Kadrovska služba zahteva podatke o osebnem zdravniku + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 23.07.2007 Številka: 0712-681/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, dne 19.7.2007 smo po elektronski pošti prejeli vaše vprašanje: - Ali kadrovska služba sme od zaposlenega zahtevati podatek o njegovem osebnem zdravniku (ime in lokacija zdravnikove ambulante)? Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi sedme točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A), v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. 1.) ZAKON O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV Osebni podatek po določbah ZVOP-1 pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, na glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila in ne nazadnje tudi številka stanovanja), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno. Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Pooblaščenec ob tem dodaja, da je pristojnost Pooblaščenca v zvezi z osebnimi podatki podana le takrat, kadar se osebni podatek nahaja v zbirki osebnih podatkov in gre za obdelavo osebnih podatkov iz zbirke. Pri obdelavi osebnih podatkov je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je kot temeljno načelo, opredeljeno v
- členu ZVOP-1, in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, vendar dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna pravna področja tudi s področnimi zakoni. Tako je potrebno dopustnost zbiranja podatkov za katere sprašujete presojati predvsem tudi v luči pozitivne delovnopravne zakonodaje. 2.) ZAKON O DELOVNIH RAZMERJIH V skladu s
- členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002, 79/2006, 46/2007), v nadaljevanju: ZDR) se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Drugi odstavek istega člena nadalje določa, da osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Tretji odstavek pa določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Iz navedene določbe ZDR tako izhaja, da delodajalec lahko zbira le tiste podatke zaposlenih, ki so določeni s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. 2.1 Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti Navedena določba ZDR napotuje še na Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV). Ta v
- členu določa, da delodajalci vodijo naslednje evidence v skladu s tem zakonom: evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa ter evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. ZEPDSV nadalje določa, katere podatke delodajalec vpisuje v posamezno od teh evidenc. Glede podatkov o delavcu Pooblaščenec poudarja, da se od podatkov, ki nakazujejo na njegovo zdravstveno stanje, lahko obdeluje le podatek o tem, ali je delavec invalid in podatek o kategoriji invalidnosti. Glede na navedeno Pooblaščenec ugotavlja, da ZEPDSV delodajalcu ne daje pravne oziroma dopustne podlage za zbiranje podatkov o osebnem zdravniku svojih zaposlenih in vnašanje v kadrovske evidence. 2.2 Uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja Podatki o osebnem zdravniku in naslovu ambulante so v določenih primerih pomembni oziroma relevantni za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. To izhaja iz
- čl v povezavi s
- čl. ZDR, ki določa, da lahko delodajalec izredno odpove pogodbo o zaposlitvi med drugim tudi, če delavec v času odsotnosti z dela zaradi bolezni ali poškodbe ne spoštuje navodil pristojnega zdravnika oziroma pristojne zdravniške komisije ali če v tem času opravlja pridobitno delo ali brez odobritve pristojnega zdravnika oziroma pristojne zdravniške komisije odpotuje iz kraja svojega bivanja. Zaradi potrebne in dopustne kontrole bolniškega staleža, ki se zaradi zbiranja, posredovanja in uporabe z bolniškim staležem povezanih osebnih podatkov šteje za obdelavo osebnih podatkov, je v določenih primerih dejansko potrebna zaradi kontrole uresničevanja pravic in obveznosti, ki izvirajo iz delovnega razmerja. Zaradi tega se takšna kontrola bolniškega staleža oziroma s tem povezana obdelava osebnih podatkov delavcev v primeru, ko se le ta izvaja ob upoštevanju strogega načela sorazmernosti iz
- člena ZVOP-1, z vidika določb ZVOP-1 šteje za zakonito. Takšno kontrolo oziroma s tem povezano zbiranje in posredovanje osebnih podatkov lahko delodajalec opravlja sam, ali pa jo v skladu z določbami
- člena ZVOP-1 zaupa pogodbenemu obdelovalcu, to je fizični ali pravni osebi (npr. zasebnemu detektivu), ki obdeluje osebne podatke v imenu in za računa upravljavca osebnih podatkov (delodajalca). Delodajalec mora natančno obrazložiti oziroma izkazati, zakaj je obdelava posameznih osebnih podatkov potrebna. Delodajalec ni upravičen do seznanitve s samo diagnozo delavca, je pa zaradi morebitnega preverjanja upravičenosti odsotnosti (bodisi sam, bodisi po pooblaščenem detektivu po določbah Zakona o detektivski dejavnosti) upravičen do seznanitve z dejstvom o obstoju bolniškega staleža in režimom gibanja (ne pa tudi režimom zdravljenja). Ključno torej je, ali delavec spoštuje navodila zdravnika o morebitnem odrejenem strogem počitku ali dopustnem gibanju. Brez tega podatka namreč delodajalec ob sumu zlorabe bolniškega staleža ne more ustrezno ukrepati. Te podatke pa delodajalec lahko pridobi od osebnega zdravnika, ki odredi bolniški stalež delavcu. Potrebno je še opozoriti na določbo
- člena ZDR, kjer je kot temeljna obveznost delavca določena obveznost obveščanja delodajalca kot sledi: »Delavec mora obveščati delodajalca o bistvenih okoliščinah, ki vplivajo oziroma bi lahko vplivale na izpolnjevanje njegovih pogodbenih obveznosti«, kar pa je po mnenju Pooblaščenca dodaten argument za to, da je zbiranje nekaterih podatkov o bolniški odsotnosti (na primer tudi o imenu in lokaciji delavčevega osebnega zdravnika) dopustno. Da gre za podatke, do katerih je delodajalec upravičen, izhaja tudi iz siceršnje obveznosti delodajalca po Zakonu o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (Uradni list RS, št. 72/2006, v nadaljevanju ZZVZZ), ki je časovno omejeno dolžan financirati zadržanost od dela zaradi bolezni ali poškodbe. Delodajalec tako konec meseca za nazaj dobi »bolniški list«, kadar gre za bolniški stalež nad 30 dni, pa odločbo Zavoda za zdravstveno zavarovanje, kjer je napisano tudi obdobje trajanja bolniškega staleža z ustreznimi navodili. To odločbo po navadi delodajalec prejme pred koncem izteka bolniškega staleža. Do teh podatkov bo torej delodajalec seznanjen (torej ne bi šlo za kršitev načela zakonitosti ali načela sorazmernosti), a z zamikom, kar bi oteževalo njegovo pravico do nadzora. Zaradi izvrševanja te delodajalčeve pravice pa je brez dvoma do podatka o osebnem zdravniku in režimu gibanja v času upravičene zadržanosti z dela oz. »bolniške odsotnosti« upravičen že prej. 3.) ZAKLJUČEK Glede na vse navedene določbe s področja varstva osebnih podatkov in s področja delovnopravne zakonodaje, Pooblaščenec zaključuje, da delodajalec nima dopustne pravne podlage za vnaprejšnje zbiranje podatka o osebnem zdravniku zaposlenih v kadrovskih evidencah oziroma ni upravičen vnašati podatkov o osebnem zdravniku zaposlenih v eno od zakonsko določenih zbirk podatkov. Delodajalec pa se ima v primeru nastopa bolniškega staleža na način, ki ne bo omogočil nepooblaščenega in prekomernega seznanjanja z osebnimi podatki, seznaniti s podatkom o izbranem osebnem zdravniku, saj lahko od njega pridobi podatek o tem, ali je zaposleni (upravičeno) zadržan od dela zaradi bolezni ali poškodbe in predpisan režim gibanja. Ne bo odveč še opozorilo glede posredovanja podatkov po telefonu. V takšnem primeru komunikacije identiteta upravičenega prejemnika ni zagotovljena v zadostni meri. Upravljavec zbirke (oz. zdravnik v tem primeru) mora sam presoditi in vedeti, ali informacijo res posreduje upravičeni osebi. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026