Izjava o varovanju - IPRS

Izjava o varovanju + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 30.05.2007 Številka: 0712-467/2007/2 Kategorije:Neposredno trženje, nagradne igre --> Kategorije: Neporedno trženje, nagradne igre Spoštovani, prejeli smo vaše elektronsko sporočilo. V njem sprašujete, kakšno izjavo morate dodati ob vpisovanju osebnih podatkov za naročila publikacij. Pravite, da naročniki vpisujejo podatke kot so ime, priimek, naslov, zanima pa vas, kako dopolniti izjavo »V skladu z zakonom o varovanju podatkov garantiramo za ….« Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člen ZVOP-1 ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje. Osebni podatek je v skladu z
6. tč.
7. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Zbirka osebnih podatkov je v skladu z
8. tč.
9. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Upravljavec osebnih podatkov je v skladu z
10. tč.
11. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. Splošna pravna podlaga za dopustno obdelavo osebnih podatkov je navedena v
12. odstavku
13. člena ZVOP-1 in določa, da se ti podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Naslednji odstavek istega člena določa, da mora biti namen obdelave določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju (kamor spada tudi vaša banka) so določene v
14. čl. ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika (
15. odst.). Ne glede na prejšnji odstavek se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (
16. odst.). Ob tem velja opozoriti tudi na
17. člen ZVOP-1, ki ureja eno izmed temeljnih načel varstva osebnih podatkov t.j. načelo namembnosti ali načelo namenskosti in določa, da se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače. Zavarovanje osebnih podatkov, ki je urejeno v
18. in
19. členu ZVOP-1, skladno s
20. odst.
21. člena obsega organizacijske, tehnične in logično tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov, tako da se: - varujejo prostori, oprema in sistemsko programska oprema - varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki - preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu - zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov - omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov. V skladu s
22. členom ZVOP-1 so vsi upravljavci in pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov dolžni zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način iz
23. člena ZVOP in v svojih aktih tudi predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, ter določiti osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke.
24. člen ZVOP-1, ki ureja obveščanje posameznika o obdelavi osebnih podatkov v
25. odst., določa, da mora upravljavec osebnih podatkov, v primeru, da se osebni podatki zbirajo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, posamezniku sporočiti naslednje informacije, če ta z njimi še ni seznanjen: - podatke o upravljavcu osebnih podatkov in njegovem morebitnem zastopniku (osebno ime, naziv oziroma firma in naslov oziroma sedež), - namen obdelave osebnih podatkov. S tem v zvezi, Informacijski pooblaščenec opozarja tudi na
26. člen ZVOP-1, ki ureja pravico posameznika do seznanitve, in na podlagi katerega mora upravljavec osebnih podatkov posamezniku na njegovo zahtevo med drugim omogočiti vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj. Nenazadnje pa velja opozoriti tudi na določbo
27. člena ZVOP-1, ki v okviru poglavja o neposrednem trženju, v
28. odst. določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov uporablja osebne podatke posameznikov, ki jih je zbral iz javno dostopnih virov ali v okviru zakonitega opravljanja dejavnosti, tudi za namene ponujanja blaga, storitev, zaposlitev ali začasnega opravljanja del z uporabo poštnih storitev, telefonskih klicev, elektronske pošte ali drugih telekomunikacijskih sredstev (v nadaljevanju: neposredno trženje) v skladu z določbami
29. in
30. člena, če drug zakon ne določa drugače. ZVOP-1 v
31. odst.
32. člena taksativno našteva osebne podatke, ki jih izvajalci neposrednega trženja lahko v ta namen obdelujejo tudi brez soglasja posameznika, in sicer: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko, naslov elektronske pošte ter številko telefaksa. Lahko pa posameznik tudi v tem primeru kadarkoli zahteva, da upravljavec osebnih podatkov preneha uporabljati njegove osebne podatke za namene neposrednega trženja (
33. odst.
34. člena). Na podlagi povedanega Informacijski pooblaščenec zaključuje, da izjava kot jo navajate zgoraj, ki se nanaša na vašo obveznost varovanja osebnih podatkov naročnikov na vašo publikacijo in s katero jih seznanjate o tem, da njihove osebne podatke varujete v skladu z ZVOP-1, ni potrebna. Kot upravljavec osebnih podatkov morate namreč osebne podatke zavarovati skladno z določbami
35. in
36. člena ZVOP-1, postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov morate predpisati tudi v svojih notranjih aktih t.j. pravilniku o zavarovanju osebnih podatkov. Zakon pa ne predvideva posebne obveznosti seznanjanja posameznikov, katerih osebne podatke upravljavec obdelujete, s postopki in ukrepi za zavarovanje teh osebnih podatkov, saj jih kot rečeno k ustreznemu zavarovanju obvezuje že zakon. Pooblaščenec je zato mnenja, da na obrazcu, na katerem vam naročniki publikacij posredujejo svoje osebne podatke sicer lahko navedete tudi izjavo o tem, da osebne podatke ustrezno varujete, vendar je taka izjava nepotrebna, saj nima nobenih pravnih učinkov. Takšna izjava bi lahko izjemoma imela pravne učinke in sicer v primeru, če bi na njeni podlagi posameznikom, katerih osebne podatke obdelujete, zagotavljali strožje oziroma višje standarde zavarovanja njihovih osebnih podatkov kot jih predvideva ZVOP-1 in kot jih imate predpisane v vaših notranjih aktih. Vendar pa glede na okoliščine, ki izhajajo iz vašega vprašanja, Pooblaščenec ocenjuje, da pri vas ne gre za tak primer in vam zato takšne izjave na obrazcu ni potrebno navajati. Kar se tiče drugih izjav na obrazcu, s katerim vam naročniki publikacij posredujejo svoje osebne podatke, Pooblaščenec poudarja, da ni potrebno navesti privolitve v obliki posebne klavzule, če boste tako pridobljene osebne podatke obdelovali samo za namen, za katerega so vam bili podatki posredovani. Če pa nameravate tako pridobljene osebne podatke obdelovati tudi v kakšne druge namene, za kar potrebujete osebno privolitev omenjenih posameznikov (razen, kot smo že navedli, pri neposrednem trženju za omejen nabor podatkov) vam Pooblaščenec priporoča, da privolitev v tako obdelavo, v izogib morebitnim zapletom pri dokazovanju, do katerih lahko pride, če je privolitev samo ustna, vključite v omenjeni obrazec. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026