Hramba pisne komunikacije - IPRS

Hramba pisne komunikacije + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.05.2022 Številka: 07121-1/2022/471 Kategorije: --> Kategorije: Pravica do pozabe, Rok hrambe OP, Uradni postopki Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede roka hrambe pisne komunikacije. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
3. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
5. točko prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
7. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Roki hrambe dokumentarnega gradiva organa se določijo v skladu s predpisi in strokovnim navodilom pristojnega arhiva, v njihovem okviru pa glede na oceno, koliko časa je posamezno dokumentarno gradivo pomembno za delo organa. Splošna uredba o varstvu podatkov posameznikom omogoča uveljavljanje pravice do izbrisa pri vseh upravljavcih ne glede na njihovo področje delovanja, vendar ta pravica ni absolutna. O b r a z l o ž i t e v: IP uvodoma pojasnjuje, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati zakonitosti in primernosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more dokončno presojati zakonitosti obdelave ali roka hrambe konkretnih osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena obdelava podatkov zakonita. IP glede hrambe dokumentarnega gradiva splošno pojasnjuje, da Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20; v nadaljevanju: uredba) v prvem odstavku
8. člena določa, da se roki hrambe določijo v skladu s predpisi in strokovnim navodilom pristojnega arhiva, v njihovem okviru pa glede na oceno, koliko časa je posamezno dokumentarno gradivo pomembno za delo organa. Nadalje v drugem odstavku istega člena določa, da se, če ni predpisov, ki neposredno določajo roke hrambe, le-ti določijo v skladu s predpisi, na podlagi katerih je mogoče sklepati na dobo hrambe. Če tudi teh predpisov ni, se roki hrambe določijo v skladu z izkustvenimi predvidevanji o tem, koliko časa je bilo oziroma bo gradivo potrebno za poslovanje in delo, ter s konkretnimi potrebami poslovanja oziroma dela ustanove ali posameznika. Roki hrambe posameznega organa so določeni v načrtu klasifikacijskih znakov, ki v skladu z drugim odstavkom
9. člena uredbe vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, opis klasifikacijskega znaka, z besedami opisan pomen posameznega znaka in rok hrambe v skladu z
10. členom te uredbe. IP ob tem pojasnjuje tudi, da nadzor nad izvajanjem Uredbe o upravnem poslovanju v skladu z njenim
11. členom opravlja upravna inšpekcija pri ministrstvu, pristojnem za javno upravo (MJU RS). IP dodatno pojasnjuje, da je pri določitvi roka hrambe osebnih podatkov treba vselej slediti splošnemu načelu omejitve shranjevanja iz točke (e) prvega odstavka
12. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Javni organi osebne podatke praviloma obdelujejo in s tem tudi hranijo na zakonski podlagi, ki pogosto določa tudi roke hrambe. Dolžina roka hrambe pa je vezana na namen hrambe. Po izpolnitvi namena obdelave se torej osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Glede snemanja telefonskih klicev IP pojasnjuje, da podlage, pogoje in omejitve snemanja telefonskih klicev ureja Zakon o elektronskih komunikacijah (ZEKom-1; Uradni list RS, št. 109/12, 110/13, 40/14 – ZIN-B, 54/14 – odl. US, 81/15, 40/17, 189/21 - ZDU-1M). Ta načeloma prepoveduje snemanje telefonskih klicev brez privolitve uporabnika ali zakonske podlage. V sedmem odstavku
13. člena pa določa, da je dovoljeno snemanje komunikacij in z njimi povezanih podatkov o prometu v okviru zakonite poslovne prakse zato, da se zagotovi dokaz o tržni transakciji ali kateri koli drugi poslovni komunikaciji, pod pogojem, da so stranke v komunikaciji predhodno obveščene o snemanju, njegovem namenu in trajanju hrambe posnetka (npr. avtomatski odzivniki). Posneto sporočilo je treba nemudoma izbrisati, najpozneje do poteka dobe, v kateri se posel lahko zakonito izpodbija. Glede izpodbojnosti posla je treba upoštevati določbe Obligacijskega zakonika (OZ; Uradni list RS, št. 97/07 - UPB1, 64/16 – odl. US, 20/18 – OROZ631). Ta v
14. členu določa, da je pogodba izpodbojna, če jo je sklenila stranka, ki je poslovno omejeno sposobna, če so bile pri njeni sklenitvi napake glede volje strank, kot tudi če je v tem zakoniku ali v drugem zakonu tako določeno. Nadalje
15. člen OZ določa, da pravica zahtevati razveljavitev izpodbojne pogodbe preneha s pretekom enega leta od dneva, ko je upravičenec zvedel za razlog izpodbojnosti, oziroma enega leta od prenehanja sile in da ta pravica preneha v vsakem primeru s pretekom treh let od dneva, ko je bila pogodba sklenjena. Glede na navedeno je po OZ najdaljši dopustni rok hrambe posnetka 3 leta od dneva sklenitve pogodbe (absolutni rok) oziroma 1 leto od dneva, ko je upravičenec zvedel za razlog izpodbojnosti (relativni rok). IP ob tem dodaja, da je za izvajanje nadzora nad spoštovanjem določb ZEKom-1 (tudi v delu, ki se nanaša na snemanje telefonskih klicev) razen izjemoma, kjer je v zakonu določeno drugače, sicer pristojna Agencija za komunikacijska omrežja in storitve Republike Slovenije (AKOS). Glede možnosti zahtevanja izbrisa z vaše strani IP pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov pravico do izbrisa (»pravico do pozabe«) ureja v
16. členu, ki v prvem odstavku določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati, kadar velja eden od naslednjih razlogov: osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani; posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava in kadar za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga; posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obdelavi ugovarja v skladu s členom 21