Hranjenje kopij osebnih dokumentov v elektronski obliki po ZPPDFT + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 28.11.2016 Številka: 0712-1/2016/2304 Kategorije:Bančništvo, Moderne tehnologije, Razno --> Kategorije: Bančništvo, Moderne tehnologije, Razno Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nad. ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nad. ZInfP) v zvezi s pridobivanjem in hrambo kopij osebnih dokumentov (osebnih izkaznic in potnih listin) v elektronski obliki na podlagi novega Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Uradni list RS, št. 68/16; v nadaljevanju ZPPDFT-1) podaja naslednje mnenje.Nov ZPPDFT-1 daje kreditnim in finančnim institucijam ob zagotavljanju ustreznih ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov in v zakonsko določenih primerih izrecno pravno podlago za pridobivanje in hrambo kopij uradnih osebnih dokumentov, torej tudi osebnih izkaznic in potnih listin, v elektronski obliki. Pri tem pa je potrebno upoštevati, da je takšno zbiranje in hramba osebnih dokumentov dopustna le za tiste kopije tistih uradnih osebnih dokumentov, ki jih kreditne in finančne institucije pridobijo v okviru izvajanja ukrepov ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke po določbah ZPPDFT-1 (torej v primerih, ki jih predvidevata
- in
- člen ZPPDFT-1), ne pa tudi za kopije, ki bi bile pridobljene na drugi pravni podlagi.Obrazložitev:Po dosedanji ureditvi je bilo fotokopiranje osebnih dokumentov regulirano z določbami Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11; v nadaljevanju ZOIzk-1) in Zakona o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 - uradno prečiščeno besedilo, v nadaljnjem besedilu ZPLD-1), ki sta fotokopiranje osebnih izkaznic in potnih listin v skladu določbo
- odstavka
- člena ZOIzk-1 in
- odstavka 4.a člena ZPLD-1 dovoljevala notarjem in finančnim družbam (med katere spadajo tudi banke), ki opravljajo finančne storitve, če kopijo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana v konkretnem postopku. Citirana člena prav tako določata, da je kopijo osebne izkaznice ali potne listine prepovedano hraniti v elektronski obliki.Z novelo ZPPDFT-1 pa je pod zakonsko določenimi pogoji kreditnim in finančnim institucijam dana pravna podlaga za zbiranje in hranjenje kopij osebnih dokumentov tudi v elektronski obliki. Tako ZPPDFT-1 na splošno v okviru ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke načeloma predvideva zgolj vpogled v uradni dokument stranke ob njeni navzočnosti. Posebej pa ureja ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke iz sredstva elektronske identifikacije, in sicer je v tretjem odstavku
- člena ZPPDFT-1 določeno, da zavezanec v okviru ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke na podlagi drugega odstavka
- člena ZPPDFT-1 dobi zahtevane podatke o stranki iz
- točke prvega odstavka
- člena tega zakona iz sredstva elektronske identifikacije iz prvega odstavka tega člena. Podatki, ki jih iz tega sredstva elektronske identifikacije ni mogoče dobiti, se pridobijo iz kopije uradnega osebnega dokumenta, ki jo stranka pošlje zavezancu v papirnati ali digitalni obliki. Če na opisani način ni mogoče pridobiti vseh predpisanih podatkov, se manjkajoči podatki pridobijo neposredno od stranke.Podobna je določba četrtega odstavka
- člena ZPPDFT-1, ki za ugotavljanje in preverjanje istovetnosti stranke z uporabo videoelektronske identifikacije prav tako določa, da se podatki iz tretjega odstavka
- člena ZPPDFT-1, ki jih v okviru ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke na podlagi prvega odstavka tega člena ni mogoče dobiti, pridobijo iz kopije uradnega osebnega dokumenta, ki jo stranka pošlje zavezancu v papirnati ali digitalni obliki. Če na opisan način ni mogoče pridobiti vseh predpisanih podatkov, se manjkajoči podatki pridobijo neposredno od stranke.
- člen ZPPDFT-1 pa nadalje določa hrambo kopij uradnih osebnih dokumentov v elektronski obliki. Ne glede na določbe drugih zakonov lahko zavezanci, ki so kreditne in finančne institucije, kopije uradnih osebnih dokumentov, ki so jih pridobili v okviru izvajanja ukrepov ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke po določbah tega zakona (torej v primerih predvidenih v
- in
- členu ZPPDFT), hranijo v elektronski obliki, če je zagotovljeno njihovo varovanje z organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki in ukrepi skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.Citirane zakonske določbe novele ZPPDFT-1 tako dajejo finančnim institucijam v navedenih primerih in ob zagotavljanju ustreznih ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov izrecno pravno podlago za pridobivanje in hrambo kopij uradnih osebnih dokumentov, torej tudi osebnih izkaznic in potnih listin, v elektronski obliki. Pri tem pa je potrebno upoštevati, da je takšno zbiranje in hramba osebnih dokumentov dopustna le za tiste kopije tistih uradnih osebnih dokumentov, ki jih finančne institucije pridobijo v okviru izvajanja ukrepov ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke po določbah ZPPDFT-1, torej na podlagi
- in
- člena ZPPDFT-1 ne pa tudi za kopije, ki so bile pridobljene na drugi pravni podlagi.Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026