Hramba zvočnih posnetkov sej občinskega sveta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.06.2010 Številka: 0712–2/2010/1121 Kategorije:Občine, Snemanje sej in javnih dogodkov, Video in avdio nadzor --> Kategorije: Video in avdio nadzor, Občine, Snemanje sej in javnih dogodkov Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 16.6.2010 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas prosite za mnenje glede dopustnosti in roka hrambe zvočnih posnetkov sej občinskega sveta? Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. ZVOP-1 zvočnega snemanja izrecno ne ureja. Upoštevaje splošne določbe o dopustnosti obdelave osebnih podatkov v javnem sektorju, bi morale občine za zvočno snemanje in nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov na posnetkih imeti zakonsko podlago, ki pa je Pooblaščenec ni našel. Ob razlagi, da obdelava osebnih podatkov s snemanjem sej občinskega sveta ni namenjena izvajanju oblastnih nalog občine, bi bilo takšno ravnanje dopustno pod pogojem, da navzoči v snemanje privolijo (smiselno drugi odstavek
- člena ZVOP-1). Pooblaščenec pa opozarja, da je veljavnost privolitve posameznika v obdelavo njegovih osebnih podatkov pogojena s predstavitvijo namena te obdelave. Občina je torej občinskim svetnikom (in ostalim navzočim na seji občinskega sveta) dolžna pojasniti namen zvočnega snemanja seje in pridobiti njihovo soglasje. Ne gre namreč spregledati dejstva, da se na sejah občinskega sveta ne obdelujejo zgolj osebni podatki svetnikov, župana in zaposlenih v občinski upravi, ki v delu, ki se nanaša na opravljanje dela oziroma funkcije, ne uživajo varstva po ZVOP-
- Na sejah občinskega sveta namreč lahko sodelujejo tudi tretji (ki ne sodijo v nobeno od naštetih kategorij), po izkušnjah in vedenju Pooblaščenca pa prihaja do obdelave osebnih podatkov tretjih tudi v okviru obravnave posameznih vsebin, včasih tudi brez njihove vednosti. Pooblaščenec meni, da je zvočni posnetek seje občinskega sveta namenjen napravi zapisnika. Drugega namena Pooblaščenec ni našel. Samo dejstvo, da so seje občinskega sveta odprte za javnost Pooblaščenec razume v smislu, da se jih ima javnost pravico udeležiti in pod pogoji iz Poslovnika tudi sodelovati v razpravi. Javnosti sej pa po mnenju Pooblaščenca ni mogoče razumeti tako široko, da bi bilo dopustno zvočne posnetke hraniti in nadalje obdelovati povsem neodvisno od volje posameznikov, katerih osebni podatki so na posnetku, in ne da bi bili ti posamezniki vnaprej seznanjeni z nameni hrambe in druge obdelave osebnih podatkov na posnetkih. Po splošnih določilih ZVOP-1, predvsem
- člena (načelo sorazmernosti), morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. S sklepanjem po nasprotnem (a contrario) to pomeni, da se osebni podatki ne smejo obdelovati, ko namen obdelave preneha. To neposredno izhaja iz določbe
- člena ZVOP-
- Ko je namen obdelave osebnih podatkov dosežen, jih je treba uničiti, blokirati, izbrisati ali anonimizirati, kolikor zakon, ne bi določal drugače (na primer v primeru arhivskih gradiv). Kolikor je namen zvočnega snemanja pomoč pri napravi zapisnika, je ta namen po potrditvi zapisnika na seji občinskega sveta izpolnjen. Takrat tudi preneha razlog hrambe posnetka. O b r a z l o ž i t e v: Osebni podatek po določbah ZVOP-1 pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno. Obdelavo osebnih podatkov na splošno ureja
- člen ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodi občina, je določena z
- členom ZVOP-
- Določba prvega odstavka
- člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Po drugem odstavku pa lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Ob smiselni razlagi določila drugega odstavka
- člena ZVOP-1, bi bilo zvočno snemanje sej občinskega sveta dopustno pod pogojem, da navzoči v snemanje privolijo - vse ob predpostavki, da obdelava osebnih podatkov s snemanjem sej občinskega sveta ni namenjena izvajanju oblastnih nalog občine. Samo dejstvo, da so seje občinskega sveta odprte za javnost Pooblaščenec razume v smislu, da se jih ima javnost pravico udeležiti in pod pogoji iz Poslovnika tudi sodelovati v razpravi. Javnosti sej pa po mnenju Pooblaščenca ni mogoče razumeti tako široko, da bi bilo dopustno zvočne posnetke hraniti in nadalje obdelovati povsem neodvisno od volje posameznikov, katerih osebni podatki so na posnetku, in ne da bi bili ti posamezniki vnaprej seznanjeni z nameni hrambe in druge obdelave osebnih podatkov na posnetkih. Ne gre namreč spregledati dejstva, da se na sejah občinskega sveta ne obdelujejo zgolj osebni podatki svetnikov, župana in zaposlenih v občinski upravi, ki v delu, ki se nanaša na opravljanje dela oziroma funkcije, ne uživajo varstva po ZVOP-
- Na sejah občinskega sveta namreč lahko sodelujejo tudi tretji (ki ne sodijo v nobeno od naštetih kategorij), po izkušnjah in vedenju Pooblaščenca pa prihaja do obdelave osebnih podatkov tretjih tudi v okviru obravnave posameznih vsebin, včasih tudi brez njihove vednosti V primeru zvočnega snemanja sej občinskega sveta, rok hranjenja videoposnetkov ni določen. Zato je pri tem potrebno upoštevati splošna določila ZVOP-1, predvsem
- člen (načelo sorazmernosti), ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. S sklepanjem po nasprotnem (a contrario) to pomeni, da se osebni podatki ne smejo obdelovati, ko namen obdelave preneha. Pooblaščenec meni, da v kolikor je namen zvočnega snemanja pomoč pri napravi zapisnika, je ta izpolnjen, ko je zapisnik seje občinskega sveta potrjen. takrat tudi prenega razlog hrambe zvočnega posnetka in je občina dolžna ravnati po
- členu ZVOP-
- S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026