Izbris dokumentov oziroma podatkov zasebne narave bivšega zaposlenega z računalnika delodajalca - IPRS

Izbris dokumentov oziroma podatkov zasebne narave bivšega zaposlenega z računalnika delodajalca + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 20.08.2021 Številka: 07121-1/2021/1492 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Pravica do pozabe, Rok hrambe OP Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje in sicer ste pojasnili, da se je na delodajalca obrnil bivši zaposleni, ki želi izbrisati vse dokumente zasebne narave, ki se hranijo na službenem računalniku. Zaposleni je sedaj zaposlen pri konkurenčnem podjetju in obstaja strah po zlorabi konkurenčnih podatkov. Seznanili ste se s smernicami IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, kjer se dotikamo tudi vprašanja ločevanja službenih podatkov in podatkov zasebne narave na službenih sredstvih ob prekinitvi delovnega razmerja, imate pa še dodatna vprašanja in sicer: Kako ravnati v primeru, če se zaposleni ne strinja, da je v primeru izbrisa podatkov s službenega računalnika prisotna komisija? Ali to pomeni, da se izbris podatkov ne izvede in lahko delodajalec dostopa do vseh podatkov, ki se nahajajo na službenem računalnika zaposlenega, prosto dostopa, ne glede na to, ali gre za podatke službene ali zasebne narave? Najmanj koliko članov mora sestavljati komisijo, kdo morajo biti člani komisije ter ali je lahko član komisije tudi (pooblaščeni) odvetnik delodajalca? Ali je lahko iz razloga, da zagotovi, da se zasebni podatki z računalnika zaposlenega dejansko izbrišejo oziroma da se podatki ne prenesejo, pri izbrisu prisoten tudi IT tehnik (ki sicer ni zaposlen pri delodajalcu)? Ali imajo člani komisije dejansko vpogled v vsa ravnanja, ki jih na službenem računalniku za potrebe izbrisa podatkov zasebne narave izvrši bivši zaposleni? Kaj storiti v primeru, če med bivšim zaposlenim in komisijo pride do nestrinjanja glede narave podatka (bivši zaposleni trdi, da gre za podatek zasebne narave, komisija pa zastopa stališče, da je podatek konkurenčno občutljiv? Ali obvelja mnenje komisije in se podatek ne izbriše? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) uvodoma pojasnjuje, da zakonodaja na vsa navedena vprašanja ne daje izrecnih odgovorov oziroma teh postopkov posebej ne ureja, zato podajamo naše mnenje v smislu varstva osebnih podatkov, v tistem delu, kje je to možno. Uvodoma pojasnjujemo, da je komisijski pristop priporočljiv z vidika transparentnosti in zavarovanja pravic tako delavca kot delodajalca, ni pa predpisan z zakonodajo, kar se nanaša tako na sestavo komisije kot na postopke ter odprte dileme. Kolikor stranki ne moreta doseči medsebojnega dogovora glede načina in postopka ločevanja podatkov službene in zasebne narave na delovni postaji nekdanjega zaposlenega, sestave komisije ali narave določenih vrst podatkov, morata rešitev poiskati na sodišču. Odgovorov na to, kakšna naj bi bila sestava komisije tako ne moremo podati (vprašanje št. 2), ker to ne sodi v našo pristojnost, lahko podamo le priporočila, kaj bi bilo smiselno glede na že omenjeno načelo transparentnosti in zavarovanja pravic tako delavca kot delodajalca. ad 1 Glede prvega vprašanja lahko z gotovostjo pojasnimo, da samo dejstvo, da se zaposleni ne strinja s prisotnostjo komisije to še ne pomeni, da lahko delodajalec dostopa do vseh podatkov, ki se nahajajo na službenem računalnika zaposlenega, prosto dostopa, ne glede na to, ali gre za podatke službene ali zasebne narave – delodajalec s tem ni pridobil pravice oziroma podlage za dostop do podatkov zasebne narave. ad 3 Prisotnost ustreznega IT osebja je po vsej verjetnosti nujna v vsake primeru, saj se je treba zavedati, da dejanski izbris podatkov z nosilcev podatkov, kot so delovne postaje, ni trivialen – zgolj izbris v smislu premika datotek v koš in praznjenje koša namreč še ne pomeni, da se podatki ne nahajajo več na disku, zato je treba samo brisanje tudi tehnično ustrezno in celovito potrditi. Predvidevamo, da bi tudi v primeru sodnega reševanja sodišče za ta del zahtevalo prisotnost ustreznega IT osebja ali izvedenca. ad 4 Če že pride do dogovora, da se pregled delovne postaje opravi komisijsko, potem je z vidika varstva osebnih podatkov treba upoštevati načelo minimizacije obdelave oziroma sorazmernost in opraviti le tiste nujne vpoglede, ki najmanj posegajo v pravice zaposlenega, da je mogoče sprejeti jasne ugotovitve, ali gre za podatek zasebne ali službene narave. ad 5 Če med bivšim zaposlenim in komisijo pride do nestrinjanja glede narave podatka (bivši zaposleni trdi, da gre za podatek zasebne narave, komisija pa zastopa stališče, da je podatek konkurenčno občutljiv, lahko po našem mnenju o tem odloči le sodišče v ustreznem postopku. Zaključno menimo, da kolikor ne pride do strinjanja med strankama glede delovanja, oblikovanja in postopanja komisije ali nesoglasij glede narave podatkov, da je edina prava pot, da se zadeva razreši po sodni poti. S spoštovanjem, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravil: mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026