Hramba kadrovskih podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 16.03.2016 Številka: 0712-1/2016/638 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je
- 2016 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete, kako je s hrambo kadrovskih podatkov. Zanima vas, ali obstajajo kakšni podatki in kateri, ki jih je treba hraniti trajno, saj ZVOP-1 določa, da se evidence hranijo samo toliko časa, dokler je to potrebno. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Delodajalec mora trajno hraniti dokumente s podatki delavca in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih (glej
- člen ZEPDSV).Osebne podatke delavca (npr. TRR), ki jih ne potrebuje več za izpolnjevanje obveznosti iz delovnega razmerja in za katere ni morebitne druge zakonske podlage za njihovo hrambo, mora delodajalec po prenehanju delovnega razmerja izbrisati oz. uničiti ali prekriti, saj je namen, zaradi katerega so se podatki zbirali, dosežen.ZVOP-1 na splošno ureja rok hrambe osebnih podatkov enotno za vse vrste osebnih podatkov, in sicer v
- členu. Ta določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.Tak zakon je Zakon o evidencah s področja dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006; v nadaljnjem besedilu ZEPDSV), ki v
- členu določa, da delodajalci v skladu s tem zakonom vodijo 4 evidence, med drugim tudi evidenco o zaposlenih delavcih. Glede na
- člen ZEPDSV se evidenca o zaposlenih delavcih začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije. Glede na navedeno torej delodajalec trajno hrani dokumente in izvirne listine (nekdanjega) zaposlenega.Skladno z Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr. in 47/15 – ZZSDT; v nadaljnjem besedilu ZDR-1) se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati (glej
- člen ZDR-1). To pomeni, da mora delodajalec po prenehanju delovnega razmerja izbrisati oz. uničiti ali prekriti tiste osebne podatke, ki jih ne potrebuje več za dosego namena – izpolnjevanje pogodbe o zaposlitvi in za katere zakon ne določa drugače.Ko je namen, zaradi katerega so se delavčevi osebni podatki zbirali, dosežen – t. j. ko so poravnane vse obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja - mora delodajalec zbrisati in prenehati uporabljati vse delavčeve osebne podatke (npr. št. TRR) razen tistih, za katere zakon določa, da se hranijo trajno (glej
- člen ZEPDSV). Več o pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih in pogojih hrambe kadrovskih podatkov si lahko preberete v že izdanih mnenjih IP, npr. mnenje št. 0712-430/2007/2 z dne
- 2007 ali mnenje št. 0712-198/2009 z dne
- Omenjeni mnenji sta dosegljivi preko iskalnika na spletni strani IP www.ip-rs.si .V upanju, da smo vam z našimi pojasnili pomagali, vas lepo pozdravljamo. Informacijska pooblaščenka, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav. Pripravila: Karolina Kušević, univ. dipl. prav., asistentka svetovalca pri IP O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026