Izjava glede družinskih članov za namene izvedbe volitev v okviru sodelovanja delavcev pri upravljanju - IPRS

Izjava glede družinskih članov za namene izvedbe volitev v okviru sodelovanja delavcev pri upravljanju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 01.06.2022 Številka: 07120-1/2022/191 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da organizirate volitve v svet delavcev in predstavnikov zavoda v organe upravljanja javnega zavoda. Ugotavljate, da Zakon o sodelovanju delavcev pri upravljanju določa, da »družinski člani« vodilnega osebja nimajo pravice voliti predstavnikov v svet delavcev. Zaradi varstva osebnih podatkov kadrovska služba zavoda ne zbira podatkov o družinskih članih vodilnih delavcev, vendar pa ta podatek potrebuje volilna komisija za zagotovitev zakonitosti volitev, saj vodilni delavci in njihovi družinski člani nimajo aktivne volilne pravice in ne pasivne volilne pravice. Zato nas prosite za mnenje o ustreznosti rešitve, po kateri bi: vsem vodilnim delavcem dali v podpis izjavo o tem, da niso družinski člani katerega izmed zaposlenih na javnem zavodu oziroma, če so, katerega (zagotavljanje aktivne volilne pravice); kandidatu, ki kandidira na volitvah v svet delavcev ali predstavnikov zaposlenih v organe zavoda, predložili v podpis izjavo o tem, da kandidat ni družinski član vodilnega delavca (zagotavljanje zakonitosti pasivne volilne pravice). Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Po presoji IP ima volilna komisija pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov z namenom oblikovanja volilnega imenika ter objave predlogov kandidatov, za katere mora predhodno ugotoviti, ali so skladni z zakonom. Ker pa nabor osebnih podatkov ni eksplicitno določen, je treba v prvi vrsti izhajati iz načela sorazmernosti obdelave osebnih podatkov. Upravljavec osebnih podatkov mora biti sam zmožen dokazati, da je nameravana obdelava osebnih podatkov sorazmerna, torej da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. IP ugotavlja, da ste s predlagano rešitvijo skušali zožiti nabor oseb, od katerih bi preverjali sorodstveno vez, svetuje pa previdnost in temeljito preverjanje izpolnjevanja vseh elementov zakonite obdelave osebnih podatkov. Obrazložitev Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče: privolitev (točka (a)), sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)), zakon (točka (c)), zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)), izvajanje javne naloge (točka (

1. e)v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1), zakoniti interesi upravljavca, ki ne prevladajo nad interesi in pravicami posameznika (točka (f)). V konkretnem primeru morate najprej ugotoviti, ali imate pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov, in sicer katero pravno podlago ter za obdelavo katerih osebnih podatkov. Skladno z 12. in 13. členom Zakona o sodelovanju delavcev pri upravljanju (Uradni list RS, št. 42/07 – UPB in 45/08 – ZArbit; v nadaljevanju ZSDU) imajo: aktivno volilno pravico za predstavnike v svet delavcev: vsi delavci, ki delajo v družbi nepretrgoma najmanj šest mesecev, razen: direktor, poslovodna oseba ter prokurist (v nadaljnjem besedilu: vodilno osebje); družinski člani vodilnega osebja, med katere štejejo zakonec, otroci (zakonski ali nezakonski, posvojenci in pastorki), vnuki, starši (oče, mati, očim in mačeha), posvojitelji ter bratje in sestre. pasivno volilno pravico za izvolitev v svet delavcev: vsi delavci, ki imajo aktivno volilno pravico po tem zakonu in so zaposleni v družbi nepretrgoma najmanj 12 mesecev. člen ZSDU opredeljuje zakonske naloge volilne komisije, in sicer volilna komisija: skrbi za zakonitost volitev članov sveta delavcev, ugotavlja, ali so predlogi kandidatov za člane sveta delavcev v skladu s tem zakonom in jih objavi, določa volišča, določa seznam volivcev za celotno družbo in za posamezna volišča, imenuje volilne odbore, ugotavlja rezultate izida glasovanja na voliščih in razglaša, kateri kandidati so izvoljeni v svet delavcev, vodi neposredno tehnično delo v zvezi z volitvami, opravlja druge naloge, ki jih določa ta zakon. Skladno z zgornjim volilna komisija torej oblikuje "volilni imenik" (seznam volivcev) ter objavi predloge kandidatov, za katere mora predhodno ugotoviti, ali so skladni z zakonom. Navedeno pomeni, da ima volilna komisija pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za te namene bodisi v zakonu (točka (
2. c)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) bodisi v izvajanju javne naloge (točka (
3. e)prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Ker pa nabor osebnih podatkov ni eksplicitno določen, je treba v prvi vrsti izhajati iz načela sorazmernosti obdelave osebnih podatkov, ki je vtkano v točko (
4. c)prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov). Skladno s tem mora upravljavec osebnih podatkov zagotoviti, da osebni podatki, ki jih obdeluje niso prekomerni glede na zasledovane namene. Na upravljavcu osebnih podatkov je torej obveznost, da skladno z načelom sorazmernosti opredeli, v kateri fazi bo zbiral osebne podatke, od koga in katere osebne podatke (strogo vezane na potrebe izvedbe zakonitosti volitev). IP se v neobveznem mnenju ne more konkretno opredeliti do vprašanja, ali je vaša predlagana rešitev ustrezna, zakonita in skladna z načelom sorazmernosti. Opaziti je, da ste rešitev iskali v smeri, da ne bi zbirali osebnih podatkov o družinskih članih od vseh zaposlenih, ki bi sicer imeli aktivno volilno pravico, temveč ste skušali zožiti nabor oseb, od katerih bi želeli prejeti izjavo o sorodstveni vezi (z osebami, naštetimi v 12. členu ZSDU). Opozarjamo pa na to, da morate biti sami zmožni dokazati, da je predlagana rešitev sorazmerna, torej da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Previdnost pa je potrebna pri vašemu predlogu, da bi vodilnim delavcem dali v podpis izjavo o tem, da niso družinski člani katerega izmed zaposlenih na RTV Slovenija oziroma, če so, katerega. Izraz "vodilno osebje", kot ga opredeljuje 12. člena ZSDU zajema le direktorja, poslovodne osebe in prokuriste, ne pa tudi morebitnih drugih "vodilnih delavcev" v smislu notranje organizacije vašega zavoda. Za konec vas opozarjamo še na izvrševanje pravice posameznikov do informacij o obdelavi njihovih osebnih podatkov skladno s 13. členom Splošne uredbe ter na zagotavljanje ustreznega varstva podatkov, vključno z določitvijo(in spoštovanjem) rokov hrambe. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
5. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026