Izpiski iz mrliški matične knjige nepooblaščenih oseb + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 29.04.2007 Številka: 0712-432/2007/2 Kategorije:Upravne enote, Uradni postopki --> Kategorije: Uradni postopki, Upravne enote Spoštovani, Dne
- 2007 je Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) preko elektronske pošte prejel vaše vprašanje v zvezi z varstvom osebnih podatkov. V navedeni elektronski pošti navajate:Da na upravno enoto prihajajo stranke po izpiske iz mrliške matične knjige za osebe, za katere nimajo nobene pravne podlage in ne pooblastila, na podlagi katerega bi izpisek lahko dobile. Po te izpiske jih pošiljajo sodišča, ker bi stranke rade ob nakupu zemljišča iz izpiska iz zemljiške knjige izbrisale umrle osebe, ki imajo služnostno pravico na tem zemljišču. Stranke so, s strani sodišča, na upravno enoto napotene brez kakršnegakoli dopisa ali sklepa sodišča, ki bi jim nalagal, da morajo priskrbeti izpiske za umrle osebe. Prav tako pa ne poznajo ožjih družinskih članov umrlih (
- člen Zakona o matičnem registru), da bi si lahko pridobili njihova soglasja. Ob vsem tem se vprašujete ali se strankam ne nalagajo nepotrebne poti. Zakaj si sodišča sama ne pridobijo želenih podatkov (ali z vpogledom v CRP ali pa s pisnim zaprosilom za posredovanje podatkov na upravno enoto)?Pooblaščenec je z vidika pristojnosti, ki jih ima po
- členu Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP), preučil vašo zadevo in vam, na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05; v nadaljevanju: ZVOP-1), posreduje neobvezno mnenje. Na podlagi prvega odstavka
- člena Zakona o matičnem registru (Uradni list RS, št. 37/03 in 39/06, v nadaljevanju ZMatR) se v matični register za državljane Republike Slovenije vpisujejo:
- podatki o rojstvu: priimek in ime, spol, dan, mesec, leto, ura in kraj rojstva, državljanstvo, EMŠO; podatki o otrokovih starših: priimek in ime, EMŠO, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča;
- izjava o izbiri osebnega imena za pravni promet;
- priznanje, ugotovitev in izpodbijanje očetovstva ali materinstva;
- posvojitev;
- sprememba osebnega imena;
- sprememba osebnega imena staršev;
- podaljšanje in odvzem roditeljske pravice ter prenehanje tega ukrepa;
- skrbništvo ter prenehanje tega ukrepa;
- odvzem in vrnitev poslovne sposobnosti;
- pridobitev in prenehanje državljanstva;
- sprememba spola;
- podatki o sklenitvi zakonske zveze: dan, mesec, leto in kraj sklenitve zakonske zveze; podatki o zakoncu: priimek in ime, EMŠO, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča, priimek po sklenitvi zakonske zveze;
- neveljavnost in prenehanje zakonske zveze;
- podatki o smrti: dan, mesec, leto, ura in kraj smrti;
- pravna podlaga vpisa (vrsta listine, kdo jo je izdal in kje se hrani);
- popravki napak in spremembe že vpisanih podatkov;
- datumi, oznake, statusi in drugi tehnični podatki, potrebni za vodenje podatkovne baze;
- podatki o registraciji istospolne partnerske skupnosti:dan, mesec,leto in kraj registracije istospolne partnerske skupnosti; podatki o partnerju: priimek in ime, EMŠO, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča ali začasnega prebivališča partnerjev;
- neveljavnost in prenehanje istospolne partnerske skupnosti. V
- členu ZMatR je določeno, da se za obdelavo osebnih podatkov iz matičnega registra uporabljajo določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov.Po določbi
- člena ZVOP-1, ki je splošne narave glede določanja dopustne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ker je določba splošne narave, so pravne podlage za dopustno obdelavo osebnih podatkov posebej določene še v
- členu ZVOP-1 za javni sektor in v
- členu ZVOP-1 za zasebni sektor.Po določbi prvega odstavka
- člena ZVOP-1 se osebni podatki v javnem sektorju, kamor sodijo tudi Upravne enote, lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. Ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1 se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. Ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1 se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.ZMatR v
- členu natančno določa, katere osebe so upravičene do izdaje izpiskov in potrdil, in sicer je določeno, da se izpiski in potrdila iz matičnega registra izdajajo na zahtevo posameznika, na katerega se vpis nanaša, na zahtevo drugih oseb pa le, če imajo njegovo pisno privolitev ali zakonsko pooblastilo. V primeru, da vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, se izpiski in potrdila iz matičnega registra lahko izdajo osebam, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo osebnih podatkov in če temu ožji družinski člani ne nasprotujejo. Ožji družinski člani po tem zakonu pa so zakonec, otroci in starši umrlega. Pod enakimi pogoji ZMatR v drugem odstavku
- člena dopušča tudi vpogled v osebne podatke umrle osebe v matičnem registru.Iz navedenih določb ZMatR izhaja, da je za pridobitev izpiska ali potrdila iz matičnega registra oziroma za vpogled v osebne podatke umrle osebe v matičnem registru osnovni pogoj, da ta oseba v času svojega življenja ni izrecno prepovedala posredovanja svojih osebnih podatkov. V kolikor je ta pogoj izpolnjen, upravna enota izda izpisek ali potrdilo iz matičnega registra pod dvema nadaljnjima pogojema, in sicer, če prosilec izkaže zakoniti interes za uporabo osebnih podatkov in če ožji družinski člani temu ne nasprotujejo. Glede na to, da je privolitev ožjih družinskih članov stvar njihove osebne odločitve (iz vašega dopisa pa je razvidno, da prosilci sploh ne poznajo ožjih družinskih članov umrlih), preostane ključno vprašanje, ali imajo prosilci v konkretnem primeru zakoniti interes za uporabo osebnih podatkov. Kot izhaja iz vaših navedb, se prosilci obračajo na vas z zahtevo zaradi izbrisa služnostne pravice umrlih iz zemljiške knjige v zemljiškoknjižnem postopku. Zakon, ki ureja zemljiškoknjižni postopek, je Zakon o zemljiški knjigi (Uradni list RS, št. 58/03, v nadaljevanju ZZK-1).
- člen ZZK-1 določa vknjižbo prenehanja pravic zaradi smrti oziroma prenehanja imetnika pravice. Če osebna služnost oziroma pravica prepovedi odtujitve in obremenitve preneha z imetnikovo smrtjo, se vknjižba prenehanja te pravice dovoli na podlagi potrdila pristojnega matičnega organa o vpisu smrti imetnika v matično knjigo oziroma pravnomočne sodne odločbe o razglasitvi imetnika za mrtvega (prvi odstavek
- člena ZZK-1).V skladu s
- členom ZZK-1 odloča o vpisih v zemljiško knjigo zemljiškoknjižno sodišče po postopku, določenim s tem zakonom (zemljiškoknjižni postopek), glede vprašanj, ki niso urejena s tem zakonom, pa se uporabljajo splošne določbe zakona o nepravdnem postopku. V skladu s
- členom mora zemljiškoknjižno sodišče v zemljiškoknjižnem postopku postopati hitro (načelo hitrosti postopka). Hkrati pa je zemljiškoknjižno sodišče vezano na načelo formalnosti postopka, ki v
- členu ZZK-1 določa, da v zemljiškoknjižnem postopku zemljiškoknjižno sodišče odloča o pogojih za vpis samo na podlagi listin, za katere zakon določa, da so podlaga za vpis, in na podlagi stanja vpisov v zemljiški knjigi. V skladu z določili ZZK-1 (
- člen in naprej) se zemljiškoknjižni predlog vloži pisno. Zemljiškoknjižni predlog mora obsegati navedbo sodišča, podatke o predlagatelju in njegovem morebitnem zakonitem zastopniku oziroma pooblaščencu, ki jih mora obsegati vsak predlog v nepravdnem postopku, oznako predmeta predloga z identifikacijskim znakom nepremičnine, na katero se nanaša, in vrsto vpisa, ki se predlaga, navedbo listin, ki so podlaga za zahtevani vpis, določen zahtevek za vpis z navedbo identifikacijskega znaka nepremičnine, pri kateri naj se vpis opravi, ter vrste in vsebine vpisa, ki se s predlogom zahteva ter podpis vlagatelja. Prav tako mora biti zemljiškoknjižnemu predlogu priložena listina oziroma listine, ki so podlaga za zahtevani vpis, in druge listine, če zakon tako določa. Ko zemljiškoknjižno sodišče prejme zemljiškoknjižni predlog, najprej opravi predhodni preskus zemljiškoknjižnega predloga, pri čemer zemljiškoknjižno sodišče preskusi, ali so izpolnjene procesne predpostavke za odločanje o zemljiškoknjižnem predlogu: 1.ali je zemljiškoknjižni predlog vložila upravičena oseba, 2.ali je predlog v skladu z drugim odstavkom
- člena tega zakona, 3.ali predlog vsebuje določen zahtevek za vpis in druge sestavine, ki jih mora obsegati, 4.ali so predlogu priložene listine, na podlagi katerih se s predlogom zahteva vpis, in druge listine, ki mu morajo biti priložene, 5.ali je predlogu priložen dokaz o plačilu sodne takse, 6.ali so izpolnjene druge procesne predpostavke za odločanje. Če procesne predpostavke za odločanje niso izpolnjene, in gre za pomanjkljivosti, ki jih je mogoče odpraviti, zemljiškoknjižno sodišče predlagatelju s sklepom naloži, da predlog dopolni oziroma popravi in določi rok za popravo oziroma dopolnitev. Če predlagatelj v roku iz prejšnjega odstavka predloga ne popravi oziroma dopolni, zemljiškoknjižno sodišče predlog zavrže. Na podlagi navedenega se vpis prenehanja pravice osebne služnosti dovoli na podlagi predložene listine, ki je podlaga za zahtevani vpis, tj. potrdila pristojnega matičnega organa o vpisu smrti imetnika v matično knjigo. Ker pa posamezniki v konkretnem primeru predhodno ne morejo pridobiti navedenega potrdila (ne izpolnjujejo pogojev, ki jih določa ZMatR), jim mora sodišče, potem ko ugotovi, da niso izpolnjene vse procesne predpostavke (npr. manjka potrdilo matičnega organa o vpisu smrti umrlega), na podlagi drugega odstavka
- člena ZZK-1 s sklepom naložiti, da predlog v določenem roku dopolnijo. Pooblaščenec je mnenja, da lahko nato posameznik s predložitvijo sklepa zemljiškoknjižnega sodišča za dopolnitev predloga pri pristojni upravni enoti pridobi potrdilo matičnega organa o vpisu smrti imetnika pravice v matično knjigo. Brez sklepa sodišča pa pravne podlage v tem konkretnem primeru, ki ga opisujete, ne more izkazati. Za lažje razumevanje bo Pooblaščenec pojasnil pojma pravni in zakoniti interes. Pravni interes izkaže oseba, ki zatrjuje, da vstopa v postopek zaradi varstva svojih pravnih koristi. Pravna korist pa je neposredna, na zakon ali drug predpis oprta osebna korist. Pri pravnem interesu oz. pravni koristi ne gre za splošno (javno) korist, temveč za osebno korist, ki je neposredna in pravna. Korist je osebna, če se nanaša neposredno na osebo, ki jo uveljavlja, in neposredna, če gre za sedanjo korist v postopku, ki obstaja v trenutku odločanja, ne pa za morebitno ali bodočo korist. Pooblaščenec ugotavlja, da ima v konkretnem primeru posameznik nedvomno pravno korist, saj gre za njegovo osebno korist, tj. lastništvo na določeni nepremičnini brez vpisanih osebnih služnosti (kupoprodajna pogodba).Pojem pravnega interesa pa je vsebovan v pojmu zakonitega interesa. Pojem zakonitega interesa namreč zahteva, da je poleg pravnega interesa izkazan še zakonski temelj. Zakonit interes torej izkaže posameznik takrat, ko je za pridobivanje podatkov pooblaščen z zakonom oziroma pisnim pooblastilom ali zahtevo posameznika, na katerega se podatki nanašajo, zagotovo pa mora imeti tudi izkazan pravni interes. Kot navedeno ima posameznik pravni interes izkazan, zato je potrebno izkazati le še zakonit interes.Pooblaščenec v zvezi z zakonitim interesom navaja sodbo Vrhovnega sodišča RS št. I Up 517/2000, ki je potrdilo odločitev Upravnega sodišča RS, ki je zavrnilo ugovore zdravstvenega zavoda glede nepristojnosti, nelegitimiranosti tožnika in neutemeljenosti zahtevka ter odločilo, da je treba vpogled v dokumentacijo dovoliti. Sodišče je svojo odločitev oprlo na besedilo
- člena (starega) Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 59/99, 57/01 in 59/01), ki je določal, da upravljavec zbirke osebnih podatkov lahko posreduje uporabnikom osebne podatke o umrli osebi, če uporabnik lahko izkaže zakoniti interes za uporabo osebnih podatkov o umrli osebi, pa umrli v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov in če temu ožji družinski člani ne nasprotujejo. V obrazložitvi sodbe je Upravno sodišče RS menilo, da tožnik že kot ožji sorodnik (sin) izkazuje zakoniti interes za uporabo osebnih podatkov o svoji pokojni materi. Nadalje sodišče navaja, da svojci umrlega, zlasti najbližji, kot so otroci, nedvomno imajo pravni interes za vpogled v medicinsko dokumentacijo umrlega. Takšen interes jim je mogoče priznati že zato, da se lahko kar najbolj neposredno seznanijo s potekom zdravljenja in z razlogi za smrt svojega bližnjega. Ko tako sodišče ugotovi, da je tožnik upravičenec do vpogleda v osebne podatke po svoji pokojni materi in mu prizna, da ima za to tudi zakoniti interes, nadalje ugotovi, da sta izpolnjena tudi preostala zakonska pogoja, da se vpogled mora dovoliti. V zvezi z navedenim Pooblaščenec meni, da posameznik že kot lastnik nepremičnine, na kateri ima umrli vpisano osebno služnost, izkazuje zakoniti interes za pridobitev potrdila iz matičnega registra, ki ga potrebuje pred zemljiškoknjižnim sodiščem. Svoj zakoniti interes pa posameznik pred upravno enoto dodatno izkaže še s sklepom zemljiškoknjižnega sodišča za dopolnitev vloge.Smiselno enako izhaja tudi iz tega, da posamezniki izkažejo zakoniti interes s pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov v ZVOP-
- Določba
- odstavka
- člena generalno omogoča uporabniku pridobitev osebnega podatka od upravljavca, medtem ko
- odstavek pomeni pravno podlago za dostop do podatkov v centralni register prebivalstva ob izkazanem pravnem interesu. Le tega pa posamezniki nedvomno izkažejo že z navedenim sklepom sodišča. Pooblaščenec na tem mestu navaja
- člen Zakona o pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 26/99 z vsemi spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZPP), ki se smiselno uporablja tudi v nepravdnem postopku, in ki določa, da so državni organi, organi lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil ter druge osebe in organizacije, ki razpolagajo s podatki, potrebnimi za odločitev, dolžni, ne glede na določbe o varstvu osebnih in drugih podatkov, na zahtevo sodišča brezplačno posredovati zahtevane podatke.Glede vaših navedb, da sodišča neutemeljeno napotujejo stranke k vam, da si same priskrbijo izpiske iz matičnega registra, pa Pooblaščenec ugotavlja, da morajo stranke v skladu s
- členom ZPP v postopku navesti vsa dejstva, na katera opirajo svoje zahtevke in predlagati dokaze, s katerimi se ta dejstva dokazujejo. Nato pa prvi odstavek
- člena ZPP določa, da mora stranka sama predložiti listino, na katero se sklicuje v dokaz svojih navedb. Le če je listina pri državnem organu ali pri osebi, ki ji je poverjeno izvrševanje javnega pooblastila, pa sama stranka ne more doseči, da se listina izroči ali pokaže, si jo sodišče preskrbi po uradni dolžnosti (tretji odstavek
- člena ZPP).Na podlagi navedenega izhaja, da si stranke v postopku pred sodiščem same pridobivajo listine, na katere se sklicujejo v dokaz svojih navedb, torej tudi izpis iz mrliške matične knjige, ki ga potrebujejo v zemljiškoknjižnem postopku za izbris določene pravice iz zemljiške knjige. Vendar pa, če stranka izpisa iz mrliške matične knjige sama ne more pridobiti, mora navedeno listino pridobiti sodišče po uradni dolžnosti. Nadalje Zakon o sodiščih (Uradni list RS, št. 27/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZS), katerega določbe prvega dela veljajo za vsa sodišča v Republiki Sloveniji, razen za ustavno sodišče, v drugem in tretjem odstavku
- člena določa, da so državni organi in nosilci javnih pooblastil dolžni dajati sodiščem pri izvajanju njihovih funkcij zahtevano pomoč, ki je brezplačna, razen, če zakon določa drugače. Upravljavci zbirk osebnih in drugih varovanih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so sodišču potrebni za ugotovitev ali presojo dejstev v zvezi z vodenjem postopkov ali za odločanje v postopkih iz pristojnosti sodišč, so dolžni, na obrazloženo zahtevo sodnika, brezplačno in v najkrajšem možnem roku posredovati zahtevane podatke. Sodnik v obrazloženi zahtevi navede, katere podatke zahteva, pravno podlago za njihovo posredovanje, namen njihove obdelave in opravilno številko zadeve, po potrebi pa tudi primeren rok, v katerem naj bi bili zahtevani podatki posredovani sodišču. Z vidika ZVOP-1 je to za sodišče ustrezna pravna podlaga za pridobivanje podatkov od upravljavcev zbirk osebnih podatkov. Pooblaščenec je mnenja, da bi morala sodišča navedena potrdila pridobiti sama po uradni dolžnosti. Kolikor je Pooblaščencu znano, imajo sodišča že nekaj časa urejen dostop do centralnega registra prebivalstva, ki vsebuje podatke o smrti posameznika. To pomeni, da sodiščem ni več potrebno pisno zahtevati podatkov od upravljavcev, temveč jih z enostavnim vpogledom preko računalnika pridobijo lahko kar sami. Povsem nepravilna pa je po našem mnenju praksa sodišč, da posameznike brez izdaje sklepa ali kakšnega drugega dokumenta, s katerim stranko pozovejo na dopolnitev vloge, pošiljajo na okenca drugih državnih organov, da naj pridobijo podatke, do katerih brez izkazanega pravnega interesa na morejo. Na podlagi tretjega odstavka
- člena ZS imajo sodišča splošno pooblastilo za pridobivanje osebnih in drugih podatkov tudi od Upravnih enot, le-te pa so jim zavezane zahtevane podatke tudi posredovati. Sodišča imajo torej zakonsko podlago za pridobivanje osebnih podatkov in torej posameznik s sklepom zemljiškoknjižnega sodišča za predložitev potrdila pristojnega matičnega organa o vpisu smrti imetnika pravice v matično knjigo izkaže zakoniti interes za pridobitev podatkov iz matičnega registra.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec:Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026