Izbris OP + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 05.10.2021 Številka: 07121-1/2021/1997 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Pravica do pozabe, Rok hrambe OP Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede izbrisa dokumentacije zaposlenega. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov pravico do izbrisa (»pravico do pozabe«) ureja v
- členu, ki v prvem odstavku določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati, kadar velja eden od naslednjih razlogov: osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani; posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava in kadar za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga; posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obdelavi ugovarja v skladu s členom 21
(1)uredbe, za njihovo obdelavo pa ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi, ali pa posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obdelavi ugovarja v skladu s členom 21
(2)uredbe; osebni podatki so bili obdelani nezakonito; osebne podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali pravom države članice, ki velja za upravljavca; osebni podatki so bili zbrani v zvezi s ponudbo storitev informacijske družbe iz člena 8
(1)uredbe. Izjemo predstavlja tretji odstavek 17. člena, ki določa, da se prvi odstavek ne uporablja, če je obdelava potrebna: za uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja; za izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave na podlagi prava Unije ali prava države članice, ki velja za upravljavca, ali za izvajanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, ki je bila dodeljena upravljavcu; iz razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja v skladu s točkama (h) in (i) člena 9
(2)ter členom 9
(3); za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89
(1), kolikor bi pravica iz odstavka 1 lahko onemogočila ali resno ovirala uresničevanje namenov te obdelave, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Splošna uredba o varstvu podatkov torej posameznikom omogoča uveljavljanje pravice do izbrisa pri vseh upravljavcih ne glede na njihovo področje delovanja, vendar ta ni absolutna, ampak njeno uresničevanje poteka v skladu z zgoraj navedenimi pogoji. Ob prejemu vsake zahteve za izbris osebnih podatkov mora upravljavec najprej temeljito preveriti, ali mora dejansko ugoditi zahtevi posameznika in osebne podatke izbrisati ali pa obstajajo drugi razlogi za nadaljnjo hrambo osebnih podatkov, na podlagi katerih se zahtevi za izbris ne more ugoditi. IP nadalje pojasnjuje, da je, čeprav ZVOP-1 sicer razlikuje med javnim in zasebnim sektorjem, področje delovnega prava specialno urejeno za oba sektorja v posebnih zakonih, predvsem v Zakonu o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmIS-
- a)in Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06). ZDR-1 v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06) v 12. členu določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, ki jih vodi delodajalec, in sicer: evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa ter evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Podrobnejša vsebina posamezne evidence je opredeljena v členih 13 - 21. Glede hranjenja listin, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih obdeluje delodajalec, IP opozarja na tretji odstavek 14. člena ZEPDSV, ki določa, da se izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Identične določbe, ki se nanašajo na evidenco o stroških dela in evidenco o izrabi delovnega časa, vsebuje tudi drugi odstavek 17. člena in drugi odstavek 19. člena. Glede na navedeno torej delodajalec trajno hrani dokumente in izvirne listine (nekdanjega) zaposlenega. ZEPDSV torej v omenjenih členih daje pravno podlago za hrambo listin, na podlagi katerih se vpisujejo osebni podatki v evidence, ki jih ureja ZEPDSV. Listine, ki vsebujejo osebne podatke, ki se na podlagi zgoraj navedenih določb ZEPDSV vpisujejo v posamezno, s tem zakonom predvideno evidenco, se torej po mnenju IP že na podlagi tretjega odstavka 14. člena, drugega odstavka 17. člena in drugega odstavka 19. člena ZEPDSV hranijo v personalni mapi zaposlenega. Listine, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih delodajalec obdeluje na kakšni drugi pravni podlagi (npr. zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja), pa se lahko v personalni mapi hranijo toliko časa, dokler obstaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki se na takih listinah nahajajo (npr. do prenehanja delovnega razmerja). IP pojasnjuje tudi, da tega, ali dokumentacija, ki jo navajate v vašem zaprosilu za mnenje, spada v katero od kategorij podatkov, povezanih z obveznostjo glede hrambe podatkov, ki jih določa ZEPDSV, IP ne more presojati. V skladu z 22. členom ZEPDSV nadzor nad izvrševanjem določb ZEPDSV in predpisov, izdanih na njegovi podlagi, izvaja organ, pristojen za inšpekcijo dela. To je Inšpektorat RS za delo. Splošna uredba o varstvu podatkov v zvezi s hrambo osebnih podatkov v členu 5.1(
- e)določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Po izpolnitvi namena obdelave se torej osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru nezavezujočega mnenja konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati, ob tem pa pojasnjuje tudi, da je dolžnost vsakega upravljavca, da presodi, kdaj je namen obdelave osebnih podatkov izpolnjen oziroma ali mora določene podatke tudi po izteku prvotnega namena morda hraniti na kateri drugi pravni podlagi, kot je bila prvotna (npr. v zvezi z obveznostmi morebitnih zahtev glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, morebitnih pravnih postopkov, v zvezi z obveznostmi hrambe po računovodskih predpisih ali glede na obveznosti hrambe dokumentacije iz posameznih projektov ipd.). Ob tem je treba upoštevati zakonske roke hrambe in zgoraj opisano splošno načelo omejitve shranjevanja iz 5.1(
- e)člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. IP priporoča, da upravljavci v vseh primerih, preden se odločijo za dokončen izbris podatkov, temeljito preverijo vse okoliščine posamezne zadeve. Dodatna pojasnila boste našli tudi v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki se nahajajo na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf S spoštovanjem. Pripravil: Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026