← Slovenija

Hranjenje in preklic hranjenja pošte za delo - IPRS

Hranjenje in preklic hranjenja pošte za delo + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 23.05.2016 Številka: 0712-1/2016/1131 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja V elektronskem sporočilu, z dne
  4. 2016 sprašujete, koliko časa je delodajalec po izboru kandidatov in vašem privoljenju v nadaljnje razpise dolžan hraniti prošnjo za delo. Navajate, da ste poslali prošnjo za delo, vendar niste bili izbrani, kasneje pa so vas vprašali, ali naj vam prošnjo vrnejo ali naj jo hranijo dalje. Privolili ste, da jo hranijo dalje, ker pa čez čas niste videli vidnih rezultatov hranjenja prošnje, ste se odločili, da naj vam jo vrnejo, vendar niste dobili odgovora oziroma so vam odgovorili, da jo morajo poiskati in vam jo pošljejo, a je še vedno niste dobili. Sprašujete, ali podjetje ravna pravilno in kaj lahko naredite oziroma kako lahko ukrepate, da dobite osebne podatke nazaj v svoje roke. Na podlagi
  5. točke prvega odstavka
  6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju ZVOP–1) vam glede na informacije, ki ste nam jih posredovali, pošiljamo naše neobvezno mnenje.Iz ZDR–1 izhaja, da je treba dokumente neizbranih kandidatov hraniti do zaključka izbirnega postopka oziroma do izteka rokov za vložitev pravnih sredstev, potem pa jih je treba uničiti, anonimizirati ipd. (če jih ti ne zahtevajo nazaj, ali če ni bil sprožen postopek sodnega varstva), ker upoštevajoč
  7. člen ZDR–1 ni več zakonske podlage za njihovo obdelavo. Če pa neizbrani kandidat sam privoli, da se njegova vloga hrani za morebitne nadaljnje potrebe po delavcih (tudi po zaključenem postopku izbire), tako da se osebni podatki ne obdelujejo na podlagi zakona, ampak na podlagi njegove osebne privolitve, iz ZDR–1 sicer ne izhaja opredelitev roka hrambe, velja pa splošno pravilo po ZVOP–1 (
  8. člen), da je osebne podatke dovoljeno shranjevati le toliko časa, dokler je to potrebno za dosega namena, zaradi katerega so se osebni podatki zbirali. S preklicem njegove osebne privolitve pa odpade pravna podlaga za obdelovanje osebnih podatkov in lahko neizbrani kandidat v skladu z
  9. in
  10. členom ZVOP–1 pri tem potencialnem delodajalcu zahteva prenehanje njihove obdelave. V primeru zavrnitve te (slednje) zahteve pa lahko zahteva sodno varstvo pred pristojnim sodiščem. Obrazložitev:ZVOP–1 kot sistemski zakon za zbiranje, obdelovanje, nadzor, varstvo tajnosti osebnih podatkov itd. v prvem odstavku
  11. člena ZVOP–1 določa splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov, in sicer se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. V drugem odstavku tega člena je nadalje še predpisano, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) uvodoma pojasnjuje, da gre pri zbiranju, razvrščanju itd. vlog kandidatov za opravljanje dela pri delodajalcu za obdelavo osebnih podatkov v smislu ZVOP–1, delodajalec pa predstavlja upravljavca osebnih podatkov v smislu
  12. točke prvega odstavka ZVOP–
  13. Iz vašega sporočila, v katerem kot delodajalca omenjate podjetje, izhaja, da gre v vašem primeru za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju[1], in to za obdelavo osebnih podatkov na podlagi vaše osebne privolitve. Osebna privolitev posameznika je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev, gre pa za prostovoljno izjavo volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, ki je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po ZVOP–1 (
  14. točka
  15. člena ZVOP–1); bistveno je, zlasti pri ustni ali drugi privolitvi, da je iz nje mogoče nedvomno sklepati na posameznikovo privolitev (
  16. točka
  17. člena ZVOP–1). Seveda pa mora upravljavec osebnih podatkov posameznika predhodno seznaniti, kdo bo obdeloval njegove osebne podatke in za kakšne namene jih bo obdeloval oziroma ga čim bolj izčrpno informirati o tej obdelavi, tudi o pravici do vpogleda, kopiranja, popravka, izbrisa ipd. osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj (
  18. člen ZVOP–1).Glede roka hrambe je treba upoštevati
  19. člen ZVOP–1, po katerem se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali (prvi odstavek); po izpolnitvi namena obdelave pa se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače (drugi odstavek). V primeru obdelave osebnih podatkov kandidatov za delo oziroma delavcev, za kar gre v vašem primeru, pa je treba izhajati zlasti iz
  20. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr. in 47/15 – ZZSDT; v nadaljevanju ZDR–1), po katerem se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom, ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (prvi odstavek), pri čemer je treba osebne podatke delavcev, za zbiranje katerih ne obstaja več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati (tretji odstavek), vse navedeno pa velja tudi za osebne podatke kandidatov (četrti odstavek). Po
  21. členu ZDR–1 delodajalec v osmih dneh po zaključenem postopku izbire pisno obvesti neizbranega kandidata o tem, da ni bil izbran (prvi odstavek), pri čemer je dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela (tretji odstavek). V skladu s petim odstavkom
  22. člena ZDR–1 lahko neizbrani kandidat, ki meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem.Iz navedenega izhaja, da je treba po ZDR–1 dokumente neizbranih kandidatov hraniti do zaključka izbirnega postopka oziroma do izteka rokov za vložitev pravnih sredstev, potem pa jih je treba uničiti, anonimizirati ipd. (če jih ti ne zahtevajo nazaj), ker upoštevajoč
  23. člen ZDR–1 ni več zakonske podlage za njihovo obdelavo. V primeru sodnega spora, za kar očitno sicer ne gre v vašem primeru, pa se spisna dokumentacija hrani v skladu s pravili arhiviranja tovrstnih zadev. Kandidat pa seveda lahko sam privoli, da se njegova vloga hrani za morebitne nadaljnje potrebe po delavcih (tudi po zaključenem postopku izbire), tako da se njegovi osebni podatki obdelujejo na podlagi njegove osebne privolitve. Čeprav v tem primeru iz ZDR–1 ne izhaja opredelitev roka hrambe teh prošenj, in je odvisen od okoliščin posameznega primera (npr. privolitev kandidata je podana le za določen čas, rok hrambe določajo interna pravila delodajalca itd.), tudi tu še vedno velja splošno pravilo, da je osebne podatke dovoljeno shranjevati le toliko časa, dokler je to potrebno za dosega namena, zaradi katerega so se osebni podatki zbirali. Seveda pa ima kandidat možnost, da svojo osebno privolitev kadarkoli prekliče oziroma zahteva izbris svojih osebnih podatkov. S preklicem osebne privolitve namreč odpade pravna podlaga za obdelovanje osebnih podatkov, če se ti obdelujejo samo na podlagi osebne privolitve. Pravico posamezniku, da zahteva izbris osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, določa ZVOP–1 v
  24. členu, postopek za uveljavljanje pravice do izbrisa osebnih podatkov pa ureja v 33.–
  25. členu.Na podlagi prvega odstavka
  26. člena ZVOP–1 mora upravljavec osebnih podatkov na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, dopolniti, popraviti, blokirati ali izbrisati osebne podatke, za katere posameznik dokaže, da so nepopolni, netočni ali neažurni ali da so bili zbrani ali obdelani v nasprotju z zakonom. Zahteva ali ugovor iz tega člena se po
  27. členu ZVOP–1 vloži pisno ali ustno pri upravljavcu osebnih podatkov, pri čemer mora npr. tudi izbris osebnih podatkov upravljavec opraviti v 15 dneh od prejema zahteve in o tem obvestiti vlagatelja zahteve, ali pa ga v istem roku obvestiti o razlogih, zaradi katerih tega ne bo storil, sicer se šteje, da je zahteva zavrnjena. V slednjem primeru pa lahko posameznik uveljavlja svojo pravico na sodišču, saj
  28. člen ZVOP–1 določa, da lahko posameznik, ki ugotovi, da so kršene njegove pravice, določene z ZVOP–1, zahteva sodno varstvo ves čas, dokler kršitev traja, pri čemer pa v tem postopku odloča pristojno sodišče po določbah zakona, ki ureja upravni spor. Za obravnavo posameznikove neuspešne zahteve iz prvega odstavka
  29. člena je tako pristojno sodišče in ne IP (IP je le prekrškovni organ, če upravljavec krši določbe ZVOP–1, npr. tudi če v 15 dneh po zahtevi vlagatelja ne obvesti o izbrisu oziroma o razlogih, zaradi katerih tega ne bo storil). V
  30. členu ZVOP–1 predvideva tudi možnost izdaje začasne odredbe, tj. da se ob v tem členu navedenih pogojih do pravnomočne odločitve naloži upravljavcu, da prepreči obdelavo spornih osebnih podatkov.Iz navedenega tako izhaja, da morate za to, da pridobite oziroma dosežete izbris vaših osebnih podatkov pri potencialnemu delodajalcu, če ste torej pri njemu že ustrezno (v skladu z
  31. in
  32. členom ZVOP–1) zahtevali prenehanje obdelave teh podatkov (oziroma jih niste dobili vrnjene že na podlagi ZDR–1), sprožiti postopek sodnega varstva. Pri tem pa IP še pripominja, da sicer lahko predhodno tudi v okviru pravice posameznika do seznanitve po
  33. členu ZVOP–1 (na podlagi posebne vaše zahteve po
  34. členu ZVOP–1) dobite informacije o tem, ali se osebni podatki v zvezi z vami (še) obdelujejo.IP še dodaja, da je obdelavo oziroma hrambo prošenj za delo že pojasnil v več mnenjih, ki so prek iskalnika dostopna na njegovi spletni strani: www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih (npr. 0712-345/2007/2 z dne
  36. 2007, 0712-498/2007/2 z dne
  38. 2007, 0712-139/2009/2 z dne
  40. 2009, 0712-1/2011/1126 z dne
  42. 2011), ki pa so sicer pripravljena na podlagi prejšnjega Zakona o delovnih razmerjih, ki glede tega ne velja več (relevantne določbe za ta primer so sicer podobne tudi v sedaj veljavnem ZDR–1, na katerem temelji to mnenje IP), oziroma na podlagi takrat veljavne zakonodaje. Lepo vas pozdravljamo,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenkaPripravila: Jelka Kovačič, univ. dipl. prav., svetovalka Informacijskega pooblaščenca[1] ZVOP–1 razlikuje pravne podlage za javni (
  43. člen ZVOP–1) in zasebni (
  44. člen ZVOP–1) sektor, kot ju opredeljuje
  45. in
  46. točka
  47. člena ZVOP–
  48. Za javni sektor velja strožji režim, kar pomeni, da le-ta ne more obdelovali osebnih podatkov (le) na podlagi osebne privolitve posameznika (oziroma samo v točno določenih primerih), ampak mora imeti podlago v zakonu, medtem ko se v zasebnem sektorju osebni podatki lahko obdelujejo ali na podlagi zakona ali na podlagi osebne privolitve posameznika. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.