Hramba dokumentacije na CSD + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 24.10.2011 Številka: 0712-1/2011/2834 Kategorije:Postopki na centrih za socialno delo --> Kategorije: Postopki na centrih za socialno delo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da vas zanima, kako dolgo se hranijo osebni podatki na Centrih za socialno delo (tako za polnoletne kot za mladoletne osebe). Navajate, da vam je znano, da je hramba podatkov različna, glede na to, ali so bile v obravnavo primera vpletene sodne oblasti ali v kolikor je obravnava iz CSD prešla na sodišče. Ob tem nas sprašujete še, kako vpliva hramba podatkov na to, da oseba, katere podatke obdeluje CSD, spremeni državljanstvo in kaj se po tem zgodi z njenimi osebnimi podatki. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pooblaščenec na podlagi posredovanih informacij meni, da CSD osebne podatke hrani 10 let po prenehanju pravice, ki jo je posameznik uveljavljal pri CSD. Po preteku navedenega roka se podatki arhivirajo. Iz določb ZSV ne izhaja, da bi bila hramba osebnih podatkov mladoletnih oseb drugačna od hrambe osebnih podatkov polnoletnih oseb. Upravičenci do pravic iz ZSV so po
- členu ZSV državljani Republike Slovenije, ki imajo stalno prebivališče v Sloveniji ter tujci, ki imajo dovoljenje za stalno prebivanje v Sloveniji. Pri spremembi državljanstva posameznik lahko izgubi pravice, ki jih lahko uveljavljajo pred CSD samo državljani Republike Slovenije ali tujci, ki imajo dovoljenje za stalno prebivanje v Sloveniji. Nikakor pa sprememba državljanstva ne vpliva na hrambo osebnih podatkov, ki jih ima CSD še iz časa, ko je posameznik še imel npr. slovensko državljanstvo in so mu zato še pripadale pravice oz. je bil vključen v postopek pred CSD. Hramba osebnih podatkov, ki jih CSD preda sodišču pa je urejena v SR, in sicer v
- členu. O b r a z l o ž i t e v:
- Varstvo osebnih podatkov Da bi lažje razumeli pristojnosti Pooblaščenca, vam v nadaljevanju pojasnjujemo nekaj pojmov, kot jih določa ZVOP-
- Osebni podatek je skladno s
- točko
- člena ZVOP-1 opredeljen kot katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je na podlagi
- točke
- člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Splošna opredelitev pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov je opredeljena z
- členom ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. 1.odstavek
- člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v javnem sektorju (kamor sodita tako CSD kot sodišča) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.
- Obdelava in hramba osebnih podatkov na CSD in hramba OP na sodiščih Pri podaji odgovorov na vaša vprašanja smo izhajali iz informacij, ki ste nam jih posredovali in iz katerih ni bilo moč določiti, za kakšen postopek pred CSD in sodiščem, v konkretnem primeru gre. Zakon o socialnem varstvu (Uradni list RS, št. 3/2007; ZSV) v
- členu določa, da se za potrebe izvajanja socialno varstvene dejavnosti določene z zakonom, za načrtovanje politike socialnega varstva, spremljanje stanja ter za znanstveno raziskovalne in statistične namene, na področju socialnega varstva vodijo zbirke podatkov, ki zajemajo celotni nacionalni sistem socialnega varstva. Zbirke podatkov vsebujejo podatke o: – storitvah, – denarnih socialnih pomočeh, – drugih pomočeh posamezniku po tem zakonu, – oprostitvah pri plačilu storitev, – izvajalcih socialno varstvene dejavnosti, – financiranju socialno varstvene dejavnosti, – izvajanju drugih nalog, ki so izvajalcem dejavnosti z zakonom poverjene kot javna pooblastila ter nalog, ki jih izvajalcem dejavnosti nalagajo drugi predpisi. Nadalje je pomembno navesti, da zbirke podatkov iz prve, druge, tretje in četrte alinee drugega odstavka prejšnjega člena vsebujejo naslednje podatke posameznika, na katerega se nanaša pravica ali obveznost po tem zakonu, in njegovega zakonitega zastopnika: – ime in priimek, – rojstne podatke, – spol, – enotno matično številko občana, – podatke o državljanstvu, – podatke o dovoljenju za prebivanje tujca, – podatke o prebivališču, – podatke, ki se nanašajo na družinska razmerja (število družinskih članov, tip družine, razmerje do vlagatelja), – podatke o gospodinjstvu, – podatke, ki se nanašajo na vrsto življenjske skupnosti (zakonska zveza ali zunajzakonska skupnost), – podatke o statusu (podatke o šolanju, o zaposlitvi, o upokojitvi, drugo), – podatke o izobrazbi, – podatke o zdravstvenem stanju in invalidnosti, – podatke o plačah in drugih dohodkih in prejemkih, – podatke o premoženju, – podatke o socialnih stiskah in težavah posameznikov, družin in skupin prebivalstva, – podatke o oprostitvi pri plačilu storitev, – davčno številko, – številko tekočega oziroma drugega računa, – podatke, ki se nanašajo na stanovanjske in bivalne pogoje. Posamezne zbirke podatkov lahko vsebujejo tudi podatke, ki niso osebni, ki so potrebni za dosego namena iz prvega odstavka prejšnjega člena. (
- člen ZSV)
- člen ZSV določa, da se osebni podatki iz prvega odstavka
- člena ZSV hranijo 10 let po prenehanju pravice. Po preteku navedenega roka se podatki arhivirajo. Podatki iz drugega odstavka
- člena ZSV se hranijo do poteka namena iz prvega odstavka
- člena ZSV. Iz navedenih določb ne izhaja, da bi bila hramba osebnih podatkov mladoletnih oseb drugačna od hrambe osebnih podatkov polnoletnih oseb. Upravičenci do pravic iz ZSV so po
- členu ZSV državljani Republike Slovenije, ki imajo stalno prebivališče v Sloveniji ter tujci, ki imajo dovoljenje za stalno prebivanje v Sloveniji. Državljani Republike Slovenije, ki nimajo stalnega prebivališča v Sloveniji, ter tujci, ki nimajo dovoljenja za stalno prebivanje v Sloveniji, uveljavljajo pravice do posameznih storitev in denarne socialne pomoči v primerih in pod pogoji, ki jih določa ZSV. Pri spremembi državljanstva pa je potrebno poudariti, da posameznik s tem izgubi pravice, ki jih lahko uveljavljajo pred CSD samo državljani Republike Slovenije ali tujci, ki imajo dovoljenje za stalno prebivanje v Sloveniji. Nikakor pa sprememba državljanstva ne vpliva na hrambo osebnih podatkov, ki jih ima CSD še iz časa, ko je posameznik še imel npr. slovensko državljanstvo in so mu zato še pripadale pravice oz. je bil vključen v postopek pred CSD. Hramba osebnih podatkov, ki jih CSD preda sodišču pa je urejena v Sodnem redu (Uradni list RS št. 17/1995, s spremembami in dopolnitvami) in sicer v
- členu, ki določa, da se vse pravnomočne sodne odločbe, vpisniki, imeniki, pomožne knjige hranijo trajno. Dokumenti v zvezi s finančno-računovodskim poslovanjem se hranijo skladno s posebnimi predpisi. Sodni spisi pa se hranijo, dokler niso presneti na mikrofilm oziroma dokler sodišča dokumentarnega gradiva, ki ima lastnost arhivskega gradiva, ne izročijo pristojnemu arhivu po desetih letih od nastanka gradiva, če z arhivskimi predpisi ni drugače določeno. Navodilo o izločanju dokumentarnega gradiva izda minister, pristojen za pravosodje. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec:Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026