Izjava kandidata s pooblastilom o nekaznovanju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 28.03.2016 Številka: 0712-1/2016/713 Kategorije:Delovna razmerja, Občutljivi OP --> Kategorije: Delovna razmerja, Občutljivi OP Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete ali je delodajalcu zakonsko dovoljeno pridobivati osebne podatke o (ne)kaznovanju za kandidate za zaposlitev pred sklenitvijo delovnega razmerja, na podlagi predhodno podane izjave kandidata, s katero bi kadrovsko službo podjetja pooblastil za pridobitev teh podatkov. Kot pojasnjujete, bi se na ta način delodajalec rad zaščitil pred sklenitvijo delovnega razmerja s kandidatom, ki ima kazensko preteklosti. Vprašanju ste priložili tudi primer obrazca oz. izjave o zdravstveni sposobnosti in eventualni nekaznovanosti, ki bi jo naj podpisal kandidat, s katerim bi opravili razgovor. Izjava hkrati vsebuje pooblastilo kadrovski službi delodajalca, da za potrebe morebitne zaposlitve kandidata na objavljeno delovno mesto, pridobi podatke iz kazenske evidence.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju, na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Kadar se delodajalec odloči, da kot pogoj za prijavo na delovno mesto zahteva nekaznovanost kandidata, mora v skladu z
- členom ZDR-1 pretehtati, ali je ta podatek v neposredni zvezi z delovnim mestom, ki ga razpisuje. Prvi odstavek
- člena ZDR-1 določa, da sme delodajalec od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela.IP v konkretnem primeru ni našel zakonske podlage in tudi ne razlogov, da bi delodajalec hkrati z izjavo kandidatov za izpolnjevanje pogojev za zasedbo delovnega mesta kot obvezno pridobival še njihova pooblastila, na podlagi katerih bi lahko sam, v imenu kandidatov, preverjal in pridobival podatke iz kazenske evidence, saj gre za občutljive osebne podatke, ki se v skladu s pristojnim zakonom dajejo samo na podlagi pisne prošnje posameznika – vlagatelja, na katerega se podatki nanašajo, če jih potrebuje za uveljavljanje svojih pravic. Lahko pa ponudi kandidatu to možnost, pri čemer je smiselno takšna pooblastila v skladu z načelom sorazmernosti pridobivati zgolj od izbranega kandidata v fazi pred sklenitvijo pogodbe.Osebni podatek je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, pri čemer je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Obdelava osebnih podatkov pomeni v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v
- členu ZVOP-
- Ta v
- odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Medtem, ko
- odstavek istega člena nadalje določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov, ki mora biti ustavno in zakonsko dopusten, obdelovati pa se smejo le tiste osebne podatke, ki so primerni in nujno potrebni za uresničitev opredeljenega namena in ne pomenijo neupravičenega posega v zasebnost in dostojanstvo posameznika. Pri obdelavi osebnih podatkov je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je kot temeljno načelo, opredeljeno v
- členu ZVOP-1, in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju navaja
- člen ZVOP-
- Po določbi prvega odstavka
- člena ZVOP-1 se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na navedeno, se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (drugi odstavek
- člena). Ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1 se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki tudi, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.Zasebni sektor lahko obdeluje osebne podatke, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. To pomeni, da sta v zasebnem sektorju glede dopustnosti obdelave osebnih podatkov zakonsko dovoljenje in posameznikova osebna privolitev načeloma izenačena. Vendar pa je ne glede na načelno izenačenost obeh oblik v nekaterih primerih predvsem zaradi varstva interesa šibkejše stranke (v konkretnem primeru so to kandidati za zaposlitev) nujno potrebno z zakonom predpisati oz. omejiti obdelavo osebnih podatkov tudi na področju zasebnega sektorja. Ključni razlog za nujnost določanja dopustne obdelave osebnih podatkov v zakonu v zasebnem sektorju je v zagotavljanju spoštovanja minimalnih standardov in pravil v zvezi z obdelavo osebnih podatkov na tistih področjih, ki so izrazito subtilne narave in bistveno posegajo v pravni položaj posameznikov. Tak primer je področje delovno-pravne zakonodaje, katere namen je zavarovanje delavca oz. kandidata za zasedbo delovnega mesta, na katerega se osebni podatki nanašajo. Delodajalec mora v skladu z določbo
- člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13-popr. In 47/15-ZZSDT, v nadaljevanju ZDR-1) varovati in spoštovati delavčevo oz. kandidatovo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo oz. kandidatovo zasebnost. Po določbi prvega odstavka
- člena ZDR-1 se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Iz drugega odstavka istega člena izhaja, da lahko osebne podatke delavcev zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Prav tako se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati (tretji odstavek
- člena). Četrti odstavek istega člena določa, da se vsi odstavki
- člena ZDR-1 uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Pooblaščenec opozarja, da so podatki o zdravstvenem stanju in podatki o vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence (torej podatek o (ne)kaznovanosti) oz. evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške, v skladu z
- točko
- člena ZVOP-1 občutljivi osebni podatki. Za občutljive osebne podatke
- člen ZVOP-1 določa strožje pogoje obdelave, in sicer se lahko občutljivi osebni podatki obdelujejo med drugim le: če je posameznik za to podal izrecno osebno privolitev, ki je praviloma pisna; če je obdelava potrebna zaradi izpolnjevanja obveznosti in posebnih pravic upravljavca osebnih podatkov (v vašem primeru delodajalca) na področju zaposlovanja v skladu z zakonom, ki določa tudi ustrezna jamstva pravic posameznika; če tako določa drug zakon zaradi izvrševanja javnega interesa. Zakon za te podatke zahteva tudi strožje zavarovanje.
- člen ZVOP-1 tako med drugim določa, da morajo biti občutljivi osebni podatki pri obdelavi posebej označeni in zavarovani tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih.ZDR-1 v prvem odstavku
- člena določa, da mora delavec med drugim izpolnjevati s strani delodajalca zahtevane in v skladu s prvim odstavkom
- člena zakona objavljene pogoje za opravljanje dela. Prvi odstavek
- člena ZDR-1 določa, da sme delodajalec od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela. Isti člen določa še, da delodajalec pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidata zahtevati podatkov o družinskem oz. zakonskem stanu, podatkov o nosečnosti, o načrtovanju družine oz. drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem. Isti člen v sedmem odstavku določa, da mora delodajalec pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi za nedoločen ali za določen čas seznaniti kandidata z delom, pogoji dela ter pravicami in obveznostmi delavca in delodajalca, ki so povezane z opravljanjem dela na delovnem mestu, za katerega se sklepa pogodba o zaposlitvi.IP na podlagi vsega zgoraj navedenega pojasnjuje, da je delodajalec pri iskanju novih delavcev v okviru zakonsko določenih omejitev svoboden pri določanju pogojev, ki jih mora izpolnjevati kandidat za določeno delovno mesto, kar ustrezno opredeli v svojih internih aktih. Prav tako delodajalec v teh okvirih sam izbere najprimernejšega kandidata, s katerim sklene pogodbo o zaposlitvi. V skladu z navedenim ima delodajalec pravico, da od kandidatov za zaposlitev na določenih delovnih mestih zahteva potrdilo o nekaznovanosti, vendar mora biti to določeno že v fazi objave prostega delovnega mesta, kot to določa
- člen ZDR-
- Potrebo po zbiranju podatka o nekaznovanosti je potrebno presojati za vsako delovno mesto posebej, pri čemer je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti (
- člen ZVOP-1) in kot taka opredeliti zgolj tista delovna mesta, pri katerih obstaja povečano tveganje za ogrozitev moralne in materialne škode (npr. premoženja delodajalca), v najhujših oblikah za varnost človeških življenj. Potrdilo o nekaznovanosti se mora nanašati na nekaznovanost za tista kazniva dejanja, ki se nanašajo na področje dela (npr. varstva premoženja oziroma življenja). Pridobivanje splošnih potrdil o nekaznovanosti (tudi za kazniva dejanja, ki niso v nikakršni zvezi z objekti varstva pri delodajalcu) bi bilo prekomerno. Predložitev potrdila boste torej lahko zahtevali od tistih delavcev oz. kandidatov, ki delajo na delovnih mestih, na katerih po sistemizaciji obstaja večje tveganje za ogrožanje varovanih dobrin (npr. premoženja delodajalca) - in ne za vse zaposlene.IP poudarja, da delodajalec v primeru, ko so izpolnjeni pogoji iz
- člena ZDR-1, torej če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, od kandidatov za zaposlitev lahko zahteva le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela. Delavec lahko s pisnim pooblastilom delodajalca tudi pooblasti za pridobivanje posameznih osebnih podatkov v njegovem imenu, vendar pa ni razlogov, da bi delodajalec hkrati z izjavo kandidatov za izpolnjevanje pogojev za zasedbo delovnega mesta kot obvezna pridobival še njihova pooblastila, da bo v njihovem imenu sam preverjal in pridobival podatke iz kazenske evidence. Delavcu mora biti prepuščena izbira, da navedeno pooblastilo pridobi in delodajalcu posreduje sam. Ob tem IP poudarja, da je smiselno in sorazmerno takšna pooblastila zbirati zgolj od izbranega kandidata pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi. Gre namreč za občutljive osebne podatke, ki se v skladu z desetim odstavkom 250.a člena Zakona o izvrševanju kazenskih sankcij (Uradni list RS, št. 110/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami) dajejo samo na podlagi pisne prošnje posameznika – vlagatelja, na katerega se podatki nanašajo, če jih potrebuje za uveljavljanje svojih pravic. Poleg tega so ti podatki brezplačni in dosegljivi vsakemu posamezniku, ki se odloči za njihovo pridobivanje.Lep pozdrav,Informacijski Pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka Pripravila: Petra Ratajec državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026