Hramba najemnih pogodb + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
(1)ne velja za nezdružljivo s prvotnimi nameni. V zvezi z nadaljnjimi nameni obdelave, ki jih izpostavljate v zaprosilu pojasnjujemo, da nadaljnja obdelava osebnih podatkov v zgoraj navedene namene (npr. statistični nameni) ni nezdružljiva s prvotnimi nameni, če se pri tej nadaljnji obdelavi upoštevajo ustrezni zaščitni ukrepi za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, kot jih zahteva prvi odstavek 89. člena Splošne uredbe (npr. anonimizacija ali psevdonimizacija, o čemer več pojasnjujemo v nadaljevanju). Glede načrtovanja z nepremičninami vam predlagamo, da presodite, ali zasledujete katerega od navedenih namenov, oziroma v premislek predlagamo, da npr. namesto hrambe celotnih pogodb oz. spisov beležite zgolj relevantne (anonimizirane oz. psevdonimizirane) podatke, npr. število prijav oz. sklenjenih najemnih pogodb v določenem obdobju, v določenih mestih, itd. Ob tem pa je treba upoštevati tudi prvi odstavek 17. člena ZVOP-1, ki določa, da se ne glede na prvotni namen zbiranja lahko osebni podatki nadalje obdelujejo za zgodovinsko, statistično in znanstveno-raziskovalne namene. Drugi in tretji odstavek nadalje določata pogoje glede posredovanja osebnih podatkov uporabniku osebnih podatkov za navedene namene. Četrti odstavek 17. člena pa določa, da se rezultati obdelave iz prvega odstavka tega člena objavijo v anonimizirani obliki, razen če zakon določa drugače ali če je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, za objavo v neanonimizirani obliki podal pisno privolitev ali če je za takšno objavo podano pisno soglasje dedičev umrle osebe po tem zakonu. Ločiti je treba torej med pojmoma »anonimizacija« in »psevdonimizacija«. Psevdonimizacija skladno s 5. točko 4. člena Splošne uredbe pomeni obdelavo osebnih podatkov na tak način, da osebnih podatkov brez dodatnih informacij ni več mogoče pripisati specifičnemu posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če se take dodatne informacije hranijo ločeno ter zanje veljajo tehnični in organizacijski ukrepi za zagotavljanje, da se osebni podatki ne pripišejo določenemu ali določljivemu posamezniku. Kot smo že poudarili (npr. v mnenju št. 0712-1/2017/2497 z dne 19.12.2017) psevdonimizirani osebni podatki niso anonimizirani osebni podatki in zgolj ločevanje podatkov med različne subjekte, njihovo maskiranje, izračun zgoščenih vrednost (angl. hash), šifriranje ali zamenjava z različnimi identifikatorji ali oznakami, še ne pomeni, da to niso več osebni podatki in da zanje ne velja zakonodaja o varstvu osebnih podatkov. Anonimizacija pa pomeni, da je praktično nemogoče podatek pripisati določljivemu posamezniku (brez nesorazmerno velikega napora, sredstev ali časa). Med anonimizacijske metode in tehnike tako kot rezultati sodijo npr. povprečja, agregati, trend in druge statistike, in metode, kot so dodajanje šumov, generalizacije in združevanja podatkov v razrede ter druge metode in tehnike. Več o tehnikah anonimizacije pa si lahko preberete tudi v Mnenju št. 5/2014 o anonimizacijskih tehnikah Delovne skupine za varstvo podatkov iz člena 29, ki je dostopno na: https://ec.europa.eu/justice/article-29/documentation/opinion-recommendation/files/2014/wp216_sl.pdf. Prav tako si lahko na temo psevdonimizacije oz. anonimizacije preberete že izdana mnenja IP, ki so na voljo s pomočjo iskalnika na www.ip-rs.si/vop. Nadalje opozarjamo na točko (
- e)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; osebni podatki se lahko hranijo daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s prvim odstavkom 89. člena, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki – gre za t.i. načelo omejitve hrambe. Upravljavec lahko torej hrani osebne podatke zgolj do izpolnitve namena njihove hrambe, pri čemer naj upošteva, ali je določen rok hrambe z morebitno področno zakonodajo, ki pride v poštev za konkretno obdelavo. V vsakem primeru pa mora presoditi, ali je treba določene podatke hraniti tudi po izteku prvotnega namena na kateri drugi pravni podlagi, npr. v zvezi z obveznostmi morebitnih zahtev glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, morebitnih pravnih postopkov oz. kot smo pojasnili zgoraj, npr. za statistične namene ob upoštevanju ustreznih ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov. Določitev konkretnega roka hrambe, kakor tudi izbor ustrezne tehnike za psevdonimizacijo oz. anonimizacijo podatkov je v vsakem primeru naloga upravljavca, konkretno bi lahko IP navedena vprašanja, kot smo že poudarili zgoraj, presojal zgolj v konkretnem inšpekcijskem postopku. Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati. Lepo vas pozdravljamo, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Barbara Pirš, univ.dipl.prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026