Kadrovska služba vodi evidenco otrok + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 06.01.2008 Številka: 0712-1121/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne
- 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem prosite za mnenje glede varstva osebnih podatkov. Kot primer navajate sledeče: Imate vprašanje, ki se nanaša na pravico do dodatnega dneva dopusta (ki pripada vsakemu od staršev za vsakega otroka do dopolnjenih 15 let). Pri vašem izvenzakonskem partnerju v službi za odobritev dodatnega dneva zahtevajo kopijo otrokovega rojstnega lista, iz katerega potem v svojo evidenco prepišejo otrokovo ime in EMŠO. Ker so na rojstnem listu tudi vaši osebni podatki in kraj otrokovega rojstva, menite, da jim tega ni dolžan posredovati. Kot dokaz navajate, da je oče hotel predložiti prvo stran odločbe o očetovskem dopustu (kjer ni otrokovih osebnih podatkov, le termin koriščenja očetovskega dopusta), a se v kadrovski službi niso strinjali. Za odobritev tega dodatnega dneva dopusta očetu v službi dejansko rabijo le dokaz o tem, da je oče in letnico otrokovega rojstva. Glede navedenega sprašujete sledeče: Ali imajo v kadrovski službi zakonsko osnovo za to, da vodijo evidenco otrok in njihove EMŠO? Kako rešiti nastalo zagato, saj ne želite, da v službi partnerja izvedo za otrokovo ime in njegov rojstni datum? Pomislili ste, da bi na kopiji rojstnega lista s črnim alkoholnim flomastrom prekrili vse ostale nepotrebne podatke. Kaj menimo o tem? V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1-UPB1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Pooblaščenec ugotavlja, da ima delodajalec na podlagi
- člena ZDR pravico, da zbira in nadalje obdeluje osebne podatke otrok (ime, priimek,rojstni datum) svojih delavcev, če je to potrebno zaradi delavčevega uveljavljanja svojih pravic, ki mu gredo iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V zadevnem primeru ima delodajalec pravico od vašega partnerja zahtevati osebne podatke otroka (ime, priimek, datum rojstva), saj te podatke potrebuje za obračun letnega dopusta, in sicer dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti. Pooblaščencu se ne zdi sporno, da se za namen uveljavljanja dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti, delodajalcu predloži »izpisek iz matičnega registra o rojstvu«, vendar se na izpisku prekrijejo vsi osebni podatki, razen imena, priimka in datuma rojstva otroka ter imena in priimka očeta, ki uveljavlja pravico do dodatnega dneva letnega dopusta. O b r a z l o ž i t e v: Splošno določbo o pravni podlagi za dopustno obdelavo osebnih podatkov predstavlja
- člen ZVOP-1-UPB
- Ta določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. V
- in
- členu ZVOP-1-UPB1 pa so posebej razdelane pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem in zasebnem sektorju. Ker iz vašega vprašanja ni razvidno, ali podjetje sodi v zasebni ali javni sektor, bomo obravnavali obe področji. Osebne podatke v javnem sektorju, se v skladu s prvim odstavkom
- člena ZVOP-1-UPB1, lahko obdeluje samo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, torej le v primeru, če zakon izrecno določa, da se v javnem sektorju določeni osebni podatki lahko obdelujejo oziroma posredujejo. Isti odstavek tega člena nadalje določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika, če tako določa zakon. Osebni podatki v zasebnem sektorju pa se lahko v skladu s prvim odstavkom
- člena ZVOP-1-UPB1 obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Navedeno pomeni, da je za obdelavo osebnih podatkov potrebna bodisi podlaga v zakonu ali v osebni privolitvi, ki je v javnem sektorju prav tako vezana na zakon. Obravnavano področje urejata Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, 79/06-ZZZPB-F, 46/07 Odl.US: U-I-45/07, Up-249/06-22, 103/07; v nadaljevanju ZDR). ZDR v prvem odstavku
- člena določa, da ureja delovna razmerja, ki se sklepajo s pogodbo o zaposlitvi med delavcem in delodajalcem. V
- členu ZDR pa je urejeno varstvo delavčevih osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Določbe prejšnjih odstavkov se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Navedeno pomeni, da lahko delodajalec osebne podatke zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo, če ima zato podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. ZEPDSV v
- členu eksplicitno določa, da delodajalci v skladu s tem zakonom vodijo 4 evidence, in sicer - evidenco o zaposlenih delavcih, - evidenco o stroških dela, - evidenco o izrabi delovnega časa in - evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Nadalje pa ZEPDSV v členih 13., 16.,
- in
- določa, katere osebne podatke lahko delodajalec zbira in nadalje obdeluje v okviru posamezne evidence.
- člen ZEPDSV določa vsebino evidence o zaposlenih delavcih. Tako lahko delodajalci o posameznem delavcu zbirajo naslednje podatke: – osebno ime, – datum rojstva, če oseba nima EMŠO, – kraj rojstva, – država rojstva, če je kraj rojstva v tujini, – enotna matična številka občana, – davčna številka, – državljanstvo, – naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), – naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), – izobrazba, – ali je delavec invalid, – kategorija invalidnosti, – ali je delavec delno upokojen, – ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, – ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo, – naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj). Med navedenimi podatki, ki jih lahko zbira delodajalec o svojem delavcu, torej ni podatkov o otroku (otrokovo osebno ime in EMŠO).
- člen ZDR dopušča obdelavo osebnih podatkov tudi brez podlage v zakonu, vendar le pod pogojem, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pomeni, da mora delodajalec natančno obrazložiti oziroma izkazati, zakaj osebne podatke otroka delavca potrebuje. Če delodajalec ne izkaže, da osebne podatke otroka potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih od delavca ne sme zahtevati, delavec pa jih ni dolžan posredovati. Kot je navedeno že zgoraj, je v javnem sektorju možna obdelava osebnih podatkov izključno na podlagi zakona, med tem ko ima delodajalec v zasebnem sektorju možnost, da obdeluje osebne podatke tudi na podlagi posameznikove osebne privolitve. Pooblaščenec pa opozarja, da je zakonodajalec delovnopravno področje glede obdelave osebnih podatkov posebej uredil (ZEPDSV in ZDR) in zaradi specifičnosti področja ne dopušča avtonomije strank. Tretji odstavek
- člena ZDR določa, da ima delavec pravico do enega dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti. Pooblaščenec nadalje ugotavlja, da je največkrat v interesu samega delavca, ki ob uresničevanju pravic, ki mu gredo iz delovnega razmerja, sam uveljavlja pravico do dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti. V tem primeru pa mora delavec delodajalcu posredovati osebne podatke otroka, če želi uveljaviti svojo pravico. Pri tem je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti (
- člena ZVOP-1-UPB1) in sme delodajalec obdelovati le osebne podatke otroka, ki morajo biti ustrezni in po obsegu primerni glede na namen, za katerega se zbirajo in nadalje obdelujejo.
- točka prvega odstavka
- člena Zakona o matičnem registru (Uradni list RS, št. 59/06 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZMatR-UPB1) določa, da se v matični register za državljane Republike Slovenije vpisujejo podatki o rojstvu: priimek in ime, spol, dan, mesec, leto, ura in kraj rojstva, državljanstvo, EMŠO; podatki o otrokovih starših: priimek in ime, EMŠO, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča. Drugi odstavek
- člena Pravilnika o izvrševanju zakona o matičnem registru (Uradni list RS, št. 40/05) določa, da se izpisek iz matičnega registra o rojstvu izda na obrazcu št. 5 iz priloge tega pravilnika. Pooblaščenec ugotavlja, da so na obrazcu »izpisek iz matičnega registra o rojstvu« navedeni sledeči osebni podatki: - o otroku: ime, priimek, EMŠO, datum rojstva, spol, kraj rojstva, državljanstvo; - ime in priimek matere ter - ime in priimek očeta. Glede na vaše vprašanje, ali imajo v kadrovski službi zakonsko osnovo za to, da vodijo evidenco otrok in njihove EMŠO, Pooblaščenec navaja, da ima delodajalec na podlagi
- člena ZDR pravico, da zbira in nadalje obdeluje osebne podatke otrok svojih delavcev, če je to potrebno zaradi uveljavljanja pravic delavcem, ki jim gredo iz delovnega razmerja. Takšne pravice so npr. pravica do dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti, pravica do starševskega dopusta, pravica, da prijavi otroka kot davčno olajšavo, na podlagi Zakona o dohodnini (Uradni list RS, št. 117/06, 33/07 Odl.US: U-I-198/05-12, 45/07 Odl.US: U-I-260/04-28 in 90/07), ali pa uveljavlja pravico o zavarovanju otrok kot družinskih članov na podlagi Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (Uradni list RS, št. 72/06-uradno prečiščeno besedilo, 114/06-ZUTPG in 91/07)), itd. V teh primerih seveda delavec mora delodajalcu posredovati nekatere osebne podatke otroka, če želi uveljaviti svoje pravice iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec pa mora natančno obrazložiti oziroma izkazati, zakaj otrokove osebne podatke potrebuje. Če ne izkaže, da so osebni podatki otrok delavcev, ki jih zbira, potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, potem jih od delavca ne sme zahtevati, delavec pa jih ni dolžan posredovati. Glede na navedeno Pooblaščenec meni, da ima v zadevnem primeru delodajalec pravico od vašega partnerja zahtevati osebne podatke otroka (ime, priimek, datum rojstva), saj te podatke potrebuje za obračun letnega dopusta, in sicer dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti. Prav tako se Pooblaščencu ne zdi sporno, da se za namen uveljavljanja dodatnega dneva dopusta delodajalcu predloži »izpisek iz matičnega registra o rojstvu«. Povsem pravilno je namreč, da so na izpisku navedeni tudi osebni podatki očeta (ime in priimek), ki uveljavlja pravico do dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti, saj se iz tega namreč vidi, da vaš partner uveljavlja pravico za svojega otroka. Pooblaščenec zaključuje, da delodajalec za obračun dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti, potrebuje le sledeče osebne podatke: ime in priimek otroka, datum rojstva otroka ter ime in priimek starša, ki uveljavlja navedeno pravico. V konkretnem primeru to pomeni, da lahko na izpisku iz matičnega registra o rojstvu s črnim alkoholnim flomastrom prekrijete vse ostale osebne podatke, ki se nanašajo na otroka (EMŠO, spol, kraj rojstva, državljanstvo) ter osebne podatke matere (ime in priimek). . Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026