Hramba fotokopij osebnih dokumentov v upravnih spisih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 12.02.2021 Številka: 07120-1/2021/55 Kategorije:Upravne enote, Uradni postopki , Zavarovanje osebnih podatkov --> Kategorije: Upravne enote, Uradni postopki, Zavarovanje osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) je na spletnem dogodku ob Dnevu varstva osebnih podatkov 2021, prejel vaše vprašanje: "Kako je s hrambo fotokopij potnih listov v upravnih zadevah, ki so zaključene, pa jih je potrebno še hraniti"? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanjem. Če so bile fotokopije potnih listin zakonito pridobljene skladno s področno zakonodajo, velja glede njihove hrambe v upravnem spisu enako, kot glede hrambe drugih listin s katerimi se dokazuje upravna zadeva in so del spisa konkretne upravne zadeve. Pogoj za zakonito hrambo je torej zakonita pridobitev fotokopij v skladu s področno zakonodajo. Upravljavci, ki hranijo osebne podatke v upravnih spisih, morajo ravnati skladno s področnimi predpisi varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva in svoja interna pravila ravnanja z dokumentacijo prilagoditi tako, da so zagotovljeni tudi ustrezni organizacijski in tehnični ukrepi za varstvo osebnih podatkov skladno s Splošno uredbo – tudi z zagotavljanem najmanjšega obsega osebnih podatkov s psevdonimizacijo in anonimizacijo, kjer je to ustrezno. Obrazložitev Zakon o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZPLD-1) v prvem odstavku 4.a člena določa, da smejo potne listine kopirati upravljavci zbirk osebnih podatkov samo v primerih, ki jih določa zakon. ZPDL-1 izrecno ne ureja hrambe fotokopij potnih listin, razen hrambe elektronske kopije potnih listin, ki je po sedmem odstavku 4.a člena ZPDL-1 izrecno prepovedana. Izjeme v zvezi s hrambo elektronskih kopij potnih listov lahko določi le zakon ali drug po moči vsaj enakovreden predpis (npr. EU uredba). Glede na navedeno, če so bile fotokopije potnih listin zakonito pridobljene v konkretnem upravnem postopku in se fotokopije hranijo v spisu upravne zadeve, velja glede njihove hrambe enako, kot glede hrambe drugih listin s katerimi se dokazuje upravna zadeva. Ob tem velja poudariti, da je pogoj za zakonito hrambo zakonita pridobitev fotokopij v skladu s področno zakonodajo. Zakonito pridobljene fotokopije potnih listin so v tem primeru del dokaznega gradiva v upravnem spisu, ki se hrani zaradi varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva skladno s področnimi predpisi (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Uredba o upravnem poslovanju, itd.) – za namen, ki ga Splošna uredba opredeljuje kot »namen arhiviranja v javnem interesu«. Skladno s členom 5
(1)(e) Splošne uredbe so osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; osebni podatki se lahko hranijo daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89
(1), pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki („omejitev hrambe“); Po členu 89
(1)Splošne uredbe, se za obdelavo v namene arhiviranja v javnem interesu /…/ v skladu s to uredbo uporabljajo ustrezni zaščitni ukrepi za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. S temi zaščitnimi ukrepi se zagotovi, da se sprejmejo tehnični in organizacijski ukrepi, s katerimi se zagotovi zlasti spoštovanje načela najmanjšega obsega podatkov. Ti ukrepi lahko vključujejo psevdonimizacijo, kadar se ti nameni lahko uresničijo na ta način. Kadar se ti nameni lahko uresničijo z nadaljnjo obdelavo, ki ne omogoča ali več ne omogoča identifikacije posameznikov, na katere se nanašajo podatki, se ti nameni uresničijo na ta način. Člen 5
(1)(
- c)Splošne uredbe, ki določa načelo najmanjšega obsega podatkov, pravi, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. IP ob zgoraj navedenem pojasnjuje, da zahtev Splošne uredbe po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. Takšna praksa bi bila sicer načeloma pravilna z vidika varstva osebnih podatkov, kljub temu, pa bi pa bila verjetno zelo sporna z vidika več načel varstva dokumentarnega gradiva po ZVDAGA; škoda pa bi lahko nastala tudi za morebitne kasnejše postopke v konkretni upravni zadevi. Glede na navedeno IP torej ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva. Glede na navedeno IP meni, da morajo upravljavci, ki hranijo osebne podatke v upravnih spisih, ravnati skladno s področnimi predpisi varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva in svoja interna pravila prilagoditi tako, da so zagotovljeni tudi ustrezni organizacijski in tehnični ukrepi za varstvo osebnih podatkov skladno s Splošno uredbo – vključno z psevdonimizacijo in anonimizacijo, kjer je to ustrezno. Odgovornost za določitev ustreznega ravnotežja med različnimi interesi pa nosijo upravljavci osebnih podatkov. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik informacijska pooblaščenka Pripravil: Anže Novak Svetovalec pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026