Inkubator beleži prihode in odhode zaposlenih v podjetjih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 30.07.2012 Številka: 0712-1/2012/2413 Kategorije:Razno --> Kategorije: Razno Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je
- 2012 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ima vaše podjetje poslovne prostore v podjetniškem inkubatorju. Ste mlado, a samostojno podjetje, ki tudi samostojno funkcionira na trgu. Izvedeli ste, da ima receptorka (in njen namestnik) v inkubatorju navodilo, da skrbno beleži dnevno prisotnost oseb, ki imate prostore v inkubatorju. Baza naj bi vsebovala vaša imena, datum in uro prihodov. Navedeno ste izvedeli zgolj po naključju, ker vas o tem nihče ni obvestil. Glede na to, da niste zaposleni v podjetju, ki stoji za inkubatorjem, ampak so vaša podjetja le najemniki prostorov pod pogoji in pravili, ki veljajo za inkubator, vas je zanimalo, zakaj zbirajo te podatke o vas, vendar vam niso dali točnega odgovora. Pooblaščenca sprašujete, ali imajo pravico zbirati tovrstne podatke o vas. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Po izrecni določbi
- odst.
- člena ZVOP-1 lahko oseba javnega ali zasebnega sektorja za namene varovanja premoženja, življenja ali telesa posameznikov ter reda v njenih prostorih od posameznika, ki namerava vstopiti ali izstopiti iz tega prostora, zahteva, da navede naslednje osebne podatke: - osebno ime, - številko in vrsto osebnega dokumenta, - naslov stalnega ali začasnega prebivališča, - zaposlitev, - datum in uro vstopa ali izstopa v ali iz prostorov, - razlog vstopa ali izstopa v ali iz prostorov. Pooblaščenec meni, da je zbiranje podatkov o prihodu in odhodu iz prostorov inkubatorja, prekomerno, če se podatki nanašajo na posameznike, ki so zaposleni v podjetjih, ki imajo svoje prostore v inkubatorju. Upravljavec osebnih podatkov mora posamezniku na podlagi
- člena ZVOP-1 dati informacijo o namenu obdelave osebnih podatkov. O b r a z l o ž i t e v: Po splošni določbi
- člena ZVOP-1 se osebni podatki lahko zbirajo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Na podlagi
- odst.
- člena ZVOP-1 se v zasebnem sektorju lahko obdelujejo tudi osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe, izjemoma pa tudi, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (
- odst.
- člena ZVOP-1). Izrecna določba
- odst.
- člena ZVOP-1 določa, da oseba javnega ali zasebnega sektorja lahko za namene varovanja premoženja, življenja ali telesa posameznikov ter reda v njenih prostorih od posameznika, ki namerava vstopiti ali izstopiti iz tega prostora, zahteva, da navede vse ali nekatere osebne podatke iz drugega odstavka tega člena ter razlog vstopa ali izstopa. Po potrebi lahko osebne podatke preveri tudi z vpogledom v osebni dokument posameznika. Določba
- odst.
- člena določa, da se v evidenci vstopov in izstopov lahko o posamezniku vodijo samo naslednji osebni podatki: osebno ime, številka in vrsta osebnega dokumenta, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, zaposlitev ter datum, ura in razlog vstopa ali izstopa v ali iz prostorov. Osebni podatki iz evidence vstopov in izstopov se lahko hranijo največ tri leta od vpisa, nato se zbrišejo ali na drug način uničijo, če zakon ne določa drugače. Vsekakor pa mora vsak upravljavec vedno upoštevati tudi načelo sorazmernosti iz
- člena ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo. Glede na to, da je na podlagi
- člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 40/06 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZEPDSV), že delodajalec upravičen in dolžan voditi evidenco o izrabi delovnega časa (beležiti prisotnost delavca na delovnem mestu), Pooblaščenec meni, da je zbiranje podatkov o vstopih in izstopih posameznikov, zaposlenih v posameznih podjetjih, ki imajo prostore v inkubatorju, s strani inkubatorja prekomerno. Medtem, ko bi vodenje evidence vstopov in izstopov v prostore inkubator glede obiskovalcev lahko utemeljil z razlogom varovanja premoženja, življenja ali telesa posameznikov ter reda v svojih prostorih (hodniki, skupni prostori, morebitni prostori, ki jih uporablja izključno lastnik inkubatorja … ), pa po mnenju Pooblaščenca lastnik poslovne stavbe ne more evidentiranja vstopov in izstopov zaposlenih v podjetjih, ki imajo v poslovni stavbi prostore, opravičiti kot nujno potrebnega za namene varovanja premoženja, življenja ali telesa posameznikov ter reda v prostorih poslovne stavbe in zato pomeni prekomerno obdelavo osebnih podatkov. Inkubator bi na primer, lahko zagotavljal red že na način, da bi se zaposleni v podjetjih, ki najemajo prostore inkubatorja, ob vstopu izkazali zgolj z izkaznico oziroma značko, pri čemer ne bi bilo potrebe po evidentiranju časa vstopa oziroma izstopa niti potrebe po evidentiranju konkretnega posameznika, saj imajo za primer incidenta, kadar bi bilo dopustno in potrebno ugotavljati, kateri posamezniki se oziroma so se nahajali v stavbi ob določenem času, te podatke za svoje zaposlene že posamezni delodajalci. Ne glede na navedeno, pa Pooblaščenec poudarja še, da ni seznanjen s pogodbo, ki ste jo sklenili z inkubatorjem, zato ne more z gotovostjo trditi, da niso izpolnjeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov na podlagi
- ali
- odst.
- člena ZVOP-
- Vsekakor mora upravljavec osebnih podatkov, posamezniku, na katerega se osebni podatki nanašajo, v skladu s
- in
- odst.
- člena sporočiti podatke o upravljavcu osebnih podatkov in njegovem morebitnem zastopniku ter namen obdelave osebnih podatkov, v skladu s
- odst.
- člena ZVOP-1 pa mora posamezniku na njegovo zahtevo:
- omogočiti vpogled v katalog zbirke osebnih podatkov;
- potrditi, ali se podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne, in mu omogočiti vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ter njihovo prepisovanje ali kopiranje;
- posredovati izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj;
- posredovati seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen;
- dati informacijo o virih, na katerih temeljijo zapisi, ki jih o posamezniku vsebuje zbirka osebnih podatkov, in o metodi obdelave;
- dati informacije o namenu obdelave in vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ter vsa potrebna pojasnila v zvezi s tem;
- pojasniti tehnične oziroma logično-tehnične postopke odločanja, če izvaja avtomatizirano odločanje z obdelavo osebnih podatkov posameznika. Zahteva se vloži pisno ali ustno na zapisnik pri upravljavcu osebnih podatkov. Upravljavec osebnih podatkov mora posamezniku omogočiti vpogled, prepis, kopiranje in potrdilo po
- in
- točki prvega odstavka
- člena tega zakona praviloma istega dne, ko je prejel zahtevo, najpozneje pa v 15 dneh, ali pa ga v 15 dneh pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih vpogleda, prepisa, kopiranja ali izdaje potrdila ne bo omogočil. Izpis iz
- točke, seznam iz
- točke, informacije iz
- in
- točke ter pojasnilo iz
- točke prvega odstavka
- člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov posredovati posamezniku v 30 dneh od dneva, ko je prejel zahtevo, ali ga v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih mu izpisa, seznama, informacij ali pojasnila ne bo posredoval. V primeru, da upravljavec posamezniku v zakonitem roku ne omogoči seznanitve, lahko ta na Pooblaščenca naslovi pritožbo zaradi kršitve pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki. Pooblaščenec lahko obravnava le pritožbe, iz katerih je razvidno kdo je upravljavec, kaj je posameznik od njega zahtevali in kdaj je na upravljavca naslovili zahtevo (priporočljivo je pritožbi priložiti zahtevo, ki jo je posameznik naslovil na upravljavca, potrdilo o oddani pošiljki in morebiten zavrnilni odgovor upravljavca). Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026