Hramba zvočnih posnetkov sej mestnega sveta - IPRS

Hramba zvočnih posnetkov sej mestnega sveta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 07.04.2015 Številka: 0712-1/2015/1006 Kategorije:Občine --> Kategorije: Občine Na Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste se obrnili z vprašanjem v zvezi z zvočnimi posnetki sej mestnega sveta, ki jih želite zaradi zagotavljanja večje proaktivnosti pri obveščanju javnosti in transparentnosti, objaviti na občinski spletni strani in na portalu "svetniki", ki je dostopen z geslom določenih občinskim uslužbencem in mestnim svetnikom ter županu. Spremeniti nameravate Poslovnik mestnega sveta MO Ptuj, tako, da bo zadostoval zahtevam Zakona o varstvu osebnih podatkov glede dopustne obdelave osebnih podatkov. Zanima vas predvsem, za kakšno časovno obdobje se lahko zvočni posnetki objavljajo na spletnih straneh in kako dolgo jih lahko občina hrani.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Proaktivna objava zvočnih posnetkov sej mestnega sveta na svetovne spletu, je lahko z vidika ZVOP-1 dopustna, pod pogojem privolitve posameznikov, ki so udeleženi na sejah mestnega sveta (drugi odstavek
6. člena ZVOP-1). Trajanje objave na svetovnem spletu pa je odvisno od namena, ki se ga z objavo zasleduje. Namen objave mora biti vnaprej določen v poslovniku mestnega sveta (v nadaljevanju poslovnik), trajanje objave pa ne sme presegati obdobja, ko se namen objave več ne zasleduje. V poslovniku morajo biti opredeljeni tudi kriteriji za trajanje objave na način, da so udeleženci sej vnaprej nedvoumno seznanjeni s trajanjem objave posnetka seje glede na posamezen namen obdelave osebnih podatkov.O b r a z l o ž i t e v:IP uvodoma pojasnjuje, da je pristojen za kršitve določb ZVOP-1, in se v nadaljevanju mnenja opredeljuje do dopustnosti proaktivne objave zvočnih posnetkov z vidika varstva zasebnosti posameznika v delu, ki ga varuje ZVOP-
7. Snemanje sej mestnega sveta pa ne predstavlja nujno kršitve določb navedenega zakona. Posnetki posameznikov sodijo med osebne podatke, ki so varovani z določbami ZVOP-1, le v primeru, če so del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov (
8. točka
9. člena ZVOP-1). Opozoriti je treba, da je svetnik ali kdorkoli drug, ki izvaja snemanje, omejen tudi s pravico vseh drugih posameznikov na posnetkih do zasebnosti in z njihovimi osebnostnimi pravicami. Varstvo teh pravic ne sodi v pristojnost IP, posameznik pa jih lahko uveljavlja pred pristojnimi sodišči. Posameznik, ki je prepričan, da se je z določenim dejanjem poseglo v njegove osebnostne pravice, lahko skladno z določbami
10. člena Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 83/01 s spremembami; v nadaljevanju OZ) od sodišča zahteva, da prepreči takšno dejanje ali da odstrani njegove posledice. V primeru, da je posamezniku s slikovnim snemanjem ali uporabo posnetkov povzročena škoda, pa lahko le-ta od povzročitelja zahteva tudi odškodnino skladno z določbami
11. in
12. člena OZ. V poštev morda lahko pride tudi sprožitev kazenskega postopka zaradi suma storitve kaznivega dejanja neupravičenega prisluškovanja in zvočnega snemanja po
13. členu (Uradni list RS, št. 55/08 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju KZ-1). Na podlagi vašega dopisa IP nadalje ugotavlja, da ste že seznanjeni z našimi mnenji, v katerih opredeljujemo podlage in zahteve za zvočno snemanje sej mestnega sveta (npr. mnenje št. 0712-1/2013/4243 z dne 21.11.2013 (http://bit.ly/1yajF4K). Na tem mestu torej zgolj povzemamo nekatere ugotovitve, ki izhajajo iz prejšnjih mnenj in tako opozarjamo, da se seje mestnega sveta skladno z drugim odstavkom
14. člena ZVOP-1, lahko snema zgolj ob predhodni privolitvi vseh navzočih na seji, dopustno pa je snemanje zgolj tistih sej, ki so za javnost odprte. Če posnetki ne vsebujejo varovanih osebnih podatkov, upravljavca ne zavezujejo določbe ZVOP-1 (osebni podatki svetnikov, župana in zaposlenih v občinski upravi, v delu, ki se nanaša na opravljanje dela oziroma funkcije, ne uživajo varstva po ZVOP-1), kljub temu pa ne gre prezreti, da na sejah občinskega sveta lahko sodelujejo tudi tretji (ki ne sodijo v nobeno od naštetih kategorij), po izkušnjah in vedenju IP pa prihaja do obdelave osebnih podatkov tretjih oseb tudi v okviru obravnave posameznih vsebin, včasih tudi brez njihove vednosti.V svojem dopisu omenjate tudi, da nameravate spremeniti poslovnik, ki bo določil pogoje za obdelavo in hrambo zvočnih posnetkov na seji in njihovo proaktivno objavo na spletu. V zvezi s tem opozarjamo, da objava zvočnih posnetkov sej na spletu lahko pomeni hud poseg v zasebnost posameznika, zato je še toliko bolj pomembno, da se v poslovniku natančno opredelijo pogoji in namen objave. Ob tem še opozarjamo, da je treba pri obdelavi osebnih podatkov na podlagi ZVOP-1 vedno upoštevati tudi načelo sorazmernosti iz
15. člena ZVOP-1, ki med drugim zahteva, da so osebni podatki, ki se obdelujejo, po obsegu primerni glede na namene obdelave, kar pomeni, da je treba dobro utemeljiti namen proaktivne objave, ki opravičuje poseg v zasebnost posameznika. Glede roka hrambe IP pojasnjuje, da je le-ta v ZVOP-1 določen generalno in enotno za vse vrste osebnih podatkov, in sicer v
16. členu, ki določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Na podlagi
17. člena je torej treba določiti namen obdelave iz katerega lahko posledično izhaja tudi rok hrambe. Namen hrambe mora biti opredeljen tudi v poslovniku. V konkretnem primeru IP meni, da bi legitimen namen hrambe lahko predstavljala potreba po obveščenosti javnosti glede vsebine predstavljenih stališč na sejah mestnega sveta zaradi odprtosti delovanja javne oblasti. Nadalje bi legitimen namen hrambe na javno dostopni točki na spletu lahko predstavljalo tudi zagotavljanje nadzora javnosti nad delovanjem oblasti. Na podlagi tako opredeljenih namenov je potrebno določiti najustreznejši rok, ki zagotavlja na eni strani seznanitev javnosti in na drugi strani učinkovit nadzor nad delom mestnega sveta. Ob tem opozarjamo, da je treba pri določanju dolžine roka upoštevati tudi načelo sorazmernosti, iz
18. člena ZVOP-1, ki zahteva, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. S sklepanjem po nasprotnem (a contrario) to pomeni, da se osebni podatki ne smejo obdelovati, ko namen obdelave preneha.Na podlagi navedenega je možno rok hrambe opredeliti tudi različno glede na pomen in vsebino na seji obravnavane vsebine. Če gre na primer za vsebino, ki zadeva vse prebivalce občine in pomeni zanje pomembno spremembo, potem je lahko zaradi zagotavljanja namena seznanitve ta rok opredeljen daljše, kot pa v primeru, ko je je vsebina takšne narave, ki ne zadeva velikega števila naslovljencev. Rok je na primer lahko daljši tudi, ko gre za pomembno vprašanje, ker se na primer odloča o veliki porabi javnega denarja in je iz tega razloga interes javnosti za nadzor nad gospodarno porabo javnih sredstev večji. V vsakem primeru pa morajo biti kriteriji za določitev roka objave predpisani v poslovniku na način, da se bodo sodelujoči na seji že pred udeležbo zavedali, kako dolgo bo objavljen posnetek seje na spletu. IP še poudarja, da proaktivna objava zvočnih posnetkov lahko predstavlja hud poseg v zasebnost posameznika, zato je treba slednje pri določanju dolžine roka za objavo na spletu upoštevati. Na podlagi navedenega torej IP ocenjuje, da roki hrambe (objave na spletu) ne bi smeli presegati nekaj mesecev, kar pa je v konkretnem primeru seveda odvisno od samega namena objave upoštevaje načela sorazmernosti iz
19. člena ZVOP-
20. V svojem dopisu še omenjate, da nameravate zvočne posnetke sej objaviti tudi na interni spletni strani, do katerih imajo dostop zgolj nekateri občinski uslužbenci, svetniki in župan. V tem primeru velja smiselno enako, kot je bilo pojasnjeno glede javne objave na spletu, z razliko, da se v primeru interne zbirke, ne zagotavlja namena obveščanja javnosti, temveč drug namen, ki mora biti posebej opredeljen v poslovniku. V skladu z opredeljenim namenom je treba v poslovniku določiti tudi rok za objavo, ki pa po našem mnenju ne sme presegati trajanja mandatnega obdobja aktualnega mestnega sveta. Lep pozdrav,Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026