Iznos sodnih spisov za delo na domu + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 18.12.2008 Številka: 0712-816/2008/2 Kategorije:Sodni postopki --> Kategorije: Sodni postopki Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
- 2008 prejel vaš dopis, v katerem navajate, da imate na sodišču v skladu z ZVOP-1 sprejet Pravilnik o postopkih in ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov. V njem so predvideni ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov v prostorih sodišča ter postopki pri posredovanju osebnih podatkov osebam izven sodišča. V praksi pa se pojavlja potreba po ureditvi ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov v konkretnih primerih obdelave osebnih podatkov na domu. Pri tem mislite na primere, ko bi posamezni sodniki sodne spise želeli preučevati tudi doma. Kako naj v teh primerih sodišče kot upravljavec zbirke osebnih podatkov zagotovi ustrezne ukrepe? Ali zadošča izrecno dovoljenje predsednika sodišča ob izjavi - zavezi sodnika, da bo pri iznosu sodnega spisa iz prostorov sodišča smiselno upošteval določbe zgoraj navedenega pravilnika? Prosite nas za mnenje oziroma kakršnekoli napotke v zvezi s tem. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: Pooblaščenec pojasnjuje, da iz določb ZVOP-1 ne izhaja dolžnost upravljavca osebnih podatkov izdajati izrecno dovoljenje ob izjavi - zavezi sodnika, torej osebe, ki zaradi narave svojega dela obdeluje osebne podatke, da bo pri iznosu sodnega spisa iz prostorov sodišča smiselno upošteval določbe Pravilnika. Nikakor pa ZVOP-1 takšne možnosti ureditve zavarovanja osebnih podatkov ne izključuje, zato jo sodišče lahko vnese tudi v Pravilnik o postopkih in ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov, če meni, da bo na ta način zagotovilo zavarovanje osebnih podatkov v skladu z določbami ZVOP-
- Upravljavec osebnih podatkov namreč lahko prosto določa, na kakšen način bo zadostil pogojem iz
- in
- člena ZVOP-1 in eden izmed ukrepov je lahko tudi izdaja izrecnega dovoljenja za iznos sodnega spisa izven prostorov sodišča. Pooblaščenec na tem mestu priporoča, da se kot ukrep za zavarovanje osebnih podatkov, vsebovanih v sodnem spisu, ki ga sodnik odnese iz prostorov sodišča, določi tudi konkretne standarde, ki morajo biti pri takšnem dejanju izpolnjeni (na primer, da se dostop do sodnega spisa tretjim osebam v času, ko je sodni spis zunaj prostorov sodišča, prepreči tako, da se sodni spis prenaša v zaklenjeni torbi, da ga sodnik doma hrani v zaklenjeni omari, ipd.). Glede na to, da ZVOP-1 ne določa konkretnih postopkov in ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov, Pooblaščenec opozarja tudi na možnost sodišča, da z namenom zagotovitve zavarovanja osebnih podatkov v celoti prepove iznos sodnih spisov iz prostorov sodišča. O b r a z l o ž i t e v:
- Splošno o podlagah za zavarovanje osebnih podatkov Zbirka osebnih podatkov je v skladu s peto točko
- člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Upravljavec osebnih podatkov je v skladu s šesto točko
- člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. ZVOP-1 v tretjem poglavju ureja zavarovanje osebnih podatkov.
- člen ZVOP-1 določa vsebino zavarovanja osebnih podatkov. Prvi odstavek tega člena tako določa, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se:
- varujejo prostori, oprema in sistemsko programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami;
- varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki;
- preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih;
- zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov;
- omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov. Drugi odstavek istega člena določa, da morajo v primeru obdelave osebnih podatkov, ki so dostopni preko telekomunikacijskega sredstva ali omrežja, strojna, sistemska in aplikativno programska oprema zagotavljati, da je obdelava osebnih podatkov v zbirkah osebnih podatkov v mejah pooblastil uporabnika osebnih podatkov. Tretji odstavek istega člena v nadaljevanju določa, da morajo biti postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov ustrezni glede na tveganje, ki ga predstavlja obdelava in narava določenih osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Zadnji odstavek istega člena določa, da morajo funkcionarji, zaposleni in drugi posamezniki, ki opravljajo dela ali naloge pri osebah, ki obdelujejo osebne podatke, varovati tajnost osebnih podatkov, s katerimi se seznanijo pri opravljanju njihovih funkcij, del in nalog. Dolžnost varovanja tajnosti osebnih podatkov jih obvezuje tudi po prenehanju funkcije, zaposlitve, opravljanja del ali nalog ali opravljanja storitev pogodbene obdelave. Dolžnost zavarovanja osebnih podatkov ZVOP-1 ureja v
- členu, ki v prvem odstavku določa, da so upravljavci osebnih podatkov in pogodbeni obdelovalci dolžni zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način iz zgoraj navedenega
- člena ZVOP-
- V drugem odstavku istega člena je določeno, da upravljavci osebnih podatkov v svojih aktih predpišejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke.
- Zavarovanje osebnih podatkov v sodnih spisih Iz določb, navedenih v
- točki tega mnenja, izhaja, da sodni spis predstavlja zbirko osebnih podatkov, sodišče pa je upravljavec te zbirke. Dolžnost sodišča, ki je določena z ZVOP-1, je zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način, naveden v
- In
- členu ZVOP-1, ki to področje opredeljujeta zgolj na splošno. Dolžnost sodišča je torej, da v svojih aktih predpiše konkretne postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določi osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Kakšni pa so ti postopki in ukrepi, je odvisno od vsakokratne narave dela upravljavca. Kot izhaja iz navedb v vašem dopisu, je sodišče to predpisalo v Pravilniku o postopkih in ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov (v nadaljevanju Pravilnik). Pooblaščenec najprej pojasnjuje, da iz določb ZVOP-1 ne izhaja dolžnost upravljavca osebnih podatkov izdajati izrecno dovoljenje ob izjavi - zavezi sodnika, torej osebe, ki zaradi narave svojega dela obdeluje osebne podatke, da bo pri iznosu sodnega spisa iz prostorov sodišča smiselno upošteval določbe Pravilnika. Nikakor pa ZVOP-1 takšne možnosti ureditve zavarovanja osebnih podatkov ne izključuje, zato jo sodišče lahko vnese tudi v Pravilnik, če meni, da bo na ta način zagotovilo zavarovanje osebnih podatkov v skladu z določbami ZVOP-
- Upravljavec osebnih podatkov namreč lahko prosto določa, na kakšen način bo zadostil pogojem iz
- in
- člena ZVOP-1 in eden izmed ukrepov je lahko tudi izdaja izrecnega dovoljenja za iznos sodnega spisa izven prostorov sodišča. Pooblaščenec na tem mestu priporoča, da se kot ukrep za zavarovanje osebnih podatkov, vsebovanih v sodnem spisu, ki ga sodnik odnese iz prostorov sodišča, določi tudi konkretne standarde, ki morajo biti pri takšnem dejanju izpolnjeni (na primer, da se dostop do sodnega spisa tretjim osebam v času, ko je sodni spis zunaj prostorov sodišča, prepreči tako, da se sodni spis prenaša v zaklenjeni torbi, da ga sodnik doma hrani v zaklenjeni omari, ipd.). Glede na to, da ZVOP-1 ne določa konkretnih postopkov in ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov, Pooblaščenec opozarja tudi na možnost sodišča, da z namenom zagotovitve zavarovanja osebnih podatkov v celoti prepove iznos sodnih spisov iz prostorov sodišča. Ko sodišče predpiše konkretne postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določi osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke, mora s to odločitvijo na ustrezen način seznaniti zaposlene, ki so jo dolžni upoštevati pri svojem delu. Pooblaščenec pri tem opozarja, da se z globo od 830 do 1.250 eurov kaznuje za prekršek odgovorna oseba državnega organa ali organa samoupravne lokalne skupnosti, ki v skladu z ZVOP-1 obdeluje osebne podatke in ne zagotovi zavarovanja osebnih podatkov (
- in
- člen ZVOP-1). Za enak prekršek se kaznuje tudi posameznik, in sicer z globo od 200 do 830 eurov. Na koncu vas Pooblaščenec le še obvešča, da je izdelal tudi priročnik za upravljavce osebnih podatkov z naslovom Zavarujmo osebne podatke, ki se nahaja na spletni strani Pooblaščenca http://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/brosura.pdf, in v katerem je podrobno razdelanih pet osnovnih načel, na katerih mora temeljiti zavarovanje osebnih podatkov. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026