo uradne osebe, ki je po zakonu za to pooblaščena, dati na vpogled. Drugi odstavek istega člena določa, da državljan svoje osebne izkaznice ne sme dati ali posoditi drugi osebi ali uporabiti tuje osebne izkaznice kot svojo. V tretjem odstavku tega člena pa je določeno, da se osebne izkaznice ne sme zastaviti niti tuje osebne izkaznice vzeti z namenom zavarovanja kakšne koristi ali pravice. Smiselno enako, kot določa tretji odstavek omenjenega člena, določa tudi drugi odstavek
10. člena Zakona o potnih listinah (Uradni list RS, št. 65/00, 98/05 in 3/2006, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZPLD-1), v katerem je zapisano, da je prepovedano zastaviti potno listino ali vzeti tujo potno listino z namenom zavarovanja kakšne koristi oziroma pravice.Iz izpostavljenih določb ZOizk in ZPLD-1 bi se s pomočjo logične razlage lahko sklepalo, da je prepovedno tudi vsakršno pridobivanje fotokopij osebnih dokumentov z namenom zavarovanja kakšne koristi oz. pravice. Kot zavarovanje takšne koristi, pa je moč razumeti tudi vašo željo po pridobitvi fotokopij osebnih dokumentov za potrebe izdajanja spričeval. Jasno je, da narava originalnega osebnega dokumenta in njegove kopije ni enaka, vendar je tudi na podlagi slednje osebne podatke posameznika mogoče zlorabiti. Na podlagi povedanega, Pooblaščenec meni, da je vaša želja prekomerna in nezakonita, saj za pridobivanje fotokopij osebnih dokumentov nimate ustrezne zakonske podlage, svoje interese pa lahko zaščitite in uveljavljate tudi drugače. Navedeno pa seveda ne pomeni, da nimate pravice vpogledati v osebni dokument. V izogib goljufijam je celo vaša dolžnost, da preverite identiteto posameznika. Pooblaščenec tudi opozarja, da kandidati sami odgovarjajo za napačno posredovane podatke. Iz povedanega tako izhaja, da od kandidatov ne smete pridobivati fotokopij osebnih dokumentov, ker kot organ javnega sektorja za to nimate zakonske podlage. Priporočamo vam, da ob prijavi, z vpogledom v osebno izkaznico, preverite, ali je posameznik navedel vse tiste podatke, ki jih potrebujete za izdajo ustreznega spričevala in ga, v kolikor so podatki pomanjkljivi, na to opomnite in ga opozorite, da mu na podlagi pomanjkljivih osebnih podatkov ne morete izdati spričevala.Prijazen pozdrav,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav. Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026