Fotokopiranje osebnih dokumentov zaposlenih s strani delodajalca - IPRS

Fotokopiranje osebnih dokumentov zaposlenih s strani delodajalca + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 28.03.2007 Številka: 0712-350/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani,dne 27.03.2007 smo po elektronski pošti prejeli vaše vprašanje, ki se nanaša na področje varstva osebnih podatkov. Zanima vas, ali ste kot podjetje upravičeni do fotokopiranja osebnih dokumentov delavcev (osebne izkaznice), iz katere sta razvidna EMŠO številka in stalno prebivališče, ki ju od delavca potrebujete pri sklenitvi delovnega razmerja. V zvezi s tem vas zanima tudi, ali lahko te podatke pošiljate na ZZZS, ki podatke potrebuje za prijavo delavca.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. in 18. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem o posredovanju osebnih podatkov.Pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je po 6. tč. 1. odst. 6. čl. ZVOP-1 upravljavec osebnih podatkov fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. Iz 8. tč. 1. odst. 6. čl. ZVOP-1 obenem izhaja, da je uporabnik osebnih podatkov fizična, pravna ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki se ji posredujejo ali razkrijejo osebni podatki. Takšna definicija dejansko pomeni, da se za uporabnika osebnih podatkov šteje katerakoli oseba, ki se jih posredujejo ali razkrivajo osebni podatki.1. V prvem delu vam najprej odgovarjamo na vprašanje, pod kakšnimi pogoji lahko kot upravljavec obdelujete osebne podatke o zaposlenih delavcih in ali ste upravičeni do fotokopiranja njihovih osebnih izkaznic. V zvezi s tem najprej pojasnjujemo, da v skladu s 3. tč. 6. člena ZVOP-1 pomeni obdelava osebnih podatkov kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki,…zlasti zbiranje, pridobivanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago. Po 6. tč. 1. odst. 6. čl. ZVOP-1 je upravljavec osebnih podatkov fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.Upoštevaje 10. člen ZVOP-1 se osebni podatki v zasebnem sektorju (ker ste navedli, da gre v vašem primeru za delodajalca, ki je družba, Pooblaščenec domneva, da gre za zasebni sektor) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.Osebni podatki, ki se obdelujejo, pa morajo biti v skladu z načelom sorazmernosti, ki ga ureja 3. čl. ZVOP-1, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Prav tako pa morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, v skladu z 18. čl. ZVOP-1 točni in ažurni, zato lahko upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri njihovo točnost z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika.Ker je osebni podatek glede na 1. tč. 6. čl. ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je glede na 2. tč. istega člena določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba pa je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa, Pooblaščenec ugotavlja, da vsi podatki iz osebne izkaznice, razen upravne enote izdaje osebne izkaznice, datuma izdaje in veljavnosti osebne izkaznice, ustrezajo predhodno navedeni definiciji osebnega podatka. To pomeni, da se z zbiranjem fotokopije osebne izkaznice za arhiv zbirajo sledeči osebni podatki: številka osebne izkaznice, fotografija, ime in priimek, spol, državljanstvo, datum rojstva, lastnoročni podpis, naslov stalnega prebivališča in enotna matična številka občana (EMŠO).Izhajajoč iz navedenega Pooblaščenec opozarja, da ima upravljavec v skladu z 18. čl. ZVOP-1 pred vnosom v zbirko osebnih podatkov pravico, da preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument (npr. osebno izkaznico) ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo. Prav tako se lahko v zasebnem sektorju na podlagi osebne privolitve v smislu 1. odst. 10. čl. ZVOP-1 iz osebne izkaznice fotokopirajo tisti osebni podatki, ki so upoštevajoč načelo sorazmernosti iz 3. čl. ZVOP-1 ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo, v kolikor specialni zakon ne določa drugače.ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna pravna področja tudi s področnimi zakoni. Tako je potrebno dopustnost zbiranja osebnih podatkov o zaposlenih delavcih s strani delodajalca presojati tudi v luči pozitivne delovnopravne zakonodaje in zakonodaje s področja evidenc na področju dela in socialne varnosti.V skladu s 46. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, v nadaljevanju: ZDR) se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. (1. odstavek 46. člena ZDR). Drugi odstavek istega člena nadalje določa, da osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. 3. odstavek pa še določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Določbe prejšnjih odstavkov pa se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Iz navedene določbe ZDR tako izhaja, da delodajalec lahko zbira tiste podatke zaposlenih in kandidatov za zaposlitev, ki so določeni s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje je potrebno upoštevati tudi določbe Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju: ZEPDSV). Upoštevaje 12. člen ZEPDSV vodijo delodajalci naslednje evidence v skladu s tem zakonom: evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa ter evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. 13. člen ZEPDSV nadalje določa, da se v evidenco o zaposlenih delavcih za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpišejo:

1. a)podatki o delavcu: osebno ime, datum rojstva, če oseba nima EMŠO, kraj rojstva, država rojstva, če je kraj rojstva v tujini, enotna matična številka občana, davčna številka, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), izobrazba, ali je delavec invalid, kategorija invalidnosti, ali je delavec delno upokojen, ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo, naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);
2. b)podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci): vrsta delovnega dovoljenja, datum izdaje delovnega dovoljenja, datum izteka delovnega dovoljenja, številka delovnega dovoljenja, organ, ki je izdal delovno dovoljenje;
3. c)podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi: datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi, datum nastopa dela, vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi, razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas, poklic, ki ga opravlja delavec, strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, število ur tedenskega rednega delovnega časa, razporeditev delovnega časa, kraj, kjer delavec opravlja delo, ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo; č) podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi: datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi, način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.Ker se vaše vprašanja konkretno nanaša na fotokopiranje osebne izkaznice Pooblaščenec poudarja, da je potrebno upoštevati tudi 3. odst. 3. čl. Zakona o osebni izkaznici (Ur. l. RS, št. 100/05, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZOIzk-UPB), v skladu s katerim se osebne izkaznice ne sme zastaviti niti tuje osebne izkaznice vzeti z namenom zavarovanja kakšne koristi ali pravice. Ker sodi po naravi stvari v zastavo osebne izkaznice tudi njeno fotokopiranje, je pri vsakršnem zbiranju osebnih podatkov iz osebne izkaznice nujno potrebno spoštovati načelo sorazmernosti in osebne podatke obdelovati v najmanjši, torej nujno potrebni meri, saj je sicer odgovor na zastavljeno vprašanje negativen.Na podlagi navedenega Pooblaščenec zaključuje, da kot delodajalec lahko zbirate od delavcev tudi podatek o enotni matični številki in stalnem prebivališču, ki se nahajata na osebni izkaznici oz. drugem uradnem dokumentu, saj za to obstaja izrecna zakonska podlaga in sicer v 13. členu ZEPDSV. Pred vnosom teh podatkov v zbirko o delavcih lahko z vpogledom ugotovite točnost teh osebnih podatkov, nimate pa pravne podlage, da osebno izkaznico fotokopirate.2. Glede drugega dela vašega vprašanja, v katerem vas zanima, ali lahko tako zbrane podatke o delavcih posredujete ZZZS, ki jih potrebuje za prijavo delavca v zdravstveno zavarovanje, najprej ugotavljamo, da je ZZZS (v nadaljevanju zavod) v konkretnem primeru uporabnik osebnih podatkov. Pojem uporabnika osebnih podatkov je določen v 8. tč. 1. odst. 6. čl. ZVOP-1, ki pravi, da je uporabnik osebnih podatkov fizična, pravna ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki se ji posredujejo ali razkrijejo osebni podatki. Takšna definicija dejansko pomeni, da se za uporabnika osebnih podatkov šteje katerakoli oseba, ki se jih posredujejo ali razkrivajo osebni podatki.22. člen ZVOP-1 v 1. odst. določa, da mora upravljavec osebnih podatkov proti plačilu stroškov posredovanja, če zakon ne določa drugače, posredovati osebne podatke uporabnikom osebnih podatkov.Glede vprašanja dopustnosti oziroma zakonitosti posredovanja osebnih podatkov uporabnikom s strani upravljavcev osebnih podatkov, pa je treba upoštevati tudi splošne določbe o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov iz 8.,9. in 10. čl. ZVOP-1. Tako je dejansko tudi posredovanje oziroma razkritje osebnih podatkov uporabnikom osebnih podatkov dopustno samo v naslednjih primerih: če obstaja za posredovanje izrecna podlaga v zakonu, če je podana pisna privolitev posameznika ali če je posredovanje osebnih podatkov potrebno zaradi izpolnjevanja pogodbenih in zakonskih obveznosti, kot jih določata 9. in 10. čl. ZVOP-1. 1. odst. 9. člena ZVOP-1, ki določa pravne podlage za obdelovanje osebnih podatkov v javnem sektorju kamor spada tudi zavod, pravi, da se osebni podatki lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. 3. odst. 9. čl. ZVOP-1 obenem določa, da se, ne glede na prvi odstavek tega člena, v javnem sektorju lahko izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. V zvezi s posredovanjem podatkov zavodu Pooblaščenec ugotavlja, da obvezno zdravstveno zavarovanje ureja Zakon o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (Ur.l. RS, št. 72/06, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZZVZZ). Po 1. tč. 15. čl. tega zakona so zavarovanci za obvezno zdravstveno zavarovanje vse osebe, ki so v delovnem razmerju v Republiki Sloveniji. Upoštevaje zadnji odstavek 78. čl. ZZVZZ način prijave v zavarovanje ter listine, potrebne pri uresničevanju zdravstvenega zavarovanja, določi zavod. 79b. člen ZZVZZ obenem pravi, da so zbirke na področju zdravstvenega zavarovanja naslednje: evidenca o zavarovanih osebah obveznega zdravstvenega zavarovanja, evidenca o zavezancih za prispevek ter evidenca o izvajalcih zdravstvene dejavnosti. Iz drugega odstavka 79b. člena ZZVZZ, ki določa, kateri podatki o zavarovanih osebah se hranijo v teh zbirkah hkrati sledi, da se o zavarovancih (med drugimi) vodi tudi podatek o EMŠO ter stalnem oziroma začasnem prebivališču. Upoštevaje navedeno Pooblaščenec zaključuje, da zavodu lahko posredujete vse osebne podatke o delavcih, za obdelavo katerih obstaja izrecna zakonska podlaga v 79b. členu ZZVZZ. V upanju, da ste dobili odgovor na vaše vprašanje, vas vljudno pozdravljam.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
4. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026