Izbris OP iz službenih naprav + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 23.06.2022 Številka: 07121-1/2022/704 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede izbrisa podatkov na službenih napravah zaposlenega. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. V primeru, ko delodajalec sumi, da je (bivši) delavec storil katero od kaznivih dejanj, je treba postopati na način, da njegova službena sredstva zaseže in zapečati oziroma ustrezno zavaruje pred neupravičenimi posegi, s čimer se zavaruje morebitne dokaze in delavcu onemogoči dostop do podatkov na teh sredstvih. Za presojo dopustnosti in vrednosti dokazov v posamezni zadevi je v celoti pristojno sodišče, ki vodi konkreten sodni postopek. O b r a z l o ž i t e v: IP uvodoma pojasnjuje, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov upravljavcem svetovati, kako organizirati določene procese in v tem okviru obdelovati osebne podatke, niti ne more vnaprej potrjevati posameznih rešitev z vidika skladnosti s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Iz navedenih razlogov IP seveda tudi ne more sodelovati pri morebitnem pregledu vsebine službenih naprav in na vaša vprašanja v okviru tega mnenja ne more dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila. IP splošno pojasnjuje, da je delodajalec dolžan ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal nekdanjega delavca zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj (
- člen Zakona o delovnih razmerjih; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmlS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPS-1), delavec pa vrniti opremo, ki je v lasti delodajalca. Mora pa imeti delavec, ki odhaja, možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in iz službenega računalnika oziroma telefona bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, ipd.). Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi bivši delavec lahko izbrisal tudi pomembne podatke službene narave (zlasti npr. podatke, ki predstavljajo intelektualno lastnino podjetja, poslovne skrivnosti, ipd.) ali jih protipravno posredoval tretjim osebam, se takšen postopek izvede komisijsko in zapisniško. Vsekakor je priporočljivo, da delavec ob izbrisu zasebnih vsebin podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več nobenih podatkov, katerih uporaba bi pomenila poseg v njegovo zasebnost. Takšna izjava je lahko sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu. IP nadalje pojasnjuje, da je v primeru, ko delodajalec sumi, da je (bivši) delavec storil katero od kaznivih dejanj, treba postopati na način, da njegova službena sredstva (najustrezneje komisijsko in če se le da s sodelovanjem sindikata) zaseže in zapečati oziroma ustrezno zavaruje pred neupravičenimi posegi, s čimer se zavaruje morebitne dokaze in delavcu onemogoči dostop do podatkov na teh sredstvih. Potem delodajalec službeno sredstvo preda policiji, ki pri ravnanju z njim in podatki upošteva postopkovna in tehnična pravila računalniške forenzike, pri čemer mora upoštevati določbe Zakona o kazenskem postopku (ZKP). IP ob tem posebej poudarja, da naj delodajalec ne prevzema vloge policije in ne preiskuje sam vsebine računalnika, telefona ali drugega službenega sredstva delavca, saj lahko s tem ogrozi ali celo izniči verodostojnost in uporabnost morebitnih dokazov v kasnejšem kazenskem postopku. IP ob tem poudarja, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne
- 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf), tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (
- odstavek
- člena Ustave RS za upravne organe,
- člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (
- člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi. IP tako ne more in ne sme posegati v postopek policije, prav tako pa tudi ne v sodno vejo oblasti. Ob tem poudarja, da je za presojo dopustnosti in vrednosti dokazov v posamezni zadevi v celoti pristojno sodišče, ki vodi konkreten sodni postopek. IP pojasnjuje, da se v skladu z
- členom Zakona o delovnih in socialnih sodiščih (ZDSS-1; Uradni list RS, št. 2/04, 10/04 – popr., 45/08 – ZArbit, 45/08 – ZPP-D, 47/10 – odl. US, 43/12 – odl. US, 10/17 – ZPP-E, 196/21 – ZDOsk) v postopku v delovnih in socialnih sporih uporabljajo določbe zakona, ki ureja pravdni postopek (ZPP), če ni s tem zakonom določeno drugače. V pravdnem postopku pa praviloma velja razpravno načelo, v skladu s katerim morajo stranke navesti vsa dejstva, na katera opirajo svoje zahtevke, in predlagati dokaze, s katerimi se ta dejstva dokazujejo (prvi odstavek
- člena ZPP). Glede na navedbe v vašem zaprosilu za mnenje IP sklepa, da bi kot dokaz verjetno lahko prišli v poštev tudi podatki, katerih izbris zahteva bivši delavec. Ob tem IP dodaja, da sme v skladu s prvim odstavkom
- člena ZPP v pritožbi pritožnik navajati nova dejstva in predlagati nove dokaze le, če izkaže, da jih brez svoje krivde ni mogel navesti oziroma predložiti do prvega naroka za glavno obravnavo oziroma do konca glavne obravnave, če so izpolnjeni pogoji iz četrtega odstavka
- člena tega zakona. V petem odstavku
- člena ZPP je določeno tudi, da na obravnavi sodišče druge stopnje ponovi tiste dokaze, glede katerih dvomi v pravilnost dokazne ocene sodišča prve stopnje, ugotovi nova dejstva in izvede nove dokaze, ki so potrebni za popolno ali pravilno ugotovitev dejanskega stanja (
- člen), in opravi druga procesna dejanja, s katerimi se odpravijo ugotovljene bistvene kršitve določb postopka. IP dodatno pojasnjuje, da je o vprašanjih glede uporabe službenih sredstev in relacije delodajalec - zaposleni v povezavi s podatki na službenih sredstvih obširno pisal v smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih. Vse relevantne informacije v zvezi z elektronsko pošto boste našli na straneh 21-
- Smernice so dostopne na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf IP sklepno ponovno poudarja, da o ustreznosti in zakonitosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru lahko presoja le v okviru konkretnega inšpekcijskega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. S spoštovanjem. Pripravil: Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026