Kdo je lastnik originalnega potrdila + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 08.07.2007 Številka: 0712-639/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je od vas po elektronski pošti dne 01.07.2007 prejel dopis, v katerem nas sprašujete, kdo je lastnik izvirnika potrdila o usposabljanju delavca, ki ga na usposabljanje napoti (in krije stroške) delodajalec? Sprašujete, ali lahko delodajalec v osebni mapi zaposlenega zbira originale potrdil o usposabljanjih, izobraževanjih ter certifikate o nacionalnih poklicnih kvalifikacijah, saj so potrdila izdana na ime in priimek zaposlenega. Zaposlenemu v kadrovski službi izdajo kopijo potrdila z žigom, da je kopija enaka originalu ter podpisom kadrovskega delavca. Vsa ta izobraževanja financira delodajalec v interesu podjetja. 1. Uvodoma je potrebno pojasnilo, da je Pooblaščenec, na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; v nadaljevanju ZInfP) ter Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB in 117/06 – ZDavP-2); v nadaljevanju ZDIJZ) in Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05 - ZInfP; v nadaljevanju ZVOP-1), samostojen in neodvisen državni organ, ki ima pristojnosti na področju dostopa in ponovne uporabe informacij javnega značaja ter pristojnosti v zvezi z izvajanjem ZVOP-1 in drugih predpisov, ki urejajo varstvo in obdelavo osebnih podatkov. Pooblaščenec najprej ugotavlja, da se vaše vprašanje, kdo je lastnik originala potrdila o izvedenem usposabljanju, neposredno ne nanaša na področje varstva osebnih podatkov, ker pa je posredno povezano z vprašanjem zbirk podatkov s področja dela ter s pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, vam odgovarjamo v nekoliko širšem kontekstu.2. Glede na podano dejansko stanje je najprej potrebno ugotoviti, da je vaš delodajalec upravljavec osebnih podatkov o zaposlenih delavcih v smislu 6. tč. 1. odst. 6. čl. ZVOP-1, ki pravi, da je upravljavec osebnih podatkov fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.Glede vprašanja dopustnosti oziroma zakonitosti obdelave osebnih podatkov je potrebno upoštevati splošne določbe o pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov iz 8.,9. in 10. čl. ZVOP-1. Tako je obdelava osebnih podatkov dopustna samo v naslednjih primerih: če obstaja za posredovanje izrecna podlaga v zakonu, če je podana pisna privolitev posameznika ali če je posredovanje osebnih podatkov potrebno zaradi izpolnjevanja pogodbenih in zakonskih obveznosti, kot jih določata 9. in 10. čl. ZVOP-1. Glede na to, da niste navedli, ali vaš delodajalec spada v javni ali v zasebni sektor, velja pojasniti, da so splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju določene v 10. čl. ZVOP-1, za obdelavo v javnem sektorju pa v 9. čl. ZVOP-1. ZVOP-1 kot splošen predpis na sistemski ravni ureja varstvo osebnih podatkov, obenem pa dopušča, da se varstvo osebnih podatkov ureja za posamezna pravna področja tudi s področnimi zakoni. Tako je potrebno dopustnost zbiranja podatkov o usposabljanjih zaposlenih s strani delodajalca presojati tudi v luči pozitivne delovnopravne zakonodaje in zakonodaje, ki ureja evidence na področju dela in socialne varnosti.V skladu s 46. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, v nadaljevanju: ZDR) se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. (1. odstavek 46. člena ZDR). Drugi odstavek istega člena nadalje določa, da osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. 3. odstavek pa še določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Iz navedene določbe ZDR tako izhaja, da delodajalec lahko zbira le tiste podatke o zaposlenih, ki so določeni s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Upoštevaje 12. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju: ZEPDSV) vodijo delodajalci naslednje evidence v skladu s tem zakonom: evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa ter evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. ZEPDSV nadalje določa, katere podatke delodajalec vpisuje v posamezno od teh evidenc. 13. člen ZEPDSV tako pravi, da se v evidenco o zaposlenih delavcih za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpišejo:
- a)podatki o delavcu: osebno ime, datum rojstva, če oseba nima EMŠO, kraj rojstva, država rojstva, če je kraj rojstva v tujini, enotna matična številka občana, davčna številka, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), izobrazba, ali je delavec invalid, kategorija invalidnosti, ali je delavec delno upokojen, ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo, naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);
- b)podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci): vrsta delovnega dovoljenja, datum izdaje delovnega dovoljenja, datum izteka delovnega dovoljenja, številka delovnega dovoljenja, organ, ki je izdal delovno dovoljenje;
- c)podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi: datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi, datum nastopa dela, vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi, razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas, poklic, ki ga opravlja delavec, strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, število ur tedenskega rednega delovnega časa, razporeditev delovnega časa, kraj, kjer delavec opravlja delo, ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo; č) podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi: datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi, način prenehanja pogodbe o zaposlitvi. Iz navedenega izhaja, da delodajalec v evidencah o delavcih na podlagi ZEPDSV vodi tudi podatek o izobrazbi, podatke o poklicu, ki ga opravlja delavec ter podatke o strokovni usposobljenosti, ki je potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi. Po mnenju Pooblaščenca iz tega sledi, da delodajalec nima izrecne zakonske podlage v ZEPDSV, da vodi podatke o vseh izvedenih usposabljanjih in izobraževanjih delavca, ampak zgolj podatke o tistih usposabljanjih, ki so potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi. Ne glede na neobstoj izrecne zakonske podlage za obdelavo podatkov o usposabljanjih delavca, ki niso potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta v ZEPDSV, pa je v konkretnem primeru potrebno upoštevati tudi že omenjeni 46. čl. ZDR, ki dopušča obdelavo osebnih podatkov brez izrecne podlage v zakonu, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pa pomeni, da mora v tem primeru delodajalec natančno obrazložiti oziroma izkazati, zakaj je zbiranje podatkov o konkretnem usposabljanju delavca v zvezi z uresničevanjem pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Pri tem Pooblaščenec zgolj pojasnjuje, da je po njegovem mnenju v primerih, ko delodajalec delavca napoti na usposabljanje v interesu delodajalca ter mu v celoti krije stroške izobraževanja (plačilo kotizacije, nadomestilo plače za čas usposabljanja, povračilo potnih stroškov), ta pogoj izpolnjen, saj delavcu pripadajo pravice, kot če bi delal. Na podlagi navedenega Pooblaščenec zaključuje, da zbiranje podatkov s strani delodajalca o vseh usposabljanjih delavca, na katera je ta napoten s strani delodajalca in jih praviloma delodajalec tudi financira, ni v nasprotju z določili ZVOP-1.3. Glede vašega vprašanja, ali lahko delodajalec hrani originale listin oz. potrdil, na podlagi katerih vodi podatke o usposabljanjih delavca, Pooblaščenec opozarja na določbo 3. odst. 14. člena ZEPDSV, ki določa, da se izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listine trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Identične določbe, ki se nanašajo na evidenco o stroških dela in evidenco o izrabi delovnega časa, vsebuje tudi 2. odst. 17. člena in 2. odst. 19. člena. ZEPDSV torej v omenjenih členih daje pravno podlago za hrambo listin, na podlagi katerih se vpisujejo osebni podatki v evidence, ki jih ureja ZEPDSV. Samo shranjevanje listin torej ni v nasprotju z določili ZVOP-1. Listine, ki vsebujejo osebne podatke, ki se na podlagi zgoraj navedenih določb ZEPDSV vpisujejo v posamezno, s tem zakonom predvideno evidenco, se torej že na podlagi 3. odst. 14. člena, 2. odst. 17. člena in 2. odst. 19. člena ZEPDSV hranijo v personalni mapi zaposlenega. Listine, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih delodajalec obdeluje na kakšni drugi pravni podlagi (npr. zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja), pa se lahko v personalni mapi hranijo toliko časa, dokler obstaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki se na takih listinah nahajajo (npr. do prenehanja delovnega razmerja). 4. Glede vašega vprašanje o tem, kdo je lastnik originalnih potrdil o usposabljanju delavca pojasnjujemo, da gre za vprašanje civilnega prava, za katerega Informacijski pooblaščenec ni neposredno pristojen. Kljub temu pa je po našem mnenju treba ugotoviti, da v kolikor se izdana potrdila o usposabljanjih, izobraževanjih oz. certifikatih glasijo na ime delavca ter izkazujejo pridobljeno znanje oz. kvalifikacijo (npr. certifikat o aktivnem znanju jezika, diploma,..), da ne gre zgolj za potrdilo o udeležbi, ima delavec pravico do originala te listine, ker gre za javno listino, ki predstavlja potrdilo o pridobljenem znanju. V upanju, da smo odgovorili na vaša vprašanja vas lepo pozdravljamo. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026