Hranjenje negativov portretov - IPRS

Hranjenje negativov portretov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.11.2008 Številka: 0712-711/2008/2 Kategorije:Mediji, fotografije kot OP --> Kategorije: Mediji, fotografije kot OP Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je v telefonskem pogovoru z dne
4. 2008, prejel vaše vprašanje glede hranjenja negativov v fotografskih studiih. Zanima vas, ali morate res uničiti negative oziroma kako lahko zagotovite, da ne bi prišlo do posega v zasebnost. Predvsem vas zanima, kako je v primeru spletne aplikacije "E – fotograf" Ministrstva za notranje zadeve, saj menite, da ne nastane zbirka osebnih podatkov, če hranite zgolj fotografijo in unikatno številko iz sistema "E – fotograf". Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju, na podlagi
5. točke
6. odstavka
7. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
8. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Fotografije, izdelane za dokumente ter njihovi negativi, glede na Komentar Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah, ne predstavljajo avtorsko varovanih del. V tem primeru se, ob odsotnosti posebnega dogovora, torej ne predpostavlja, da fotograf obdrži negative po njegovi avtorski in lastninski pravici, temveč mora stranko obvestiti o tem, da bo hranil njene osebne podatke (poleg fotografije še določen navezni podatek) in od nje pridobiti osebno privolitev, ki je bodisi ustna, bodisi pisna. Pri izdelavi fotografij, namenjenih za posredovanje v E-fotografa, gre za t.i. pogodbeno obdelavo osebnih podatkov, pri čemer so fotografi pogodbeni obdelovalci, ki delajo v imenu in na račun upravljavca – Ministrstva za notranje zadeve. Z Ministrstvom morate imeti sklenjeno pogodbo, v kateri opredelite medsebojne obveznosti in pravice, po končanem naročilu, pa morate osebne podatke, ki ste jih obdelovali, v celoti vrniti upravljavcu. Avtorsko varovane fotografije uživajo posebno varstvo po Zakonu o avtorskih in sorodnih pravicah, vendar pa ne predstavljajo odstopanja od Zakona o varstvu osebnih podatkov. S podjemno pogodbo med stranko in fotografom, ob odsotnosti drugačnega dogovora, pa se predpostavlja osebna privolitev stranke, da bo fotograf obdeloval (hranil, vpogledal,…) njene osebne podatke, ki se nahajajo na negativih fotografij. O b r a z l o ž i t e v:
9. Nekateri splošni pojmi iz ZVOP-1 Pravno podlago, potrebno za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju, opredeljuje ZVOP-1 v
10. členu. Osebni podatki se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Prva točka
11. člena ZVOP-1 določa, da je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Druga točka
12. člena ZVOP-1 pa določa, da je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Peta točka
13. člena ZVOP-1 pojasnjuje pojem zbirka osebnih podatkov. Le-ta je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Obdelava osebnih podatkov je pojasnjena v tretji točki
14. člena ZVOP-1 in pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave). Pogodbeni obdelovalec je po sedmi točki
15. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba, ki obdeluje osebne podatke v imenu in na račun upravljavca osebnih podatkov. Pogodbena obdelava je v ZVOP-1 urejena z
16. členom. Prvi odstavek določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pogodbo zaupa pogodbenemu obdelovalcu, ki je registriran za opravljanje takšne dejavnosti in zagotavlja ustrezne postopke in ukrepe iz
17. člena ZVOP-1 (zavarovanje osebnih podatkov). Drugi odstavek pa določa, da sme pogodbeni obdelovalec opravljati posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru naročnikovih pooblastil in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen. Medsebojne pravice in obveznosti se uredijo s pogodbo, ki mora biti sklenjena v pisni obliki in mora vsebovati tudi dogovor o postopkih in ukrepih iz
18. člena ZVOP-
19. V tretjem odstavku pa je določeno, da je v primeru spora med upravljavcem osebnih podatkov in pogodbenim obdelovalcem, pogodbeni obdelovalec dolžan, na podlagi zahteve upravljavca, osebne podatke, ki jih je pogodbeno obdeloval, nemudoma vrniti upravljavcu.
20. Uporaba ZVOP-1 v konkretnem primeru 2.1 Splošno Pooblaščenec ugotavlja, da je fotografija skupek dokaj popolnih in natančnih lastnosti posameznika, saj gre za nosilec, ki predstavlja nekakšno tehnično preslikavo lastnosti posameznika na določen medij, fotografski papir. Fotografija vsebuje tolikšno množico osebnih podatkov, da se da posameznika z njimi natančno in nedvoumno določiti. Vse navedeno velja tudi za negative fotografij oziroma digitalne zapise na pomnilniških enotah. V primeru fotografij torej gre za zajem osebnih podatkov, saj je fotografirani posameznik določena ali določljiva oseba. Določljivost posameznika je v konkretnem primeru mogoča tudi s pomočjo unikatne serijske številke. Po opravljenem postopku prenosa fotografij v aplikacijo E-fotograf, fotograf (oziroma fotografski studio) namreč pridobi avtomatsko dodeljeno številko, ki je pripisana točno določenemu posamezniku, katerega fotografija je bila vnesena v sistem za prenos fotografij od fotografa do upravne enote. Pri tem pa je potrebno opozoriti, da osebni podatki sami po sebi ne uživajo zaščite po ZVOP-1, temveč so je deležni šele v primeru, če so del zbirke ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov. Le-ta predstavlja, kot že omenjeno, vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, strukturiran niz podatkov pa je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Podatke v konkretnem primeru predstavlja slikovna podoba posameznika, niz teh podatkov pa je organiziran s pomočjo unikatne serijske številke, pridobljene preko aplikacije "E-fotograf". Pooblaščenec glede na zgoraj navedeno ugotavlja, da so v konkretnem primeru podani vsi konstitutivni pogoji za obveznost ravnanja v skladu z ZVOP-1, predvsem zavarovanje osebnih podatkov. Pri tem pa moramo ločiti dve različni situaciji, in sicer ko gre za primere fotografiranja oseb za namene izdelave dokumentov ter primere, ko fotograf skladno z naročilom izdela druge vrste fotografij. 2.2 Avtorsko nezavarovane fotografije Glede prvega primera Pooblaščenec napotuje na Komentar Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah (M. Trampuž in ostali, GV, Ljubljana 1997), ki na strani 39 opisuje primere avtorsko nezavarovanih fotografij in pri tem kot take izrecno opredeli fotografije, narejene za namen izdelave dokumentov. Pri tem je vsekakor bistvenega pomena dejstvo, da tudi v primeru avtorsko zavarovanih izdelkov, varovanje avtorskih pravic ne more izpodriniti ustavno in zakonsko zavarovane pravice do varstva osebnih podatkov ter načela (in zakonskega določila iz
21. člena), da se lahko osebne podatke obdeluje le v primeru osebne privolitve ali ustrezne zakonske podlage. Pooblaščenec opozarja na nepravilno in celo nezakonito prakso fotografskih studiev, ki brez osebne privolitve posameznikov, hranijo njihove osebne podatke. V večini primerov posamezniki namreč niso niti obveščeni, da bodo fotografi negative ali digitalne zapise fotografij shranili (pri tem so izvzeti primeri iz točke 2.3 v nadaljevanju) in tako nimajo možnosti prepovedati obdelave lastnih osebnih podatkov, kot to predvideva prvi odstavek
22. člena ZVOP-
23. Le-ta namreč določa, da mora upravljavec osebnih podatkov na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, dopolniti, popraviti, blokirati ali izbrisati osebne podatke, za katere posameznik dokaže, da so nepopolni, netočni ali neažurni ali da so bili zbrani ali obdelani v nasprotju z zakonom. V tem primeru se njegovih osebnih podatkov ne sme več obdelovati. Navedeno pa velja le v primeru, če gre za osebne podatke, ki so del zbirke ali so namenjeni vključitvi vanjo (torej če poleg fotografije zbirate še nek podatek, na podlagi katerega je mogoča določljivost posameznika – ime in priimek, unikatna številka ipd.). 2.2.1 Pogodbena obdelava V primeru uporabe spletne aplikacije E-fotograf za prenos fotografij od fotografa do Ministrstva za notranje zadeve, gre za posebno situacijo, saj se izvaja tako imenovana pogodbena obdelava osebnih podatkov. To pomeni, da je na podlagi pogodbe o pogodbeni obdelavi, ki mora biti sklenjena, upravljavec osebnih podatkov Ministrstvo za notranje zadeve, fotografski studii pa so v vlogi pogodbenega obdelovalca osebnih podatkov. Pogodbeni obdelovalec je dolžan na podlagi zahteve upravljavca osebne podatke, ki jih je pogodbeno obdeloval, nemudoma vrniti upravljavcu. Pogodbeni obdelovalec sme opravljati posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru naročnikovih pooblastil in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen. Medsebojne pravice in obveznosti se uredijo s pogodbo, ki mora biti sklenjena v pisni obliki in mora vsebovati tudi dogovor o postopkih in ukrepih iz
24. člena ZVOP-1, ki govori o zavarovanju osebnih podatkov. Pooblaščenec pa želi tudi poudariti, da lahko fotograf pridobi osebno privolitev posameznika, da lahko hrani njegove fotografije, negative oziroma digitalne zapise fotografij tudi za namene, ki niso povezani s prenosom preko E-fotografa. V tem primeru gre za obdelavo osebnih podatkov posameznika na podlagi osebne privolitve v zasebnem sektorju, kot to določa
25. čl. ZVOP-
26. 2.3 Avtorsko zavarovane fotografije V primeru avtorsko zavarovanih fotografij je pravica hranjenja negativov odvisna od vsebine podjemne pogodbe, ki ste jo (ustno) sklenili s stranko. Če pri sklepanju podjemne pogodbe ne pride do posebnega dogovora glede hranjenja negativov, le-ti pripadajo avtorju (fotografu), in sicer na podlagi njegove avtorske in lastninske pravice. V kolikor bi želela stranka od avtorja fotografij tudi negative, bi se morala o tem dogovoriti že ob sklepanju podjemne pogodbe. Seveda pa dejstvo, da avtorju pripadajo negativi posnetih fotografij, ne pomeni, da lahko avtor, brez privolitve fotografiranega, fotografije prosto objavlja, saj bi s tem posegel v njegove ali njene osebnostne pravice. Avtor mora namreč paziti na to, da z objavo fotografij, v primeru, če so na njih razpoznavni posamezniki, ne posega v njihovo zasebnost. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026