Hramba občutljivih OP zaradi vodenja uradnega postopka + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.09.2007 Številka: 0712-796/2007/2 Kategorije: --> Kategorije: Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
- 2007 prejel vaš dopis št. 0710-46/2007 – DI/1 z dne 28.8.2007, v katerem pojasnjujete, da ... v vlogi nosilca javnega pooblastila za izvajanje obveznega zdravstvenega zavarovanja odloča tudi o pravicah zavarovanih oseb, kjer v postopku odločanja potrebuje dokazila, ki se nanašajo na zdravstveno stanje zavarovanih oseb. V skladu z določili Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (ZZVZZ) se za postopek, v katerem se odloča o pravicah iz obveznega zdravstvenega zavarovanja, uporablja Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP), če z ZZVZZ ni določeno drugače (glede pridobivanja in hrambe dokazil ni posebnih določb v ZZVZZ). Iz določb ZUP izhaja, da za dokument v zadevi šteje vsak zapis, ki je bil uporabljen kot podlaga za sprejem odločitve. Te je potrebno tudi hraniti v zadevi (v originalu ali kopiji). Ker dokazila v zadevah, ki jih vodijo imenovani zdravniki (na drugi stopnji pa zdravstvena komisija), predstavljajo izvidi oziroma drugi zapisi s podatki o zdravstvenem stanju zavarovanih oseb, so mnenja o tem, ali jih je potrebno oziroma dopustno hraniti v zadevah, deljena. Na eni strani gre za zagotavljanje preverljivosti odločitve (ob zahtevi za pregled spisa ali ob posredovanju zadeve v presojo sodišču), na drugi strani pa za občutljive osebne podatke, ki po mnenju medicinske stroke sodijo v zdravstveni karton – od koder jih lahko črpa tudi sodišče v morebitnem postopku sodne presoje odločitve zdravstvene komisije. Zanima vas, kako najti ravnotežje med zahtevami upravnega poslovanja in etičnimi vidiki ravnanja z zdravstvenimi podatki. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb relevantnih predpisov daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Pooblaščenec meni, da je hramba dokazil (listinskih dokazov), ki so potrebna za pravilno in popolno ugotovitev dejanskega stanja v upravni zadevi, dopustna. Ker se v konkretnih postopkih uporabljajo tudi dokumenti, ki so sicer del zdravstvene dokumentacije, Pooblaščenec ob odsotnosti podrobnejših pravil o ravnanju z dokumentarnim gradivom priporoča, da se pri odločanju o nadaljnji hrambi kot izhodišče uporabi več kriterijev z upoštevanjem specifičnih razlogov, ki lahko narekujejo drugačno ravnanje: - kriterij določenosti v zakonu ali drugem predpisu, - kriterij namena in - utilitaren pristop (načelo največje koristnosti) O b r a z l o ž i t e v: 1 Splošno o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov Glede na določbo prvega odstavka
- člena ZVOP-1, ki je sistemski in temeljni predpis s področja varstva osebnih podatkov, se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spadajo tudi javni zavodi) lahko obdelujejo, če obdelavo (zbiranje, razkrivanje, sporočanje, posredovanje, uporaba…) osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Podobno izhaja tudi iz
- člena ZVOP-1, ki določa podlage za obdelavo občutljivih osebnih podatkov. Ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1 se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (četrti odstavek
- člena ZVOP-1). 2 Utemeljitev dopustnosti hrambe dokazil v zbirkah dokumentarnega gradiva v zvezi z vodenjem upravnih postopkov Ker vprašanje dopustnosti hrambe dokazil (in s tem osebnih podatkov) v zbirkah dokumentarnega gradiva na področju upravnih postopkov po mnenju Pooblaščenca ni sporno, navajamo zgolj pojasnilo, da ne glede na odsotnost izrecnih določil, iz določb procesne zakonodaje (ZUP, ZZVZZ) in organizacijsko-tehničnih predpisov (Uredba o upravnem poslovanju) izhaja, da je tovrstna praksa dopustna in običajno celo obvezna (npr. hramba dokumentov-dokazil, na katere so upravna odločba izrecno opira je namreč obligatorna). Če je poznavanje zdravstvenega stanja in drugih okoliščin povezanih z zdravstveno oskrbo ključnega pomena (v smislu materialnopravnega pogoja) za odločanje o pravicah in obveznostih iz naslova zdravstvenega zavarovanja, potem o upravičenosti seznanitve in hrambe dokumentacije ne more biti dvoma. S postopkovnega vidika je namreč potrebno, da organ v postopku ugotovi vsa potrebna dejstva, od katerih je odvisna uporaba materialnega prava (prim.
- člen ZUP). 3 Predlogi za ravnanje v zvezi s hrambo dokumentacije v upravni zadevi Če se dokument ne bo hranil v zbirki dokumentarnega gradiva, je potrebno ne glede na razloge za takšno odločitev v zbirki dokumentarnega gradiva za posamezno upravno zadevo ohraniti kopijo dokumenta, po možnosti z dopisom uradne osebe, da je kopija enaka originalu ter navedbo, kje se ta v nadaljevanju hrani. Glede na to, da je podlaga za odločitev v upravni zadevi načeloma lahko tudi kopija dokazila, potem je razumljivo, da se lahko nadaljnja hramba dokazil izvaja s kopijami, čeprav je v konkretnem primeru organ odločil na podlagi originala. 3.1 Kriterij določenosti v zakonu ali drugem predpisu Kot primarni kriterij za odločanje o hrambi dokumentacije, upravljavca zavezujejo izrecne zakonske določbe ali v odsotnosti teh, določbe drugih predpisov.
- 2 Kriterij namena V kolikor niso izpolnjeni pogoji za ravnanje po prejšnji točki, Pooblaščenec priporoča, da se pri odločanju o hrambi originalne dokumentacije presodi, za kateri namen je bil posamezen dokument primarno ustvarjen. Če je bil dokument ustvarjen v postopku zagotavljanja zdravstvene oskrbe z namenom dokumentiranja oskrbe in hrambe v zdravstveni dokumentaciji, potem je primerno, da se dokument po zaključku upravnega postopka hrani v okviru zdravstvene dokumentacije pri izvajalcu zdravstvenih storitev. Če pa je bil ustvarjen z namenom uporabe v raznih pravnih postopkih (npr. zdravniško potrdilo), potem je najprimernejše mesto hrambe v zbirki dokumentarnega gradiva za posamezno upravno zadevo pri upravnem organu. Enako velja v primeru, da je bil ustvarjen duplikat, ki je bil namenjen pacientu, ta pa ga je potem priložil kot dokazilo. Pri tem je potrebno upoštevati, da specifične okoliščine lahko narekujejo tudi drugačno ravnanje (npr. če gre za dokumentacijo, ki ji je pretekel rok hrambe po določbah Zakona o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva, bi bilo smiselno in dopustno, da se dokumentacija hrani pri upravnem organu). Pooblaščenec še opozarja na načelo sorazmernosti iz
- člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. (npr. po trajnem prenehanju zagotavljanja zdravstvenih storitev za določenega pacienta, odpade namen nadaljnje obdelave osebnih podatkov). Ne gre pozabiti še na določbo
- člena ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Navedeno seveda ne pomeni, da se dokumente lahko avtomatično uniči takoj po pravnomočnosti upravnega akta, saj predpisi s področja upravnega poslovanja za dokumentacijo nastalo v okviru upravnih postopkov določajo posebne roke hrambe (2 leti, 30 let, trajna hramba…).
- 3 Kriterij največje koristnosti Pooblaščenec priporoča, da se pri odločanju o hrambi dokumentacije hkrati presoja tudi, kje bo (oziroma bi bil) posamezen originalen dokument najbolj koristen (utilitarni pristop). Omenjeni kriterij je seveda v tesni zvezi s kriterijem iz točke 3.
- Če je upravni postopek npr. pravnomočno zaključen, zdravljenje pa še ni končano, bo za dokument vsekakor najbolj koristno, da se ga hrani v okviru zdravstvene dokumentacije pri izvajalcu zdravstvenih storitev. Pooblaščenec priporoča, da se v primeru, ko gre za dokumentarno gradivo, ki po predpisih ali po naravi stvari in redni praksi predstavlja del zdravstvene dokumentacije posameznika, ta hrani v izvornih zbirkah pri izvajalcih zdravstvenih storitev, saj bo s tako hrambo zagotovljena največja korist za pacienta, zadoščeno pa bo tudi siceršnjim namenom hrambe zdravstvene dokumentacije. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026