Izvajanje ankete pri mladoletnih članih društva + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 19.04.2021 Številka: 07121-1/2021/754 Kategorije:Društva, Pravne podlage, Privolitev, Zakoniti interesi --> Kategorije: Društva, Privolitev, Pravne podlage, Zakoniti interesi Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali je za izvajanje spletne ankete pri mladoletnih članih društva potrebno predhodno pridobiti pisno soglasje od staršev oziroma skrbnikov. Prav tako sprašujete, ali so osebni podatki, ki jih zbirate, podvrženi določbam Splošne uredbe varstvu podatkov (GDPR). Pojasnjujete, da bi se anketa izvajala za namen pridobivanja podatkov o stanju brezglutenske prehrane v osnovnih šolah, ki jih vaši člani obiskujejo. Anketa bi se izvajala anonimno, spraševali pa bi po naslednjih podatkih: naziv OŠ, kraj OŠ, razred, starost, spol in čas trajanja bolezni; vsa ostala vprašanja bi se nanašala na organizacijo prehrane v osnovni šoli. Povezava do ankete bi se poslala na e-mail skrbnikov. Poudarjate, da so vaši člani v društvo včlanjeni v skladu z zakonodajnimi pogoji. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Ob tem poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. IP pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravila o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in pravila o prostem pretoku osebnih podatkov ter varuje temeljne pravice in svoboščine posameznikov, zlasti njihovo pravico do varstva osebnih podatkov. Splošna uredba o varstvu podatkov se uporablja za obdelavo osebnih podatkov, ki se v celoti ali delno izvaja z avtomatiziranimi sredstvi, in za obdelavo osebnih podatkov, ki so del zbirke ali so namenjeni oblikovanju dela zbirke, ki se ne izvaja z avtomatiziranimi sredstvi (člen 1 in 2 Splošne uredbe o varstvu podatkov). Pojem osebni podatki pomeni skladno s členom 4
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Pojem obdelava pa pomeni skladno s členom 4
(2)Splošne uredbe o varstvu podatkov vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje. Kakor IP razume vaše vprašanje, bi povezavo do spletne ankete društvo poslalo staršem/skrbnikom članov društva, ki obiskujejo osnovno šolo. V prvi fazi obdelavo osebnih podatkov tako predstavlja že uporaba kontaktnih podatkov za pošiljanje povezave do spletne ankete, v konkretnem primeru na elektronski naslov starša oziroma skrbnika. V drugi fazi pa gre za obdelavo podatkov, pridobljenih iz te ankete. Ali rezultati ankete sami zase predstavljajo varovane osebne podatke, je odvisno od tega, če so anketna vprašanja oblikovana tako, da se lahko posameznega anketiranca zgolj na podlagi teh podatkov identificira. Že sam podatek o spolu, starosti, razredu in šoli, ki jo učenec obiskuje, njegovem zdravstvenem stanju ipd. lahko precej omeji krog oseb in pripelje do identifikacije posameznika. IP opozarja, da četudi je anketa anonimna, a je na podlagi odgovorov podatke mogoče pripisati določeni osebi, rezultati ankete ne štejejo za anonimizirane in so taki podatki še zmeraj podvrženi pravilom glede obdelave osebnih podatkov iz Splošne uredbe o varstvu podatkov. Za zakonito obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov (privolitev, pogodba, zakon, zakoniti interesi itn.), za posebne vrste osebnih podatkov, med katere spadajo tudi podatki v zvezi z zdravjem, pa mora biti hkrati izpolnjen tudi eden izmed posebnih pogojev, ki so predpisani v členu 9
(2)Splošne uredbe o varstvu podatkov. Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca. Ob tem IP izpostavlja, da je privolitev le ena od možnih šestih pravnih podlag za zakonito obdelavo osebnih podatkov. IP je za obdelavo osebnih podatkov v društvih sprejel tolmačenje, da kadar društva izvajajo dejavnosti, ki jih določajo pravila delovanja društva, potem obdelava osebnih podatkov poteka na podlagi točke b) oziroma točke f) člena 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov (obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe oziroma zaradi zakonitih interesov). Pri društvih se osebni podatki članov torej lahko obdelujejo brez njihove privolitve, ko društva obdelujejo podatke v zvezi s svojo dejavnostjo, kar lahko člani upravičeno pričakujejo (npr. vabljenje na seje društva, obračun članarine ipd.). Kadar pa gre za dejavnost obdelave podatkov, ki je člani ne bi mogli upravičeno pričakovati, potem mora društvo od članov pridobiti njihove privolitve. IP meni, da bi bil zakoniti interes po točki f) člena 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov načeloma lahko pravna podlaga za posredovanje povezave do spletne ankete staršem/skrbnikom članov društva, ki obiskujejo osnovno šolo, vendar mora to glede na okoliščine presoditi upravljavec sam. V zvezi s sodelovanjem mladoletnih oseb v spletnem anketiranju in obdelavo njihovih osebnih podatkov pa IP pojasnjuje, da je upoštevaje določbe Družinskega zakonika o zastopanju in sklepanju pravnih poslov otrok sprejel stališče, da je pred anketiranjem oseb, mlajših od 15 let, praviloma potrebno pridobiti privolitev staršev/skrbnikov, da lahko njihov otrok izpolni vprašalnik in da poda veljavno privolitev za kasnejšo obdelavo njegovih osebnih podatkov. Starši/skrbniki morajo torej najprej privoliti, da se otroka povabi k sodelovanju, nato pa otrok privoli ali odkloni sodelovanje v spletni anketi. Kot že pojasnjeno, je izbira pravne podlage ter namenov in obsega obdelave osebnih podatkov odgovornost posameznega upravljavca. Če društvo torej oceni, da gre v konkretnem primeru za obdelavo osebnih podatkov ter da je za to potrebna privolitev starša/skrbnika in otroka, je treba upoštevati podrobnejša določila Splošne uredbe o varstvu podatkov glede pogojev za veljavnost privolitve. IP opozarja, da je treba v primeru obdelave zdravstvenih osebnih podatkov pridobiti izrecno privolitev. Več o tem si lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/. Če pa privolitev glede na obrazloženo ne nameravate pridobivati, vam IP svetuje, da oblikujete anketni vprašalnik tako, da bo z anonimizacijskimi tehnikami resnično zagotovljeno, da rezultatov posamezne ankete ne bo mogoče povezati s konkretnimi posamezniki ter anketirance vnaprej obvestite, da je anketa anonimna. Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si. Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026