Hramba dokumentov pri sestrski družbi v EU - IPRS

Hramba dokumentov pri sestrski družbi v EU + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.02.2021 Številka: 07121-1/2021/255 Kategorije:Pogodbena obdelava podatkov, Prenos osebnih podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije --> Kategorije: Pogodbena obdelava podatkov, Prenos osebnih podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) je prejel vaše vprašanje v zvezi s hrambo kadrovske dokumentacije. Navajate, da vam kadrovsko funkcijo izvaja sestrska družba v drugi državi EU, ki jim nameravate poslali osebne mape vseh zaposlenih (predvsem pogodbe o zaposlitvi in podobni dokumenti). Zanima vas, ali v zvezi s tem obstajajo omejitve s področja varstva osebnih podatkov (podobno kot npr. za prenos v tretje države)? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
3. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
5. točko prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanjem. IP pojasnjuje, da hramba osebnih map zaposlenih nedvomno predstavlja obdelavo osebnih podatkov, za kar se uporabljajo pravila varstva osebnih podatkov. Hkrati pa je hramba kadrovske dokumentacije v prvi vrsti obveznost iz delovnopravnega področja, za kar IP ni pristojen – glede vprašanja, ali obstajajo posebne omejitve za posredovanje kadrovskih map v drugo državo članico po delovnopravni ureditvi, zaradi varstva posebnih pravic iz delovnega razmerja, se morate obrniti na ministrstvo, pristojno za delo oziroma na Inšpektorat za delo. V zvezi z varstvom osebnih podatkov, pa IP pojasnjuje, da če obdelavo osebnih podatkov za namen, ki ga določi upravljavec (npr. delodajalec), izvaja druga oseba (npr. sestrska družba v tujini), lahko ta druga oseba deluje kot pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov. V tem primeru sme pogodbeni obdelovalec obdelovati osebne podatke (tudi zgolj hramba se šteje za obdelavo osebnih podatkov), le v skladu z navodili upravljavca. Upravljavec in obdelovalec morata skleniti pogodbo o obdelavi osebnih podatkov v pisni obliki. Pogodba mora vsebovati vse bistvene sestavine, ki jih določa člen 28 Splošne uredbe. Za več informacij predlagamo, da se seznanite s Smernicami o pogodbeni obdelavi, ki so objavljene med publikacijami iz področja varstva osebnih podatkov na spletni strani IP. Pogodbena obdelava je na kratko razložena tudi v infografiki: Pogodbena obdelava. Sistem varstva osebnih podatkov je na kratko pojasnjen v infografiki: GDPR na kratko. Glede vašega vprašanja o dodatnih pogojih, ker osebni podatki potujejo v drugo državo članico EU, pojasnjujemo, da se za prenos osebnih podatkov znotraj EU ne zahtevajo dodatni pogoji, ki veljajo za prenose v tretje države, mora pa upravljavec spoštovati splošna pravila za zagotavljanje varstva osebnih podatkov. Lep pozdrav, Pripravil: Anže Novak Svetovalec pooblaščenca za preventivo Mojca Prelesnik informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026