Iskanje identifikacijskih podatkov pacientov za potrebe urejanja stare zdravstvene dokumentacije - IPRS

Iskanje identifikacijskih podatkov pacientov za potrebe urejanja stare zdravstvene dokumentacije + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 03.05.2021 Številka: 07120-1/2021/237 Kategorije:Zdravstveni osebni podatki --> Kategorije: Zdravstveni osebni podatki Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne
4. 2021 prejeli vaše vprašanje o tem, ali je z vidika varstva osebnih podatkov dopustno, da se v primerih, ko na zdravstvenem kartonu ni EMŠO številke ali številke zdravstvenega zavarovanja, to številko ali vsaj rojstni datum poišče v kartonu (npr. na izvidu, napotnici, zdravniškem mnenju). Gre za urejanje starih zdravstvenih kartonov iz obdobja pred 1990, ki so v arhivu in niso več v uporabi in ji je težko povezati s točno določeno osebo (nekateri pacienti so že umrli, nekateri so preseljeni v tujino ali pa je bila specifična obravnava dokončno zaključena). Dodatno vprašanje je, ali lahko ta opravila opravljajo študenti, ki bi jih angažirali za urejanje zelo obsežnega arhivskega gradiva. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
5. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
6. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
7. točko prvega odstavka
8. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
9. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Če so identifikacijski podatki o pacientih (npr. EMŠO, ZZZS številka in datum rojstva) potrebni za strokovno upravljanje s staro zdravstveno dokumentacijo (npr. za izvedbo poizvedb o smrti v CRPP ali v CRP ali za ustrezno razvrščanje in iskanje dokumentacije), je dopustno v tej dokumentaciji ali v drugih internih zbirkah osebnih podatkov poiskati razpoložljive identifikacijske podatke ter na tak način zanesljivo povezati dokumentacijo s točno določenimi pacienti. Opravila v zvezi s tem lahko izvajajo tudi študenti, vendar opozarjamo, da mora zdravstveni dom v tem primeru poskrbeti za vse potrebne postopke in ukrepe za varnost osebnih podatkov (npr. seznanitev s pravili varstva in varnosti osebnih podatkov ter posledicami kršitev, podpis ustrezne izjave o varovanju podatkov, prepoved iznosa dokumentacije in njenega reproduciranja, primerno omejene uporabniške pravice, ustrezen nadzor ipd.). O b r a z l o ž i t e v: V prvem primeru bi šlo za notranjo obdelavo osebnih podatkov (v internih zbirkah podatkov s strani pooblaščenih delavcev), ki bi bila potrebna za ustrezno vodenje starejše fizične zdravstvene dokumentacije z namenom njene obvezne dolgoročne in varne hrambe in zagotavljanja njene uporabnosti izven zdravstvene oskrbe ali celo za potencialno zdravstveno oskrbo (dokumentacija je uporabna, če so pacienti nedvoumno določeni) ter z namenom spoštovanja pravil na področju arhiviranja dokumentarnega gradiva. To vključuje tudi potrebo po izvedbi nadaljnjih poizvedb v zunanjih zbirkah podatkov (npr. za pridobitev podatka o smrti, od katerega je odvisen čas hrambe), za kar je potrebno, da je pacient še pred poizvedbo nedvoumno določen. Za to je lahko podana pravna podlaga na primer v (g), (h) in (j) točki drugega odstavka
10. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi z nacionalno zakonodajo, npr. z ZZPPZ, ZVDAGA in ZPacP. IP ne more izven inšpekcijskega postopka dajati bolj konkretnih usmeritev o načinu iskanja potrebnih identifikatorjev pacientov. Za študentsko delo veljajo smiselno enaka pravila kot za delavce, ki opravljajo delo po klasični pogodbi o zaposlitvi. To velja tako za dostopne pravice v zbirki fizične dokumentacije kot za spoštovanje interno določenih ukrepov in postopkov za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov. Ker gre za občasno delo s strani oseb z manj izkušnjami na področju varstva osebnih podatkov, predlagamo, da varnostnim vidikom posveti posebno pozornost. Lepo vas pozdravljamo, Pripravil: mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav. samostojni svetovalec IP Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026