← Slovenija

Hramba podatkov nekdanjih zaposlenih - IPRS

Hramba podatkov nekdanjih zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 27.04.2009 Številka: 0712-198/2009/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, prejeli smo vašo elektronsko pošto z dne
  4. 2009, v kateri nas prosite za mnenje o tem, kako je s hrambo podatkov o nekdanjih zaposlenih, upokojencih, neaktivnih zunanjih sodelavcih (študenti, štipendisti, pogodbeniki) in nekdanjih kandidatih za zaposlitev. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
  5. točke prvega odstavka
  6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
  7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji:
  8. Delodajalec tudi po prenehanju delovnega razmerja oz. opravljanja dela na drugi pravni podlagi razpolaga z določenimi zbirkami osebnih podatkov o bivših zaposlenih, in sicer z zbirkami osebnih podatkov, ki vsebujejo dokumente in izvirne listine iz 14.,
  9. in
  10. člena ZEPDSV, in te hrani kot listine trajne vrednosti.
  11. Delodajalec pa lahko po prenehanju delovnega razmerja obdeluje tudi druge osebne podatke o nekdaj zaposlenem delavcu, potrebne zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, vendar samo toliko časa, dokler stranki delovnega razmerja lahko uveljavljata svoje pravice iz tega razmerja. Ko so poravnane vse obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja, je namen, zaradi katerega so se delavčevi osebni podatki zbirali, dosežen, zato mora delodajalec zbrisati in prenehati uporabljati vse delavčeve osebne podatke, razen tistih, za katere ZEPDSV določa, da se hranijo trajno.
  12. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati, kar velja tudi za osebne podatke kandidatov, poleg tega pa je delodajalec dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela. O b r a z l o ž i t e v: Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov daje
  13. čl. ZVOP-1, po katerem se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Iz vašega dopisa ni razvidno, ali vas zanima hramba podatkov v javnem ali zasebnem sektorju, zato Pooblaščenec navaja obrazložitev za oba primera. In sicer pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju določa
  14. člen ZVOP-1, po katerem se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. V javnem sektorju pa se lahko obdelujejo tudi osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov za zasebni sektor je podana v
  15. čl. ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Poleg tega se v zasebnem sektorju lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Zakonsko podlago v smislu
  16. odst.
  17. in
  18. člena ZVOP-1 v obravnavanem primeru predstavljata Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, 79/2006, 103/2007, 45/08; v nadaljevanju ZDR). ZEPDSV določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. Tako so evidence, ki jih morajo delodajalci voditi v skladu ZEPDSV, izrecno določene v
  19. členu tega zakona,
  20. člen pa določa še njihovo vsebino. ZDR v
  21. odst.
  22. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem pa je treba opozoriti, da ZEPDSV opredeljuje delavca kot vsako fizično osebo, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi (
  23. alineja
  24. člena), kot tudi osebo, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, in osebo, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja (
  25. alineja
  26. člena). Določbe ZEPDSV veljajo torej za širši krog oseb kot določbe ZDR. Po
  27. odstavku
  28. člena ZDR je namreč delavec le tista fizična oseba, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi. Delovno razmerje pa je razmerje med delavcem in delodajalcem, v katerem se delavec prostovoljno vključi v organiziran delovni proces delodajalca in v njem za plačilo, osebno in nepretrgano opravlja delo po navodilih in pod nadzorom delodajalca. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev ureja ZDR, ki v
  29. členu opredeljuje pravice in obveznosti delodajalcev v zvezi z zaposlovanjem novih delavcev. Delodajalec sme od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidata zahtevati podatkov o družinskem oziroma zakonskem stanu, podatkov o nosečnosti, o načrtovanju družine oziroma drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem. Kandidat pa mora v skladu s
  30. členom ZDR pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi predložiti delodajalcu dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in ga obvestiti o vseh njemu znanih dejstvih, pomembnih za delovno razmerje, kot tudi o njem znanih drugih okoliščinah, ki ga kakorkoli onemogočajo ali bistveno omejujejo pri izvrševanju obveznosti iz pogodbe ali ki lahko ogrožajo življenje ali zdravje oseb, s katerimi pri izvrševanju svojih obveznosti prihaja v stik. Kandidat ni dolžan odgovarjati na vprašanja, ki niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem. Po
  31. členu ZDR je dolžan delodajalec v osmih dneh po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi pisno obvestiti neizbranega kandidata o tem, da ni bil izbran. Delodajalec je dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je ta predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela. Za javni sektor dodatno ureja zaposlovanje novih delavcev Zakon o javnih uslužbencih (Ur. l. RS, št. 32/2006, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZJU), ki določa, da se postopek za novo zaposlitev uradnika izvaja kot javni natečaj, postopek za novo zaposlitev na strokovno-tehničnem delovnem mestu pa po postopku, določenem s predpisi, ki urejajo delovna razmerja, in kolektivno pogodbo.
  32. člen ZJU določa, da se o izbiri oziroma neizbiri uradnika vsakemu kandidatu, ki je sodeloval v izbirnem postopku izda in vroči sklep. Po prejemu sklepa o izbiri oziroma neizbiri lahko vsak kandidat, ki je sodeloval v izbirnem postopku, pod nadzorom uradne osebe organa vpogleda v vse podatke, ki jih je izbrani kandidat navedel v prijavi na javni natečaj in dokazujejo izpolnjevanje natečajnih pogojev, in v gradiva izbirnega postopka. Glede roka hrambe osebnih podatkov pa je treba upoštevati določbe
  33. člena ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. ZEPDSV v 14.,
  34. in
  35. členu določa, da se evidence, ki jih na podlagi ZEPDSV vodijo delodajalci (evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela in evidenca o izrabi delovnega časa) začnejo za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, prenehajo pa z dnem, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha. V istih členih ZEPDSV je tudi določeno, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehajo voditi omenjene evidence in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v te evidence, hranijo kot listine trajne vrednosti, ki jih je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. V skladu s
  36. odstavkom
  37. člena ZDR pa se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga takoj zbrisati in prenehati uporabljati, kar velja tudi za osebne podatke kandidatov (
  38. odstavek
  39. člena ZDR). Iz povedanega sledi, da delodajalec tudi po prenehanju delovnega razmerja oz. opravljanja dela na drugi pravni podlagi razpolaga z določenimi zbirkami osebnih podatkov o bivših zaposlenih, in sicer z zbirkami osebnih podatkov, ki vsebujejo dokumente in izvirne listine iz 14.,
  40. in
  41. člena ZEPDSV, in te hrani kot listine trajne vrednosti. Poleg tega pa lahko delodajalec tudi po prenehanju delovnega razmerja obdeluje druge osebne podatke o zaposlenem delavcu, ki so v skladu s
  42. odst.
  43. člen ZDR potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, vendar samo toliko časa, dokler stranki delovnega razmerja lahko uveljavljata svoje pravice iz tega razmerja. Ko so poravnane vse obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja, je namen, zaradi katerega so se delavčevi osebni podatki zbirali, dosežen, zato mora delodajalec zbrisati in prenehati uporabljati vse delavčeve osebne podatke, razen tistih, za katere ZEPDSV določa, da se hranijo trajno. S spoštovanjem, INFORMACIJSKI POOBLAŠČENEC Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.