Izjava o varovanju osebnih podatkov v podjetju - IPRS

(1)Osebni podatki v zasebnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.

(2)Ne glede na prejšnji odstavek se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.

(3)Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Obdelavo občutljivih osebnih podatkov določa 13. člen ZVOP-1. Obdelujejo se lahko le v naslednjih primerih: 1. če je posameznik za to podal izrecno osebno privolitev, ki je praviloma pisna, v javnem sektorju pa tudi določena z zakonom; 2. če je obdelava potrebna zaradi izpolnjevanja obveznosti in posebnih pravic upravljavca osebnih podatkov na področju zaposlovanja v skladu z zakonom, ki določa tudi ustrezna jamstva pravic posameznika; 3. če je obdelava nujno potrebna za varovanje življenja ali telesa posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, ali druge osebe, kadar posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, fizično ali poslovno ni sposoben dati svoje privolitve iz 1. točke tega člena; 4. če jih za namene zakonitih dejavnosti obdelujejo ustanove, združenja, društva, verske skupnosti, sindikati ali druge nepridobitne organizacije s političnim, filozofskim, verskim ali sindikalnim ciljem, vendar le, če se obdelava nanaša na njihove člane ali na posameznike, ki so v zvezi s temi cilji z njimi v rednem stiku, ter če se ti podatki ne posredujejo drugim posameznikom ali osebam javnega ali zasebnega sektorja brez pisne privolitve posameznika, na katerega se nanašajo; 5. če je posameznik, na katerega se nanašajo občutljivi osebni podatki, te javno objavil brez očitnega ali izrecnega namena, da omeji namen njihove uporabe; 6. če jih za namene zdravstvenega varstva prebivalstva in posameznikov ter vodenja ali opravljanja zdravstvenih služb obdelujejo zdravstveni delavci in zdravstveni sodelavci v skladu z zakonom; 7. če je to potrebno zaradi uveljavljanja ali nasprotovanja pravnemu zahtevku; 8. če tako določa drug zakon zaradi izvrševanja javnega interesa. Osebna privolitev posameznika je prostovoljna izjava volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu; osebna privolitev posameznika je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev posameznika. Pisna privolitev posameznika je podpisana privolitev posameznika, ki ima obliko listine, določila v pogodbi, določila v naročilu, priloge k vlogi ali drugo obliko v skladu z zakonom; podpis je tudi na podlagi zakona s podpisom izenačena oblika, podana s telekomunikacijskim sredstvom, ter na podlagi zakona s podpisom izenačena oblika, ki jo poda posameznik, ki ne zna ali ne more pisati. Blokiranje je takšna označitev osebnih podatkov, da se omeji ali prepreči njihova nadaljnja obdelava. Ad 2) Področje zaposlovanja urejata Zakon o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 42/2002 in 79/2006, v nadaljevanju ZDR) in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 42/2002, v nadaljevanju ZEPDSV). ZDR v 1. odstavek 1. člena določa, da ureja delovna razmerja, ki se sklepajo s pogodbo o zaposlitvi med delavcem in delodajalcem. V 46. členu ZDR pa je urejeno varstvo delavčevih osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Določbe prejšnjih odstavkov se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Navedeno pomeni, da lahko delodajalec osebne podatke zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam, samo, če ima zato podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.Evidence, ki jih lahko delodajalci vodijo na področju dela in socialne varnosti, so eksplicitno določene v 12. člen ZEPDSV, in sicer: - evidenco o zaposlenih delavcih, - evidenco o stroških dela, - evidenco o izrabi delovnega časa in - evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. 13. člen ZEPDSV določa vsebino evidence o zaposlenih delavcih. Tako lahko delodajalci zbirajo naslednje podatke:

1. a)Podatki o delavcu - osebno ime, - datum rojstva, če oseba nima EMŠO, - kraj rojstva, - država rojstva, če je kraj rojstva v tujini, - enotna matična številka občana, - davčna številka, - državljanstvo, - naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), - naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), - izobrazba, - ali je delavec invalid, - kategorija invalidnosti, - ali je delavec delno upokojen, - ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, - ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo.
2. b)Podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci):
3. c)Podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi: - datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi, - datum nastopa dela, - vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi, - razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas, - poklic, ki ga opravlja delavec, - strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, - naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, - število ur tedenskega rednega delovnega časa, - razporeditev delovnega časa, - kraj, kjer delavec opravlja delo, ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo; č) Podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi: - datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi, - način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.Delodajalec mesečno za vsakega delavca vpisuje v evidenco o stroških dela naslednje (16. člen ZEPDSV):
4. a)podatke o delavcu: - poleg podatkov iz točke
5. a)13. člena vpisuje še številko transakcijskega računa, na katerega se izplačujejo plače in ostali prejemki;
6. b)podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca,  plača za tekoči mesec, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi: – bruto plača za delo s polnim delovnim časom, – bruto plača za delo s krajšim delovnim časom od polnega, – bruto izplačila za delo preko polnega delovnega časa (nadurno delo), – bruto nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca;  zaostala izplačila in nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi: – bruto zaostala izplačila in nadomestila plač;  izredno izplačilo (izplačilo po drugih osnovah, ki ne predstavlja redne mesečne plače): – bruto izplačila na podlagi osebne delovne uspešnosti, – dodatna denarna izplačila iz naslova uspešnosti poslovanja;  neto plača (za mesec poročanja, za zaostala izplačila, nadomestila plač in za izredna izplačila): – plača, – zaostalo izplačilo, – nadomestilo plače, – izredno izplačilo;
7. c)podatke o drugih stroških dela: – povračila stroškov v zvezi z delom, – regres za letni dopust, – jubilejna nagrada, – dodatna plačila, namenjena socialni varnosti delavcev, – plačila za prostovoljno pokojninsko zavarovanje, – solidarnostna pomoč, – odpravnina, – stroški izobraževanja delavcev, – davki na izplačane plače, – ostali stroški dela; č) podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca:  prispevki v breme delodajalca: – plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, – plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje, – plačani prispevki za starševsko varstvo, – plačani prispevki za zaposlovanje;  prispevki v breme zavarovanca: – plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, – plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje, – plačani prispevki za starševsko varstvo, – plačani prispevki za zaposlovanje.Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke (18. člen ZEPDSV): – podatke o številu ur, – skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, – opravljene ure v času nadurnega dela, – neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, – neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, – neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, – število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.Informacijski pooblaščenec je pregledal v globalni izjavi navedene vrste podatkov, ki jih _____ ali odvisno podjetje _____ lahko zbira o zaposlenih: • ime, naslove, telefonske številke, elektronske naslove, rojstni datum in številko bančnega računa; • identifikacijske številke ali dokumente ali podatke (npr. potni list, dovoljenje za delo, vizum, rojstni list, osebna izkaznica ali davčni podatki), ki jih izdajo državni organi; • zakonski stan, državljanstvo, spol, starost, zakonec ali zunajzakonski partner, vzdrževani družinski člani, starost in spol vzdrževanih družinskih članov, starost in spol zunajzakonskega partnerja, raven izobrazbe in etnična pripadnost; • datum začetka službe, naziv in funkcija, oddelek, poslovna enota in lokacija; • delovni razpored zaposlenega, nadzorniki, ocene uspešnosti, napredovanja, disciplinski ukrepi, veščine, na primer ustno ali pisno znanje jezikov ali poznavanje računalniških programov, strokovne kvalifikacije in pooblastila; • pogoje vaše pogodbe o zaposlitvi, plači ali plačilu in drugih pogodbenih ugodnostih; • podatke o povračilu poslovnih stroškov za zaposlenega. Pooblaščenec ugotavlja, da podjetje zbira tudi osebne podatke, ki v zakonih niso navedeni. Med njimi so celo občutljivi osebni podatki (npr. verska pripadnost, spolna usmerjenost) zaposlenih, ki zahtevajo posebno obravnavo, in podatki o (zunaj)zakonskem partnerju. Za zbiranje tovrstnih osebnih podatkov delodajalec nima pravne podlage in jih ne sme zbirati. Evidenca o zaposlenih delavcih (14. člen ZEPDSV), evidenca o stroških dela (17. člen ZEPDSV) in evidenca o izrabi delovnega časa (19. člen ZEPDSV) se začnejo za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Glede na navedeno, podjetje ne sme več zbirati podatkov o nekdaj zaposlenih ali upokojencih, pa tudi ne zahtevati osebnih podatkov družinskih članov, razen podatkov, določenih v zakonu (npr. vzdrževani družinski člani).Ker pa 46. člen ZDR dopušča obdelavo osebnih podatkov tudi brez podlage v zakonu, lahko delodajalec od delavca sicer zahteva določene podatke, vendar le pod pogojem, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pomeni, da mora delodajalec natančno obrazložiti oziroma izkazati, za kaj zahtevane osebne podatke potrebuje. Če delodajalec tega ne izkaže, jih od delavca ne sme zahtevati. Zbira jih lahko le na podlagi osebne privolitve zaposlenega. V obravnavanem primeru gre namreč za delodajalca v zasebnem sektorju, za katerega načeloma velja določba 10. člena ZVOP-1, po katerem se lahko obdeluje osebne podatke tudi na podlagi posameznikove osebne privolitve. Informacijski pooblaščenec pa opozarja, da je zakonodajalec delovnopravno področje glede obdelave osebnih podatkov posebej uredil (ZEPDSV in ZDR) in zaradi specifičnosti področja ne dopušča avtonomije strank. To pomeni, da je osebna privolitev dopustna le za tiste primere obdelave osebnih podatkov, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika. Zavrnitev oziroma nepodano soglasje za zbiranje spornih osebnih podatkov pa nikakor ne sme imeti posledic za delovno razmerje. Zato je tudi naslednja izjava podjetja sporna: »Vaše privoljenje je sicer prostovoljno, če pa privoljenja ne daste, to lahko podjetju _____ prepreči, da bi vam zagotovil enako raven ugodnosti kot tistim, ki so dali svoje privoljenje«. Navedbe v izjavi so kontradiktorne; podpis globalne izjave namreč ni prostovoljen, če bo zaposleni z zavrnitvijo podpisa izgubil določene ugodnosti. Ob tem Informacijski pooblaščenec poudarja, da osebna privolitev posameznika za obdelavo osebnih podatkov mora biti prostovoljna (brez pritiskov torej).Informacijski pooblaščenec tudi poudarja, da morajo biti pred osebno privolitvijo posamezniku navedene vse vrste osebnih podatkov in vsi nameni njihove obdelave, zato sta v nasprotju z zakonom tudi navedbi v globalni izjavi, ki pojasnjujeta, da v globalni izjavi naštete vrste osebnih podatkov, ki se zbirajo in primeri obdelave (uporabe) le-teh ne predstavljajo izčrpnega seznama.Informacijski pooblaščenec ugotavlja, da je globalna izjava o varovanju osebnih podatkov, ki naj bi jo podpisali zaposleni v podjetju ______, v nasprotju s slovensko zakonodajo na področju delovnih razmerij, vrste in vsebine evidenc na področju dela in socialne varnosti, pa tudi varstva osebnih podatkov. V primeru nestrinjanja z vrsto osebnih podatkov in nameni njihove obdelave vam Informacijski pooblaščenec svetuje, da zahtevate blokiranje in izbris že obstoječih osebnih podatkov, ki niso potrebni za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem in izrazite prepoved zbiranja dodatnih »nepotrebnih« osebnih podatkov. To je vaša pravica, saj delodajalec lahko pridobi osebne podatke, ki niso potrebni za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, le z vašo osebno privolitvijo (pisno ali ustno). Odklonitev podpisa izjave v obstoječi obliki ne sme negativno vplivati na vaše delovno razmerje ali vam škodovati.S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
8. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026