Izročanje spričeval učencem + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 02.03.2008 Številka: 0712-207/2008/2 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaš dopis, v katerem prosite za mnenje: Učiteljica v osnovni šoli je ob zaključku šolskega leta učencem izročila spričevala. Tisti dan je manjkal en učenec, bil je bolan in odsoten že 14 dni. Njegovo spričevalo je učiteljica izročila kar sošolki, naj mu ga izroči, ko ga vidi. Vmes so si ga seveda ogledali vsi sošolci, drugi,… kar je odsotnemu učencu kasneje povzročalo stiske. V šoli ste izrazili svoje nestrinjanje s takšnim načinom ravnanja z osebnimi podatki tega učenca, vendar so vam dejali, da pretiravate s tajnostjo podatkov. Sprašujete nas, ali res pretiravate? Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam v nadaljevanju na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 92/2007, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS-A) posredujemo pojasnilo v zvezi z vašimi vprašanji: Pooblaščenec, glede na vaše navedbe v dopisu meni, da je učiteljica kršila določbe ZVOP-1 in Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja, saj je osebne podatke odsotnega učenca posredovala njegovi sošolki v nasprotju z njunimi določili. Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja natančno določa, da morajo pooblaščene osebe na šoli poskrbeti, da se pri zbiranju, obdelovanju, shranjevanju, posredovanju in uporabi osebnih podatkov z osebnimi podatki ne more seznaniti nepooblaščena oseba, kar sošolka, drugi sošolci in morebiti celo njihovi starši nedvomno so. Za izvedbo inšpekcijskega postopka v skladu z zakonitimi pristojnostmi Pooblaščenca v konkretnem primeru potrebujemo čim več podatkov, na podlagi katerih bo Pooblaščenec nato lahko izvedel inšpekcijski postopek, če bo to potrebno. O b r a z l o ž i t e v: ZVOP-1 predstavlja konkretizacijo ustavne pravice do varstva osebnih podatkov, ki je določena v
- členu Ustave RS - prepovedana je uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Drugi odstavek
- člena Ustave RS določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Pooblaščenec pri tem posebej poudarja, da ZVOP-1 ne pokriva celotnega spektra zasebnosti, pač pa zgolj tisti del, ki se nanaša na zbirke osebnih podatkov. Pristojnost Pooblaščenca v zvezi z osebnimi podatki je podana le takrat, kadar se osebni podatek nahaja v zbirki osebnih podatkov ali gre za obdelavo osebnih podatkov iz zbirke. Na tem mestu je potrebno navesti nekaj osnovnih definicij ZVOP-
- Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi. Strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Osebni podatek je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, pri čemer je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Obdelava osebnih podatkov pomeni v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago. Pri obdelavi osebnih podatkov je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je kot temeljno načelo, opredeljeno v
- členu ZVOP-1, in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v
- členu ZVOP-
- Osebni podatki se lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov določa
- člen ZVOP-1, vendar pa obstajajo glede pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov razlike glede upravljavcev osebnih podatkov, ki spadajo v javni sektor in upravljavcev osebnih podatkov, ki spadajo v zasebni sektor v skladu z ZVOP-
- Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor spada tudi osnovna šola (organizirana kot javni zavod), določa
- člen ZVOP-1:
(1)Osebni podatki v javnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.
(2)Nosilci javnih pooblastil lahko obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil.
(3)Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.
(4)Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Zakon, ki ureja obravnavano področje, je Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/2006, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZOsn-UPB3), ki v
- členu določa, da osnovna šola zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodi v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno. V skladu s
- členom ZOsn-UPB3 se osebni podatki učencev iz zbirk podatkov iz
- člena tega zakona (zbirka podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših; zbirka podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah; zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev; zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje) lahko zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo za potrebe obveznega izobraževanja in posredujejo ministrstvu, pristojnemu za šolstvo, za izvajanje z zakonom določenih nalog ter Državnemu izpitnemu centru za izvajanje nacionalnega preverjanja znanja. Za potrebe znanstveno-raziskovalnega dela in pri izdelavi statističnih analiz se smejo osebni podatki uporabljati in objavljati tako, da identiteta učenca ni razvidna. V skladu z
- členom ZOsn-UPB3 so podrobnejša navodila o načinu zbiranja podatkov, o delavcih šole, ki so pooblaščeni za uporabo osebnih podatkov, o načinu evidentiranja uporabe in posredovanja osebnih podatkov, načinu njihovega uničenja ipd., predpisana v Pravilniku o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/2004; v nadaljevanju Pravilnik). Pooblaščenec posebej na tem mestu opozarja na vprašanje zakonitosti določanja nabora podatkov v Pravilniku. Obdelavo podatkov lahko namreč skladno z
- členom Ustave RS določi le zakon, kar pomeni, da je vsako urejanje obdelave osebnih podatkov s podzakonskimi akti, kamor sodi tudi naveden Pravilnik, v nasprotju z Ustavo RS in posledično tudi s prvim odstavkom
- člena ZVOP-
- Vendar se Pooblaščenec v tovrstno presojo ne more spuščati, saj je kot upravni organ vezan na veljavne podzakonske predpise in nima pravice do uporabe instituta t.i. exceptio illegalis. Za upravne organe namreč exceptio illegalis (izvzetje nezakonitega), torej možnost, da podzakonskega predpisa, za katerega menijo, da ni zakonit, ne uporabijo, ampak uporabijo neposredno zakon, ne velja. To možnost imajo namreč le sodišča, ki lahko odločijo neposredno na podlagi zakona in preskočijo nezakoniti podzakonski predpis in tako v konkretnem primeru podzakonskega akta (neskladnega z zakonom ali ustavo) ne uporabijo niti rationae materiae niti ratione personae niti ratione loci niti ratione temporis. Zato morajo upravni organi upoštevati in uporabljati tudi tiste podzakonske predpise, za katere menijo, da niso zakoniti oziroma ustavni, in sicervse dokler Ustavno sodišče ne ugotovi njihovega neskladja z ustavo in zakonom. Pravilnik v
- členu določa, da se osebni podatki o učencih in njihovih starših smejo zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu, oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni. Nadalje je v
- členu Pravilnika opredeljena podlaga za posredovanje osebnih podatkov. Osebne podatke o vpisanih oziroma vključenih učencih sme šola posredovati drugim uporabnikom (npr. centrom za socialno delo, organizacijskim enotam Zavoda Republike Slovenije za šolstvo, sodiščem, zdravstvenim zavodom, svetovalnim centrom) le takrat in za namen, ki ga določa zakon. Uporabnik, ki želi pridobiti osebne podatke, je dolžan navesti pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov. Pridobljene podatke sme uporabiti samo za namen, za katerega jim je podatek posredovan. Šola mora vsako posredovanje osebnih podatkov iz zbirk podatkov označiti, in sicer tako, da se navede, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu in na kakšni podlagi ter kdaj in za kakšne namene so bili posredovani. Zgoraj navedene določbe ZOsn-UPB3 in Pravilnika natančno določajo, za kakšen namen in komu lahko osnovna šola posreduje osebne podatke učencev, kar seveda pomeni, da osnovna šola nima pravne podlage, da bi spričevala učenca izročala drugim učencem. Pravilnik določa tudi način zavarovanja osebnih podatkov učencev, določa pa še, da so pooblaščeni delavci dolžni: • poskrbeti, da se pri zbiranju, obdelovanju, shranjevanju, posredovanju in uporabi osebnih podatkov z osebnimi podatki ne more seznaniti nepooblaščena oseba, • po končani izdelavi dokumentov z osebnimi podatki uničiti pomožno gradivo (izračune, poskusne oziroma neuspešne izpise ipd.), ki so ga uporabili oziroma je nastalo pri izdelavi dokumenta, • v primeru nepravilne ali nepooblaščene uporabe, spreminjanja ali poškodovanja osebnih podatkov iz zbirk podatkov oziroma o poskusu takšnega ravnanja takoj obvestiti ravnatelja, sami pa tako ravnanje preprečiti, • zaklepati pisalne mize, omare, blagajne in pisarne, v katerih hranijo osebne podatke, kadar zapuščajo delovne prostore med delovnim časom oziroma, kadar odidejo domov, • izklopiti in fizično ali programsko zakleniti računalnik in drugo strojno opremo. Pooblaščeni delavci morajo vsebino osebnih podatkov, s katerimi se seznanijo pri svojem delu, varovati kot poklicno skrivnost. Kršenje varstva osebnih podatkov se šteje za hujšo kršitev delovne obveznosti in dolžnosti. Dolžnost varovanja poklicne skrivnosti traja tudi po prenehanju delovnega razmerja na šoli. Pooblaščenec na podlagi navedenega meni, da učiteljica ni ravnala ne v skladu z ZVOP-1 ter ne v skladu s Pravilnikom, ki celo določa, da je kršenje varstva osebnih podatkov hujša kršitev delovne obveznosti. Učiteljica bi, po mnenju Pooblaščenca, spričevalo morala izročiti staršem, kot zakonitim zastopnikom otroka oziroma glede na to, da šola razpolaga z imenom in priimkom staršev ter njihovim naslovom, bi jim ga lahko tudi poslala po pošti z osebno vročitvijo. Na ta način bi šola ustrezno zavarovala osebne podatke odsotnega učenca. Vsekakor pa v nobenem primeru učiteljica spričevala ne bi smela izročiti sošolki. Pooblaščenec kot samostojen in neodvisen državni organ, je na podlagi
- člena ZInfP, pristojen za inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov oziroma iznos osebnih podatkov iz Republike Slovenije, ter opravljanje drugih nalog, ki jih določajo ti predpisi. Da bo Pooblaščenec v skladu s svojimi zakonitimi pristojnostmi v konkretnem primeru izvedel inšpekcijski postopek, potrebujemo več podatkov – kdaj se je to zgodilo, na kateri osnovni šoli, katera učiteljica je izročila spričevalu odsotnega učenca njegovi sošolki oziroma čim več podatkov, na podlagi katerih bo nato Pooblaščenec izvedel ustrezni inšpekcijski postopek. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026